Kostenloses CRM für gemeinnützige Organisationen. Direkt in Ihr Fundraising eingebaut.

Ist Zeffy wirklich ein CRM, und eignet es sich für kleine wie für große Organisationen?

Ja, und es ist in beiden Fällen dasselbe CRM. Jeder Unterstützer bekommt ein Profil, das sich von selbst füllt: Spendenhistorie, besuchte Veranstaltungen, Mitgliedsstatus, die E-Mails, die Sie verschickt haben, und ob sie geöffnet wurden, dazu Ihre Notizen und Listen. Es muss nichts eingerichtet werden, und Sie brauchen keine Datenbankkenntnisse. Das zählt, wenn dieselbe Person die Spenderdaten pflegt und die Kampagne betreut.

Für eine größere Organisation ist das Argument nicht die Einfachheit, sondern dass sich beim Wachsen nichts ändert und die Funktionen für ein größeres Team bereits vorhanden sind. Fassen Sie Familien zu Haushalten zusammen und sehen Sie deren gebündelte Spenden, bündeln Sie alle Spender desselben Arbeitgebers in einem Unternehmensprofil, verfolgen Sie Spendenzusagen, erfassen Sie Schecks aus dem Offline-Bereich und fügen Sie Kolleginnen und Kollegen mit eigenen Berechtigungen hinzu. Eine Organisation mit 40.000 Kontakten zahlt so viel wie eine mit 300.

Bei E-Mails ist es genauso. Mit einer eigenen Domain erreichen Sie 30.000 Personen pro Tag, ohne eigene Domain 5.000, und Bestätigungs- und Dankes-E-Mails werden nicht angerechnet. Mailchimp und Constant Contact rechnen beide nach der Größe Ihrer Kontaktliste ab, dieselbe Zielgruppe kostet Sie dort also mit jedem Jahr Wachstum mehr.

Ist das Spender-CRM von Zeffy wirklich kostenlos?

Kostenlos heißt das ganze Produkt, nicht eine Einstiegsstufe. Kein Abonnement, keine Abrechnung pro Kontakt, keine Transaktionsgebühren und keine Kreditkartengebühren. Es wird auch nichts hinter einem Upgrade zurückgehalten, das CRM im dritten Jahr ist dasselbe wie am ersten Tag. Alle Einzelheiten finden Sie auf unserer Preisseite.

Zeffy ist für Ihre Organisation kostenlos, ohne Bedingungen. Unabhängig davon wird allen, die über eine Zeffy-Kasse bezahlen, ein freiwilliger Beitrag angeboten, den sie jederzeit überspringen können. Das Einzige, wofür Sie Zeffy jemals bezahlen, ist Porto: Wenn Sie gedruckte Briefe über Donor Mail versenden, kosten diese 1 USD pro Brief.

Wie viele Spenderkontakte kann ich kostenlos speichern?

Es gibt kein Kontaktlimit und keine kostenpflichtige Kontaktstufe, die Größe Ihrer Liste ändert am Preis also nichts. Nehmen Sie jeden Spender, jeden Ticketkäufer, jedes Mitglied und jeden inaktiven Unterstützer von vor zehn Jahren auf, es kostet weiterhin nichts.

Bei den meisten Spender-CRMs ist es genau umgekehrt. Dort richtet sich das Abonnement nach der Größe Ihrer Datenbank, sodass aus Ihrem eigenen Wachstum still und leise eine höhere Rechnung wird und Teams Datensätze löschen, um in ihrer Preisstufe zu bleiben. Behalten Sie alle. Erst die Historie macht später eine Reaktivierungskampagne oder einen Vorjahresvergleich möglich.

Kann ich meine vorhandenen Kontakte und die Spendenhistorie importieren?

Ja, beides, über zwei Importvorlagen: eine für Kontakte und eine für die Zahlungshistorie. Wenn Ihre Liste in Mailchimp liegt, können Sie stattdessen das Konto verbinden und Ihre Kontakte direkt übernehmen. Kontakte kommen mit Vor- und Nachname, E-Mail, Sprache, vollständiger Adresse, Telefonnummer, Notizen, Listen und Firmenname herüber. Der Zahlungsimport überträgt jede frühere Zuwendung und ordnet sie dem richtigen Kontakt zu, den er bei Bedarf neu anlegt. Jede Datei fasst bis zu 15.000 Datensätze, eine große Datenbank kommt also in mehreren Durchgängen herüber.

Zeffy identifiziert einen Kontakt über die E-Mail-Adresse. Wenn Sie Ihre Adressen vor dem Hochladen bereinigen, vermeiden Sie die meisten Dubletten. Rutschen doch welche durch, markiert Zeffy die wahrscheinlichen Fälle, und Sie vergleichen sie nebeneinander und führen sie zusammen, wobei Sie wählen, welche Angaben erhalten bleiben.

Eines sollten Sie einplanen, bevor Sie etwas kündigen: Dauerspenden lassen sich nicht von einer anderen Plattform übertragen. Kartendaten wandern nicht zwischen Anbietern, Dauerspender und Mitglieder mit automatischer Verlängerung müssen ihre Dauerspende also auf einem Zeffy-Formular neu einrichten. Die meisten Organisationen betreiben beide Plattformen einen Zyklus lang parallel und bitten ihre Dauerspender per E-Mail um den Wechsel.

Kann ich Spender segmentieren und ein bestimmtes Segment anschreiben?

Ja, und die Filter sind der eigentlich nützliche Teil. Segmentieren Sie nach Kampagne, Gesamtspendensumme, Datum einer Transaktion, danach, ob jemand Dauerspender ist, nach Mitgliedschaft, einer manuellen Liste, einer Notiz, Sprache, Ort oder Unternehmen. Kombinieren Sie beliebig viele Filter und legen Sie fest, ob ein Kontakt alle oder nur einen davon erfüllen muss. Anschließend speichern Sie das Ergebnis als Liste und schreiben sie direkt von derselben Ansicht aus an.

In der Praxis sieht das so aus: alle, die insgesamt mehr als 500 € gespendet haben, im vergangenen Jahr aber nichts, für eine Reaktivierungskampagne. Dauerspender in einer Stadt, für ein regionales Dankeschön. Alle, die im letzten Jahr ein Gala-Ticket gekauft haben und in diesem Jahr nicht, drei Wochen vor der Veranstaltung. Ohne Export in eine Tabelle und ohne erneutes Hochladen anderswo.

Kann ich Spenden, Veranstaltungsgäste und Mitglieder im selben Kontaktprofil verwalten?

Ja, und das geschieht, ohne dass jemand etwas eingibt. Jede Spende, jedes Ticket, jeder Shop-Kauf, jede Mitgliedsanmeldung und jede Peer-to-Peer-Seite legt das Profil dieser Person an oder aktualisiert das vorhandene, mit den Angaben aus der Kasse. Wer im Dezember gespendet, im April zwei Gala-Tickets gekauft und im Juni eine Familienmitgliedschaft verlängert hat, ist ein Datensatz, der all das trägt, dazu jede E-Mail, die Sie geschickt haben, und jede Notiz Ihres Teams.

Sie können Datensätze auch gruppieren. Haushalte fassen Familienmitglieder zusammen, sodass Sie die gebündelten Spenden sehen und einmal an eine Adresse danken. Unternehmen tun dasselbe für alle Spender desselben Arbeitgebers, erkannt an der E-Mail-Domain. Zeffy schlägt sogar eine Gruppierung vor, wenn Kontakte denselben Nachnamen und dasselbe Bundesland haben. Offline-Spenden liegen am selben Ort: Erfassen Sie einen Scheck oder eine Barspende beim Kontakt, und sie steht direkt neben den Online-Spenden.

Worin unterscheidet sich Zeffy von Bloomerang oder DonorPerfect?

Fangen wir bei der Rechnung an. Bloomerang CRM beginnt bei 125 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung, die Fundraising-Funktionen kosten weitere 40 USD pro Monat und müssen mit dem CRM zusammen gebucht werden; die Verwaltung von Ehrenamtlichen ist noch einmal ein eigenes Produkt. Bloomerang beschreibt das eigene Modell als „constituent-based pricing“, das Abonnement richtet sich also nach der Größe Ihrer Datenbank. DonorPerfect beginnt bei 99 USD pro Monat in drei Stufen, Plus und Pro auf Anfrage. Das CRM von Zeffy kostet bei jeder Listengröße 0 €, ohne zusätzliche Transaktionsgebühren.

Sie verzichten auf weniger, als der Preisunterschied vermuten lässt. Sie erhalten Kontaktprofile, die sich aus jeder Kampagne selbst füllen, kombinierte Filter als gespeicherte Listen, Haushalte und Unternehmen mit gebündelten Spenden, Dublettenerkennung mit Zusammenführung nebeneinander, Nachverfolgung von Spendenzusagen, Erfassung von Offline-Spenden und E-Mail-Versand aus derselben Ansicht wie Ihre Daten. Worauf Sie verzichten, ist ein Zuordnungsprojekt für Datenfelder, bevor Sie überhaupt loslegen können.

„Die Einarbeitung war für eine kleine gemeinnützige Organisation ohne Datenbankerfahrung ziemlich heftig.“

Eine Leitung Fundraising über das CRM, das sie verlassen hat

Aktuelle Angaben unter Zeffy im Vergleich zu Bloomerang und Zeffy im Vergleich zu DonorPerfect.

Lässt sich Zeffy mit Tools wie Mailchimp oder QuickBooks verbinden?

QuickBooks lässt sich direkt verbinden, und das kostenlos. Ordnen Sie jede Kampagne einmal einem Ertragskonto zu, und jede Auszahlung kommt bereits nach Kampagne oder Zweck aufgeschlüsselt an. Zeffy schreibt Ihnen eine E-Mail, falls eine Synchronisierung einmal fehlschlägt. Vier Dinge sollte Ihre Kassenführung wissen: Die Synchronisierung läuft nur in eine Richtung, Änderungen in QuickBooks kommen also nicht nach Zeffy zurück; sie beginnt am Tag der Aktivierung und trägt die bisherige Historie nicht nach; Rückerstattungen werden nicht synchronisiert und bleiben bei Ihnen eine manuelle Buchung; und sie bucht eine Einzahlung pro Auszahlung statt einzelner Transaktionen. Die Einrichtung finden Sie auf der Seite QuickBooks-Integration .

Bei Mailchimp ist die Lage anders, denn für die meisten gemeinnützigen Organisationen ersetzt Zeffy das Tool, statt sich damit zu verbinden. Beim Wechsel können Sie Ihr Mailchimp-Konto aber verbinden, um Ihre Kontakte zu übernehmen. Ihre Kontakte sind bereits hier, Sie bauen Newsletter also aus Vorlagen, planen sie, senden an ein gespeichertes Segment und verfolgen Öffnungen und Klicks, ohne eine Liste zu exportieren oder ein zweites Tool zu bezahlen. Der kostenlose Tarif von Mailchimp endet bei 250 Kontakten und 500 E-Mails pro Monat und kann keine Spende entgegennehmen, die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 13 USD pro Monat und steigen mit Ihrer Liste. Gegenüberstellung unter Zeffy im Vergleich zu Mailchimp.

Alles Übrige verbinden Sie über Zapier, Salesforce eingeschlossen, zusammen mit rund tausend weiteren Tools. Dazu gibt es eine Zeffy-API mit Lesezugriff auf Zahlungen, Kontakte und Kampagnen, die Sie in Ihrem Dashboard aktivieren, sowie ausgehende Webhooks, die bei einer abgeschlossenen Zahlung ausgelöst werden.

Kann ich eigene Felder anlegen, etwa für einen Geburtstag oder den bevorzugten Kontaktweg?

Ja. Mit eigenen Kontaktmerkmalen speichern Sie über Name und E-Mail hinaus, was für Ihre Organisation wichtig ist, im passenden Format: Text, Zahl, Telefonnummer, E-Mail, Datum, Ja oder Nein oder eine Liste mit Einfach- oder Mehrfachauswahl. Legen Sie ein Merkmal unter „Kontaktmerkmale verwalten“ an, und es erscheint bei jedem Kontakt in Ihrer Datenbank. Sie können es außerdem als Frage in Ihren Fundraising-Formularen wiederverwenden, sodass es sich beim Bezahlvorgang von selbst füllt, statt später eingetippt zu werden.

Zwei praktische Hinweise. Eigene Merkmale werden noch ausgerollt, wenn Sie sie bei Ihren Kontakten also noch nicht sehen, kommen sie in Kürze. Und eigene Antworten lassen sich noch nicht auswerten: Sie stehen im Kontaktprofil und kommen bei einem Kontaktexport mit, lassen sich in einer Auswertung aber weder filtern noch gruppieren. Wenn Sie heute nach etwas segmentieren müssen, eignen sich dafür die Notizen eines Kontakts oder eine Liste, denn beide sind Filtertypen.