Kostenlose E-Mail-Tools für gemeinnützige Organisationen

Ist Mailchimp für gemeinnützige Organisationen kostenlos, und wie schneidet Zeffy im Vergleich ab?

Mailchimp hat tatsächlich einen kostenlosen Tarif. Er endet bei 250 Kontakten und 500 Versänden pro Monat, mit einer Obergrenze von 250 an einem einzelnen Tag, und er enthält keine Spenden- oder Fundraising-Formulare. Der Rabatt für gemeinnützige Organisationen gilt für die kostenpflichtigen Marketing-Tarife, auf die Sie danach wechseln würden, er verbilligt den kostenlosen Tarif also nie. Kostenpflichtige Tarife rechnen sowohl nach gespeicherten Kontakten als auch nach versendeten E-Mails ab, und wer eine der beiden Grenzen überschreitet, zahlt drauf.

Zeffy ist in jeder Größenordnung kostenlos: unbegrenzt viele Kontakte und 5.000 E-Mails pro Tag, oder 30.000, sobald Sie Ihre eigene Absenderdomain verbunden haben. Gegenüber dem kostenlosen Tarif von Mailchimp sind das alle Ihre Kontakte statt 250, mit einem Tagesbudget, das zehnmal so hoch ist wie deren Monatsbudget.

E-Mail ist außerdem nur ein Teil davon. Zeffy ist eine All-in-one-Fundraising-Plattform mit einem vollwertigen Spender-CRM darunter. Dort, wo Sie Ihren Newsletter schreiben, liegen also bereits Ihre Spenden, Tickets, Mitgliedschaften und Spenderprofile. Wer im März gespendet hat, steht im November auf der Liste, ohne dass Sie etwas synchronisieren oder exportieren müssen. Beim Wechsel können Sie Ihr Mailchimp-Konto verbinden und Ihre Kontakte direkt übernehmen.

Aktuelle Zahlen unter Zeffy im Vergleich zu Mailchimp und Zeffy im Vergleich zu Constant Contact. Dort finden Sie auch, dass Constant Contact überhaupt keinen kostenlosen Tarif hat, sondern nur eine 30-tägige Testphase.

Sind die E-Mail- und Newsletter-Funktionen von Zeffy wirklich kostenlos?

Ja, alles davon. Kein Abonnement, keine Preisstufe pro Kontakt, keine Kosten für die Versandhäufigkeit und keine Funktion, die für einen kostenpflichtigen Tarif zurückgehalten wird, zu dem Sie in einem halben Jahr gedrängt werden. Ihre Liste kann sich verdoppeln, Ihre Rechnung bleibt bei null.

Zeffy ist für Ihre Organisation kostenlos, ohne Bedingungen. Unabhängig davon wird allen, die über eine Zeffy-Kasse bezahlen, ein freiwilliger Beitrag angeboten, den sie jederzeit überspringen können.

Gibt es eine Obergrenze dafür, wie viele Kontakte oder Abonnenten ich anschreiben kann?

Ihre Kontaktliste ist unbegrenzt. Es gibt in keiner Größenordnung eine kostenpflichtige Abonnentenstufe, 800 Kontakte zu speichern kostet also so viel wie 80.000, und Sie werden nie gedrängt, Personen zu löschen, um in einer Preisstufe zu bleiben. Bei E-Mail-Tools ist die Preisgestaltung sonst genau umgekehrt: Dort steigt die Monatsrechnung alle paar hundert Kontakte, ob Sie diese anschreiben oder nicht.

Eines sollten Sie praktisch einplanen. Sie können 5.000 Personen pro Tag anschreiben, oder 30.000, sobald Sie Ihre eigene Absenderdomain verbunden haben. Bestätigungen, Belege und Dankes-E-Mails zählen nicht dazu, ein arbeitsreicher Kampagnentag geht also nie zulasten Ihres Newsletters. Ist Ihre Liste größer als das Tagesbudget, verteilen Sie sie auf zwei Tage, und Sie können Listen von einem Versand ausschließen, damit niemand die E-Mail doppelt erhält.

Muss ich meine Liste aus Mailchimp oder Constant Contact erneut importieren, oder wird sie mit meinen Spenderdaten synchronisiert?

Ihre Zeffy-Kontakte sind bereits da. Wer spendet, ein Ticket kauft, sich über ein Formular anmeldet oder über ein Newsletter-Anmeldeformular dazukommt, wird automatisch aufgenommen. Es gibt also keine zweite Liste, die Sie mit der ersten abgleichen müssen. Genau das kostet sonst jeden Monat einen Nachmittag.

Liegt Ihre Liste in Mailchimp, verbinden Sie das Konto und übernehmen Ihre Kontakte direkt. Von überall sonst, Constant Contact eingeschlossen, exportieren Sie Ihre Abonnenten und laden sie mit der Importvorlage von Zeffy hoch. Dateien fassen bis zu 15.000 Datensätze, eine große Liste kommt also in mehreren Durchgängen herüber, und jeder Durchgang wird mit seinem Importdatum versehen, sodass Sie jederzeit genau sehen, was Sie wann hochgeladen haben. Geht ein Import schief, können Sie ihn rückgängig machen.

Kann ich eine bestimmte Gruppe von Spendern anschreiben statt alle?

Ja, und hier zahlt sich aus, dass Ihre Spenderdaten an einem Ort liegen. Filtern Sie danach, was jemand gespendet hat, wann zuletzt, ob die Person Dauerspender oder Mitglied ist und über welche Kampagne sie dazukam, dazu nach Sprache, Ort, Unternehmen oder einer von Hand erstellten Liste. Kombinieren Sie beliebig viele Filter und legen Sie fest, ob ein Kontakt alle oder nur einen davon erfüllen muss. Nur nach eigenen Kontaktmerkmalen lässt sich noch nicht filtern. Wenn Sie also nach etwas wie einem Geburtstag segmentieren möchten, halten Sie das vorerst in einer Notiz oder einer Liste fest.

Speichern Sie das Ergebnis anschließend und schreiben Sie es an. Eine dynamische Liste hält sich selbst aktuell und nimmt Kontakte auf, sobald sie Ihre Filter erfüllen. „Inaktive Spender, die mehr als 500 € gegeben haben“ ist damit eine Liste, die Sie einmal erstellen, statt sie vor jeder Kampagne neu zu bauen. Eine manuelle Liste ist eine feste Momentaufnahme für den Fall, dass Sie genau die Personen möchten, die heute infrage kommen. Wenn Sie von Mailchimp kommen: Aus Ihren Tags werden hier Listen und Filter, dieselbe Idee mit anderen Begriffen.

Versendet Zeffy Spendenbescheinigungen und Bestätigungen automatisch?

Ja, und sie sind von Ihren Newslettern getrennt. Nach jeder erfolgreichen Zahlung geht sofort eine Bestätigung hinaus, mit der Spendenbescheinigung oder dem E-Ticket im Anhang, sofern eines erstellt wurde. Das geschieht unabhängig davon, ob Sie jemals eine Kampagnen-E-Mail versenden. Die Dankes-E-Mail lässt sich pro Formular bearbeiten und übernimmt Ihre Markenfarben von selbst.

Bescheinigungen ignorieren Abmeldungen, und das ist auch richtig so, denn ein Spender sollte immer einen Nachweis über seine Zuwendung erhalten. Sie bleiben außerdem aus Ihrer E-Mail-Auswertung heraus. Wenn Sie prüfen möchten, ob eine angekommen ist, sehen Sie also bei der Zahlung nach und nicht bei Ihren gesendeten E-Mails.

Unterstützt Zeffy E-Mail-Automatisierung, etwa eine Willkommensserie?

Mehr, als Sie erwarten würden, mit einer echten Lücke.

Was heute automatisiert läuft, hängt an Ihren Kampagnen. Jedes Formular kann eine intelligente Einladung versenden, sofort oder geplant zu einem Datum Ihrer Wahl. Danach kann es eine Erinnerung an genau die Personen schicken, die die Einladung geöffnet, aber nicht abgeschlossen haben, und das ist der Anstoß, der tatsächlich Spenden zurückholt. Veranstaltungen, Tombolas, Auktionen und Mitgliedschaften erhalten zeitlich gesteuerte Erinnerungen vor dem Termin und danach eine Zusammenfassung. Dazu kommen Bestätigungen und Belege bei jeder Transaktion, und Ihre Erinnerung an die Jahresspendenbescheinigung geht von selbst hinaus.

Die Lücke ist eine Serie, die dadurch ausgelöst wird, dass jemand einer Liste beitritt. Eine dreiteilige Willkommensserie für neue Abonnenten gibt es also noch nicht. Wenn das für Ihren heutigen E-Mail-Betrieb zentral ist, sollten Sie es vor einem Wechsel wissen.

Landen meine Newsletter im Posteingang statt im Spam?

Zwei Wege, und beide sind darauf ausgelegt, anzukommen. Versenden Sie über die Absenderdomain von Zeffy, die bereits mit SPF, DKIM und DMARC eingerichtet und auf ihre Reputation hin überwacht wird, ganz ohne DNS-Arbeit auf Ihrer Seite. Oder verbinden Sie die eigene Domain Ihrer Organisation, sodass Ihre E-Mails von Ihrer Adresse kommen statt von einer Plattformadresse. Das baut mit der Zeit Ihre eigene Absenderreputation auf und erhöht, wie viele Personen Sie an einem Tag erreichen können. Die Einrichtung führt Sie durch drei DNS-Einträge und kann gängige Anbieter automatisch konfigurieren, wobei Änderungen bis zu 48 Stunden brauchen können, bis sie wirksam werden.

In beiden Fällen legen Sie den Absendernamen fest, sodass Ihre Nachricht von Ihrer Organisation kommt, und Massen-E-Mails gehen so hinaus, dass die Empfänger die Adressen der anderen nicht sehen. Zwei Dinge sind vor dem ersten Versand nötig, unabhängig vom gewählten Weg: ein verknüpftes Bankkonto und eine bestätigte E-Mail-Adresse. Beides gibt es, damit kostenlose E-Mail-Tools nicht für Phishing missbraucht werden.

Können sich Personen beim Ticketkauf oder beim Spenden gleichzeitig für meinen Newsletter anmelden?

Nicht direkt aus der Kasse heraus, aber vielleicht brauchen Sie das gar nicht. Wer spendet oder ein Ticket kauft, wird automatisch zum Kontakt, Sie können diese Personen also bereits aus Ihrer Kontaktliste anschreiben, ohne sie ein zweites Mal um eine Anmeldung zu bitten.

Wenn Sie eine ausdrückliche Einwilligung für den Newsletter möchten, nutzen Sie ein Anmeldeformular. Erstellen Sie eines unter „Kontakte“, binden Sie es auf Ihrer Website ein oder teilen Sie den Link, und wählen Sie die Liste, in der neue Abonnenten landen, damit sie gruppiert und bereit zum Anschreiben sind. Sie können außerdem eine Frage zu den Kommunikationswünschen ergänzen und jede Option in eine eigene Liste leiten. So trennen Sie ein Publikum für den monatlichen Newsletter von einem, das nur Veranstaltungen erhalten möchte.

Besser vermeiden: eine eigene Einwilligungs-Checkbox in einem Spendenformular. Die Antwort wird zwar beim Kontakt gespeichert, Antworten auf eigene Fragen lassen sich aber noch nicht filtern oder gruppieren, Sie könnten daraus also im Nachhinein keine Liste bauen.

Was passiert, wenn sich jemand abmeldet?

Die Person erhält Ihre E-Mails nicht mehr und bleibt in Ihrer Kontaktliste. Im Profil erscheint der Hinweis auf die Abmeldung, die Adresse wird ausgegraut, und die Person wird automatisch von Massenversänden ausgeschlossen, sodass Sie nie daran denken müssen, sie abzuwählen. Die Spendenhistorie bleibt vollständig erhalten.

Eine Abmeldung gilt für das gesamte Konto und nicht pro Kampagne. Wer sich abmeldet und im nächsten Jahr ein Veranstaltungsticket kauft, erhält also weiterhin die Bestätigung, aber keine der E-Mails zu dieser Veranstaltung. Sie können jemanden auch selbst über die Kontaktseite abmelden oder erneut anmelden, wenn die Person Sie direkt darum bittet. Jede E-Mail, die Sie versenden, enthält automatisch einen Abmeldelink und eine Fußzeile. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt zugleich Ihre Zustellbarkeit.

Kann ich sehen, wer geöffnet und geklickt hat?

Ja, bis hinunter zum einzelnen Empfänger. Zu jedem Versand sehen Sie Datum und Uhrzeit, an wie viele Personen er ging, zu welcher Kampagne er gehört und wie er insgesamt gelaufen ist, dazu eine Tabelle, die Sie Person für Person filtern können. Einzelne Empfänger erscheinen als zugestellt, ausstehend, geöffnet, geklickt, gekauft, abgemeldet oder unzustellbar, und bei unzustellbaren E-Mails sehen Sie, ob die Adresse ungültig war, das Postfach voll oder der Server die Zustellung abgelehnt hat. Sie können auch von der anderen Seite herangehen: Das Profil eines Kontakts zeigt die E-Mails, die Sie ihm geschickt haben, und ob er sie geöffnet hat. So müssen Sie nicht im Kopf behalten, in welchem Versand jemand war.

Gekauft ist der Wert, den ein reines E-Mail-Tool Ihnen nicht liefern kann. Weil E-Mail und Spendenformular dasselbe System sind, sehen Sie nicht nur, wer geklickt hat, sondern auch, wer danach gespendet hat. Damit wird aus „der Newsletter lief gut“ eine Zahl, mit der Sie arbeiten können.