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Une cotisation de 25 $ arrive à 25 $ dans votre compte bancaire. Aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction, aucuns frais de carte sur les cotisations, et ça tient peu importe le nombre de membres. Ce qui finance Zeffy, c'est une contribution volontaire que votre membre peut ajouter au moment de payer, affichée sur sa propre ligne, avec un montant qu'il est libre de baisser ou de mettre à zéro : votre total reste le même dans les deux cas. Sur de petites cotisations, ça change beaucoup de choses, parce qu'un pourcentage plus un montant fixe gruge une part bien réelle d'une cotisation de 15 $. Voir comment Zeffy reste gratuit pour la mécanique.
Au Québec, vous verrez « 100 % gratuit » ailleurs aussi, alors le vrai test, ce sont les conditions. Yapla, qui offre aussi un module d'adhésions, finance son offre gratuite par une contribution volontaire. Sa propre page d'offres précise par contre que les paiements par carte de crédit en mode contribution volontaire sont limités à 500 $ par transaction : au-delà, il faut activer une option et payer 3,9 % + 0,30 $. La même page indique aussi des frais de 30 $ pour chaque contestation de paiement, sur l'ensemble des forfaits, l'offre gratuite comprise. Chez Zeffy, il n'y a pas de seuil à partir duquel les frais reprennent, pas de forfait payant vers lequel migrer, et aucuns frais de contestation.
Créez un formulaire d'adhésion gratuit, ajoutez vos types d'adhésion avec leur cotisation, leur durée et leur prix, puis partagez le lien.
À partir de là, l'essentiel de l'administration roule tout seul : vos membres s'inscrivent et paient en ligne, chacun se retrouve dans une liste de membres que vous pouvez filtrer, étiqueter et exporter quand vous voulez, et si vous activez les cartes de membre, chaque nouveau membre reçoit la sienne par courriel.
Choisissez ensuite le rythme de renouvellement qui colle à votre réalité : mensuel, annuel à partir de la date d'inscription de chaque membre, une date fixe pour que tout le monde renouvelle en même temps, ou aucune échéance du tout pour vos membres à vie.
Oui, et il n'y a que deux conditions. Au Canada, il suffit d'être un OBNL et d'avoir un compte bancaire au nom de l'organisme. Aucun numéro d'organisme de bienfaisance n'est exigé pour utiliser Zeffy. Les groupes communautaires, les associations étudiantes, les clubs, les équipes sportives, les associations de parents d'élèves et les organismes culturels sont tous admissibles. Un compte bancaire personnel, lui, ne peut pas être connecté à la plateforme, même pour un OBNL.
Une nuance qui vaut la peine d'être claire : utiliser Zeffy et émettre des reçus fiscaux officiels, ce sont deux exigences distinctes. Un club ou une équipe sans numéro d'organisme de bienfaisance peut tout à fait vendre ses adhésions sur Zeffy, il ne peut simplement pas émettre de reçus officiels. Pour ça, il faut le numéro d'organisme de bienfaisance délivré par l'ARC et une signature électronique, tous les deux à ajouter dans les paramètres de votre compte. Si votre demande de statut est encore en traitement, vous pouvez quand même compléter votre vérification, commencer à amasser des fonds, et ajouter votre numéro plus tard.
Oui. Ajoutez autant de types d'adhésion que votre organisme en a besoin dans un seul formulaire, chacun avec sa cotisation, sa durée et son prix, et le niveau choisi par le membre apparaît sur sa carte numérique. Les paliers, c'est la façon dont les clubs et les associations accueillent les étudiants, les familles et les bienfaiteurs à un prix qui convient à chacun.
Ça dépend de l'échéancier que vous choisissez, et la différence vaut la peine d'être connue avant de le régler.
Sur une adhésion annuelle, le renouvellement automatique est activé par défaut, et le membre peut le décocher au moment de payer s'il préfère renouveler à la main.
Sur une adhésion mensuelle, le renouvellement est toujours automatique : s'inscrire, c'est y consentir, et il n'y a pas de case pour refuser.
Dans les deux cas, vous pouvez annuler plus tard le renouvellement automatique d'un membre depuis votre tableau de bord, et vos membres peuvent l'annuler depuis leur propre compte.
Toute personne sur une adhésion annuelle reçoit un courriel de rappel 30 jours avant l'échéance, qui confirme le prélèvement à venir si le renouvellement automatique est actif, ou qui l'invite à renouveler sinon. Les adhésions que vous avez réglées sans échéance ne se renouvellent pas et n'envoient pas de rappel.
Oui. Chaque inscription apparaît comme une seule fiche, avec le type d'adhésion du membre, sa date de renouvellement et ses réponses au formulaire réunis au même endroit. Filtrez vos contacts par adhésion pour sortir uniquement vos membres actifs, sauvegardez le résultat comme liste, et exportez-la quand vous en avez besoin. Zeffy suit le statut pour vous, alors une adhésion expirée ou annulée sort de cette liste sans que vous y touchiez. C'est le tableur que vous n'avez plus à tenir à jour.
Oui. Chaque personne apparaît comme une seule fiche, alors quelqu'un qui donne, qui détient une adhésion et qui achète un billet d'événement figure une seule fois avec tout son historique plutôt que dans trois listes séparées. Voir CRM et gestion des donateurs pour ce que vous pouvez faire avec cette fiche une fois qu'elle est là.
Activez les cartes de membre et chaque nouveau membre reçoit la sienne par courriel au moment de son adhésion. La carte porte son nom et son courriel, son type d'adhésion, la date de début et la date d'échéance ou de renouvellement, le nom de votre programme d'adhésion, et ses réponses aux questions personnalisées que vous avez posées sur le formulaire. Vous pouvez y ajouter votre propre image, même si les champs, eux, sont fixes. Voir cartes de membre pour le détail.
Oui, c'est vous qui la consignez. Ajoutez un paiement depuis votre tableau de bord, choisissez le niveau d'adhésion visé, sélectionnez le chèque ou l'argent comptant comme mode de paiement, et rattachez-le à la fiche de la personne, en cochant la case pour lui envoyer son courriel de confirmation.
Ce membre se retrouve ensuite dans la même liste que tous ceux qui se sont inscrits en ligne, avec la même date de renouvellement et le même rappel. C'est justement l'idée : un chèque remis au trésorier ne devrait pas finir sa vie dans un cahier à part.
Oui. Sur n'importe quel événement que vous organisez, vous pouvez réserver un billet aux personnes qui détiennent une adhésion active, et Zeffy vérifie l'admissibilité au moment de payer, alors vous n'avez pas à valider la liste d'invités à la main. Vous choisissez quels types d'adhésion donnent droit au billet, ou vous l'ouvrez à tous. Un membre qui n'est pas connecté entre le courriel lié à son adhésion et reçoit un lien qui le ramène directement à la page, sans mot de passe à retenir. Chaque adhésion donne droit à un seul de ces billets par événement, ce qui évite qu'un tarif membre circule de main en main. Et si vous préférez ne pas restreindre le billet du tout, créez un code de réduction et partagez-le seulement avec vos membres.
Oui, et vous le contrôlez par type d'adhésion. Choisissez lesquels de vos niveaux émettent un reçu, puis fixez le montant admissible sur chaque niveau où la cotisation donne aussi quelque chose au membre en retour. Zeffy émet le reçu automatiquement au moment de l'adhésion et fait la répartition, pour que le don et la valeur de ce que le membre reçoit soient consignés séparément. Votre organisme doit d'abord être configuré pour émettre des reçus, ce qui suppose votre numéro d'organisme de bienfaisance de l'ARC et votre signature électronique.
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