Comment réconcilier vos déboursements Zeffy

Ce guide s'appuie sur le processus de réconciliation présenté par David Ducharme — trésorier d'OBNL, planificateur financier et utilisateur de Zeffy — lors d'un webinaire Zeffy en direct (webinaire en anglais). David agit comme trésorier de la Milton Hershey School Alumni Association depuis deux ans et applique ce processus exactement chaque mois.

Votre déboursement Zeffy arrive dans votre compte bancaire selon l'horaire prévu. Le total est exact. Mais votre responsable comptabilité a besoin de savoir : quelle part de ce dépôt correspond aux revenus de marchandise, quelle part aux dons non affectés, et quelle part appartient au fonds d'urgence de votre programme jeunesse ?

Le rapport de déboursement vous dit le « quoi ». Ce guide vous montre comment obtenir le « où » — une ventilation complète, prête pour votre plan comptable, qui prend environ 20 à 30 minutes par mois avec Excel ou Google Sheets, sans aucun autre outil.

Au Québec, les OBNL incorporés doivent appliquer les Normes comptables pour les organismes sans but lucratif (NCOSBL, chapitre 4400 du Manuel CPA Canada) lors de la classification des revenus par fonds. La méthode ci-dessous prépare vos données pour cette ventilation. (CPA Canada — NCOSBL)

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Ce dont vous aurez besoin

• Accès à votre tableau de bord Zeffy (onglets Finances et Paiements)

• Excel ou Google Sheets

• Le plan comptable de votre organisme (ou une liste de catégories de fonds)

• Environ 20 à 30 minutes

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Étape 1 : Téléchargez votre rapport de déboursement

Commencez dans Zeffy en accédant à l'onglet Finances dans le menu de gauche. Vous y verrez la liste de tous les déboursements reçus par votre organisme.

Cliquez sur le déboursement précis que vous souhaitez réconcilier pour ouvrir la page de détails. Cliquez ensuite sur Exporter pour télécharger le rapport.

Ce rapport de déboursement vous donne la vue d'ensemble : chaque transaction incluse dans le déboursement, le nom du donateur, un identifiant de transaction et le montant total par transaction. Ce qu'il ne vous donne pas, c'est le détail ligne par ligne — si un donateur a acheté un t-shirt et ajouté un don de 20 $ à la caisse, vous verrez un seul total, pas la ventilation.

Gardez ce fichier ouvert. Vous y reviendrez plus tard pour vérifier les remboursements.

Conseil pratique : Utilisez le raccourci « Sélectionner tout → double-clic sur la bordure de colonne » dans Excel pour ajuster automatiquement la largeur de toutes les colonnes. Les données sont beaucoup plus faciles à parcourir.

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Étape 2 : Téléchargez votre rapport de paiements détaillés

Accédez maintenant à l'onglet Paiements dans Zeffy. C'est là que se trouvent les détails.

Avant d'exporter, définissez une plage de dates plus large que nécessaire. Si vous réconciliez un déboursement du 3 janvier, téléchargez les données de novembre à janvier. Des transactions effectuées fin novembre ou en décembre peuvent avoir été incluses dans ce déboursement — vous voulez tout capturer.

Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit. Lorsqu'on vous demande de choisir le type d'export, sélectionnez Paiements détaillés — et non le rapport de paiements standard. C'est cette version qui décompose chaque transaction en lignes individuelles (le t-shirt, le don, le billet d'événement).

Sélectionnez les champs supplémentaires pertinents pour votre organisme : coordonnées des donateurs, questions personnalisées, méthodes de paiement, etc.

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Étape 3 : Filtrez les données dans votre feuille de calcul

Ouvrez l'export de paiements détaillés dans Excel ou Google Sheets. Sélectionnez la ligne d'en-tête et ajoutez des filtres (dans Excel : Données → Filtre ; dans Google Sheets : Données → Créer un filtre).

Appliquez trois filtres dans cet ordre :

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Filtre 1 : Méthode de paiement

Retirez les méthodes de paiement que Zeffy ne déboursement pas électroniquement. Décochez les transactions par chèque, en espèces et les transactions gratuites. Ces entrées existent peut-être dans vos données, mais elles ne faisaient pas partie du déboursement électronique que vous réconciliez. Si quelqu'un vous a envoyé un chèque le mois dernier, il figure dans vos registres, mais pas dans ce dépôt.

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Filtre 2 : Date de déboursement

Sélectionnez uniquement la date de déboursement que vous réconciliez. Si vous travaillez sur le déboursement du 4 janvier, sélectionnez seulement « 1/4 » (ou le format de date qui apparaît dans votre export). C'est pour cette raison que vous avez défini une large plage de dates — le filtre s'occupe de la précision.

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Filtre 3 : Billets annulés

Décochez toutes les lignes marquées comme annulées. C'est particulièrement important pour les adhésions annuelles récurrentes, qui peuvent parfois générer deux entrées : une annulée et une approuvée. Si vous ne retirez pas l'entrée annulée, vous compteriez ce montant en double.

Après avoir appliqué les trois filtres, votre feuille de calcul ne devrait afficher que les transactions incluses dans ce déboursement précis, avec uniquement les méthodes de paiement traitées par Zeffy, et aucune entrée dupliquée ou annulée.

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Étape 4 : Nettoyez et consolidez vos données

C'est l'étape qui permettra au tableau croisé dynamique de fonctionner. Votre objectif est de créer deux colonnes propres :

• Une colonne avec un titre pour chaque ligne (à quoi correspond le montant)

• Une colonne avec un montant en dollars pour chaque ligne (combien)

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Le défi : les formulaires de don et les formulaires de vente stockent les données dans des colonnes différentes.

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Pour les formulaires de vente (billetterie, marchandise, événements)

Ces formulaires ont déjà un titre de tarif (le nom de l'article) et un montant de l'article (le prix). Aucune modification n'est nécessaire.

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Pour les formulaires de don

Les formulaires de don n'ont pas de titre de tarif ni de montant d'article, car aucun « article » n'est vendu. Vous verrez plutôt des champs vides dans ces colonnes, et le montant en dollars se trouvera dans la colonne montant admissible.

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Voici comment corriger cela :

• 1. Filtrez la colonne titre de tarif pour n'afficher que les cases vides.

• 2. Consultez la colonne titre de la campagne pour ces lignes — elle indiquera quelque chose comme « Don général pour soutenir l'association des anciens ».

• 3. Copiez les titres de campagne et collez-les dans la colonne titre de tarif pour ces lignes. Chaque ligne a maintenant un nom.

• 4. Faites de même pour les montants : copiez le montant admissible dans la colonne montant de l'article pour toutes les lignes où ce champ est vide.

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Pour les formulaires d'encan

Les articles d'encan comportent une particularité : le montant de l'article correspond à l'enchère de départ, mais le donateur a payé un montant différent (généralement plus élevé) après les mises. Filtrez par le nom de la campagne d'encan, puis remplacez le montant de l'article par le montant total payé afin que vos chiffres reflètent les revenus réels.

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Vérifiez votre total

Sélectionnez toutes les valeurs de votre colonne de montant d'article. Vérifiez la somme dans le coin inférieur droit d'Excel (ou utilisez =SOMME dans Google Sheets). Ce chiffre doit correspondre exactement au total de votre déboursement Zeffy. Dans l'exemple de David, le déboursement était de 925 $, et le total détaillé donnait également 925 $.

Si les chiffres ne correspondent pas, vous avez probablement une ligne avec un montant manquant ou une ligne supplémentaire qui aurait dû être filtrée. Revenez vérifier vos filtres.

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Étape 5 : Créez un tableau croisé dynamique

Maintenant que vos données sont propres, il est temps de les synthétiser. Commencez par copier uniquement les données visibles (filtrées) dans un nouvel onglet — vous obtenez ainsi une liste continue et sans interruption sur laquelle le tableau croisé dynamique peut travailler.

• 1. Sélectionnez toutes les données visibles de votre feuille filtrée (Ctrl+A ou Cmd+A).

• 2. Copiez-les (Ctrl+C / Cmd+C).

• 3. Créez un nouvel onglet en bas de votre classeur.

• 4. Collez (Ctrl+V / Cmd+V). Vous devriez voir une liste continue et propre, sans lignes masquées.

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Créez le tableau croisé dynamique

• 1. Sélectionnez toutes les données de votre nouvel onglet propre.
• 2. Accédez à Insertion → Tableau croisé dynamique.
• 3. Conservez le paramètre par défaut pour le placer dans une nouvelle feuille de calcul.
• 4. Dans la liste des champs du tableau croisé dynamique à droite de votre écran, sélectionnez les champs dans cet ordre :
  • Titre de la campagne (devient votre regroupement de premier niveau)
  • Titre de tarif (s'imbrique sous chaque campagne)
  • Montant de l'article (va dans la zone Valeurs)

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Important : L'ordre dans lequel vous sélectionnez les champs compte. Le titre de la campagne doit être le regroupement extérieur, avec les titres de tarif imbriqués à l'intérieur. Si la hiérarchie semble incorrecte, faites glisser les champs pour les réorganiser dans la zone Lignes.

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Vérifiez le calcul des valeurs

Par défaut, le tableau croisé dynamique peut compter les éléments plutôt que les additionner. Si vous voyez « Nombre de montant de l'article » au lieu de « Somme du montant de l'article » :

• 1. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du champ dans la zone Valeurs.

• 2. Sélectionnez Paramètres des champs de valeurs.

• 3. Changez de « Nombre » à « Somme ».

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Vous disposez maintenant d'une ventilation complète de votre déboursement, organisée par campagne et par ligne.

En prime : Si vous souhaitez voir combien d'articles ont été vendus (et pas seulement le total en dollars), faites glisser Méthode de paiement dans la zone Valeurs. Le tableau comptera le nombre de transactions, que vous pouvez renommer « Quantité ».

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Étape 6 : Vérifiez les remboursements

Revenez au rapport de déboursement que vous avez téléchargé à l'étape 1. Ajoutez un filtre et triez la colonne des montants du plus grand au plus petit — ou filtrez les montants négatifs.

S'il n'y a pas de montants négatifs, vous n'avez aucun remboursement à gérer.

Si vous voyez un montant négatif, c'est un remboursement qui a été déduit de ce déboursement. Comme les remboursements n'apparaissent pas dans l'export de paiements détaillés, vous devez l'ajouter manuellement comme ligne dans votre réconciliation. Notez le montant, la transaction à laquelle il se rapporte et le fonds ou la campagne dont il doit être déduit.

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Étape 7 : Associez chaque ligne à votre plan comptable

C'est la « dernière étape » — traduire votre tableau croisé dynamique dans le langage de votre système comptable.

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Créez un petit tableau à côté de votre tableau croisé dynamique avec deux colonnes :

• Compte de revenus (tiré de votre plan comptable)

• Classification ou restriction (fonds non affectés / fonds affectés / fonds de dotation — conformément aux NCOSBL, chapitre 4400 du Manuel CPA Canada)

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Parcourez chaque ligne de votre tableau croisé dynamique et associez-la :

• Vente d'une plaque personnalisée à 75 $ → Revenus de vente de marchandise, fonds non affectés

• Don additionnel de 50 $ au moment du paiement → Revenus de dons non affectés

• Cotisation annuelle de 170 $ → Cotisations des membres, fonds général

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David recommande de coder chaque ligne par couleur au fur et à mesure — une fois que tout est surligné, vous savez que chaque dollar est comptabilisé. Vos totaux associés devraient être égaux au total du déboursement.

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« Quand vos totaux balancent et que tout est codé par couleur, vous savez que c'est réglé. N'importe quel·le comptable sera ravi·e. » — David Ducharme

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Rendez le processus reproductible

La première fois, ce processus prendra le plus de temps — peut-être 45 minutes à une heure, le temps de configurer vos filtres et de bâtir votre modèle de plan comptable. Ensuite, David estime que cela prend 20 à 30 minutes par mois.

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Pour aller encore plus vite :

• Sauvegardez votre modèle. Créez un classeur principal avec votre plan comptable et votre table de classification déjà intégrés. Copiez-le chaque mois et collez-y les nouvelles données.

• Gardez vos filtres constants. Les trois mêmes filtres (méthode de paiement, date de déboursement, billets annulés) s'appliquent à chaque fois.

• Réconciliez mensuellement, pas trimestriellement. Il est plus rapide de réconcilier un déboursement à la fois que de démêler trois mois de données.

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Allez plus loin : options d'automatisation

Si 20 minutes par mois représentent encore trop de temps, David a expliqué que son organisme a automatisé une partie de ce processus grâce aux fonctionnalités intégrées d'Excel : VBA et Power Query. Ils déposent les deux fichiers d'exportation Zeffy dans un dossier désigné, cliquent sur « Exécuter », et obtiennent le résultat synthétisé en environ 30 secondes.

Pour les organismes qui traitent des milliers de transactions par mois, une intégration plus avancée via Zapier vers QuickBooks est aussi possible — bien que David ait noté que la gestion de l'automatisation peut parfois demander autant d'effort que le travail manuel. Le bon niveau d'automatisation dépend de votre volume de transactions et de la fréquence à laquelle de nouvelles campagnes sont créées.

Au Québec, plusieurs OBNL utilisent aussi Acomba ou Sage 50 Canadien. Les fichiers d'exportation Zeffy (CSV) s'importent dans tous ces logiciels, avec ou sans intermédiaire d'automatisation.

Zeffy prépare un webinaire de suivi portant spécifiquement sur les approches d'automatisation. Restez à l'affût pour les détails.

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Bientôt disponible : la désignation de fonds dans Zeffy

Zeffy a annoncé une nouvelle fonctionnalité de désignation de fonds. Cette fonctionnalité permettra aux donateurs de choisir quel fonds soutenir directement sur les formulaires de don, ou permettra aux organismes d'associer un formulaire à un fonds spécifique depuis le tableau de bord. Les désignations de fonds seront incluses dans vos rapports, ce qui facilitera encore davantage la ventilation des dons sans les étapes manuelles de réconciliation.

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Questions fréquentes

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David Ducharme est membre du conseil d'administration et trésorier de la Milton Hershey School Alumni Association, ainsi que propriétaire d'une firme de gestion de placements et de planification financière. Ce guide est basé sur sa présentation lors d'un webinaire Zeffy sur la compréhension de vos déboursements (webinaire en anglais).

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