Récapitulatif de webinaire : Comprendre vos versements Zeffy — Un processus simple pour la comptabilité mensuelle

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Vos versements Zeffy arrivent à temps, chaque fois — mais que répondez-vous quand votre trésorier de conseil d'administration veut savoir exactement à quoi correspond chaque dollar? Dans ce webinaire, David Ducharme, trésorier d'un organisme à but non lucratif (OBNL), présente le processus étape par étape que son organisation utilise pour ventiler les versements Zeffy en une comptabilité détaillée, prête à être intégrée dans un plan comptable. L'ensemble du processus prend environ 20 à 30 minutes par mois et ne nécessite qu'Excel ou Google Sheets. Aucune API, aucune automatisation, aucune compétence technique requise.

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À propos du conférencier

David Ducharme siège au conseil d'administration de la Milton Hershey School Alumni Association depuis trois ans, dont les deux dernières à titre de trésorier. En dehors de son bénévolat, il est propriétaire et exploitant d'une firme de gestion de placements et de planification financière. Il évolue à la croisée des systèmes financiers et des réalités concrètes des OBNL — et le processus qu'il a partagé découle directement de cette expérience.

« Ce que je partage aujourd'hui vient directement de cette expérience. C'est un processus pratique et reproductible qui fonctionne dans le monde réel. Ça marche pour nous. » — David Ducharme

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Les 5 points clés

• 1. Le versement est toujours exact — la question, c'est la ventilation. Zeffy produit des versements fiables et bien structurés. Le défi est interne : savoir comment répartir ces dollars entre les fonds, les programmes et les campagnes pour votre comptabilité.

• 2. Pensez-y comme au « dernier kilomètre » de la reddition de comptes. Comme en logistique de livraison, acheminer les fonds jusqu'à votre compte bancaire est la partie facile. La dernière étape — décomposer un versement unique en détail ligne par ligne pour votre conseil, votre comptable ou votre système comptable — c'est là que ce processus entre en jeu.

• 3. L'ensemble du processus prend 20 à 30 minutes par mois. Cinq étapes, deux exports Zeffy (rapport de versement + rapport de paiements détaillés), un tableau croisé dynamique, et votre rapprochement est terminé.

• 4. Vous n'avez besoin que d'Excel ou de Google Sheets. Aucune intégration d'API, aucun outil tiers, aucune connaissance technique au-delà du filtrage de base et des tableaux croisés dynamiques.

• 5. Une fonctionnalité de désignation de fonds arrive dans Zeffy en mars 2026. Les donateurs pourront bientôt choisir leur fonds directement dans les formulaires de don, et cette sélection apparaîtra dans vos rapports — ce qui simplifiera encore davantage ce processus.

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Pourquoi ce webinaire existe

Zeffy fait très bien ce pour quoi il est conçu : collecter des dons, gérer les inscriptions et virer les versements dans votre compte bancaire. Pour bien des OBNL — surtout en début de parcours — le sommaire de versement est amplement suffisant.

Mais comme David l'a expliqué, le moment où les choses commencent à sembler plus complexes est généralement bon signe. Ça veut dire que votre organisation prend de l'ampleur.

« Peut-être que vous avez commencé avec un simple formulaire de don. Puis, avec le temps, vous avez ajouté une boutique en ligne. La vente d'un t-shirt soutient un fonds pour le cancer, une autre soutient le logement d'urgence. Vous permettez aussi l'option de don supplémentaire au moment du paiement. Du côté des versements, tout arrive correctement en un seul dépôt. Mais quand vous regardez le sommaire, ces dollars sont tous regroupés ensemble. » — David Ducharme

La question passe de « Est-ce que le versement est arrivé? » à « Comment ventiler ce qui est entré? »

David a présenté cela comme le dernier kilomètre de la reddition de comptes — en empruntant l'analogie de la logistique de livraison. Acheminer les dons jusqu'à votre compte bancaire n'est pas la partie difficile. C'est cette dernière étape — décomposer un versement en un niveau de détail dont votre comptable, votre conseil ou vos parties prenantes ont besoin — qui représente le vrai défi.

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Le processus de rapprochement en 5 étapes

David a présenté chaque étape en direct, à partir d'un versement réel de 925 $ de son organisation. Voici à quoi ressemble le processus :

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Étape 1 : Télécharger votre rapport de versement

Accédez à l'onglet Finances dans Zeffy, cliquez sur le versement concerné et exportez le rapport détaillé. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble : identifiants de transaction, noms des donateurs et montants totaux par transaction — mais sans le détail ligne par ligne.

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Étape 2 : Télécharger votre rapport de paiements détaillés

C'est ici que vous allez plus en profondeur. Depuis l'onglet Paiements, exportez le rapport de paiements détaillés. David recommande de choisir une plage de dates plus large que ce que vous croyez nécessaire — par exemple, si vous traitez un versement du 3 janvier, téléchargez les données de novembre à janvier pour ne rien manquer.

« Ratisser large est généralement une bonne pratique. Ça vous assure d'avoir toutes les transactions, y compris celles effectuées jusqu'à la date du versement. » — David Ducharme

L'étape cruciale : au moment de l'export, sélectionnez l'option Paiement détaillé (et non le rapport de paiements ordinaire). C'est ce qui vous donne le détail ligne par ligne.

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Étape 3 : Filtrer les données

Une fois le rapport détaillé ouvert dans Excel ou Google Sheets, David applique trois filtres clés :

• Mode de paiement : Retirez les chèques, les paiements en espèces et les articles gratuits — si Zeffy n'a pas effectué le versement, vous ne voulez pas ces éléments dans ce rapprochement.

• Date de versement : Sélectionnez uniquement la date de versement que vous rapprochez.

• Billets annulés : Retirez les entrées annulées pour éviter les doublons (particulièrement fréquents avec les adhésions annuelles récurrentes).

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Étape 4 : Nettoyer et consolider

Les formulaires de don et les formulaires de vente se comportent différemment dans l'export. Les formulaires de vente ont un titre de tarif et un montant par article. Les formulaires de don peuvent avoir des champs vides, car il n'y a pas d'« article vendu ».

L'approche de David : filtrer les titres de tarif vides, puis copier le titre de la campagne dans la colonne du titre de tarif afin que chaque ligne ait un nom. Faire de même pour les montants — copier le montant admissible dans la colonne du montant par article.

Pour les formulaires d'encan : Le montant de l'article et le montant de la mise gagnante diffèrent. Filtrez par le nom de la campagne d'encan et remplacez le montant de l'article par le total payé.

L'objectif : deux colonnes bien nettes — une avec les titres des articles, une avec les montants en dollars — dont la somme correspond au total de votre versement.

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Étape 5 : Créer un tableau croisé dynamique et l'associer à votre plan comptable

Sélectionnez toutes les données nettoyées, insérez un tableau croisé dynamique et organisez-le par titre de campagne → titre de tarif → somme des montants par article. Vous obtenez ainsi une ventilation imbriquée de chaque dollar du versement.

Ensuite, David place un tableau de plan comptable à côté du tableau croisé dynamique — listant les comptes de revenus et les classifications de fonds du système comptable de l'organisation. Il associe chaque ligne du tableau croisé dynamique au compte approprié, en codant par couleur au fur et à mesure pour confirmer que tout est comptabilisé.

« À la fin, vous aurez quelque chose qui vous indique non seulement comment saisir cette transaction dans votre système comptable, mais aussi combien transférer à chaque section, fonds ou programme. » — David Ducharme

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Gérer les cas particuliers

David a abordé les scénarios les plus courants qui posent problème aux OBNL :

Remboursements : Les remboursements n'apparaissent pas dans l'export du rapport de paiements. Vérifiez le rapport de versement pour les montants négatifs, puis ajoutez manuellement les entrées de remboursement à votre rapprochement.

Paiements échoués : Ceux-ci n'apparaîtront pas du tout dans le versement (puisqu'aucun argent n'a bougé), et peuvent donc être ignorés sans problème. Vous pourriez les voir dans les données si vous ne filtrez pas par date de versement, mais ils n'auront aucune incidence sur votre rapprochement.

Adhésions annuelles récurrentes : Celles-ci peuvent générer des lignes en double — une annulée, une approuvée. Filtrer les billets annulés règle ce problème.

Articles d'encan : Le montant de l'article (prix de départ) et le montant final payé (mise gagnante) diffèrent. Utilisez toujours le montant réellement payé.

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En prime : les tableaux croisés dynamiques pour les rapports par donateur

Lors de la période de questions, David a montré que le même processus de tableau croisé dynamique peut servir à l'analyse par donateur. Au lieu d'organiser par titre de campagne, organisez par nom de donateur pour voir les contributions totales de chaque personne — utile pour les tests de conformité fiscale, l'identification des personnes disqualifiées ou la production des sommaires de fin d'année pour les donateurs.

« Vous pourriez créer une liste de vos personnes disqualifiées, ou trier par nom de famille. Si on sait que Bridget est une personne disqualifiée et qu'on doit satisfaire à certains tests annuellement, on a ainsi un moyen vraiment simple de l'identifier. » — David Ducharme

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Nouvelle fonctionnalité : désignation de fonds (à venir en mars 2026)

Zeffy a annoncé le développement d'une fonctionnalité de désignation de fonds pour les formulaires de don. À sa sortie, les donateurs pourront choisir le fonds qu'ils souhaitent soutenir directement dans le formulaire de don — ou les organisations pourront associer un formulaire à un fonds spécifique dans le back-end.

Les sélections de fonds apparaîtront dans les rapports de paiements et de versements, ce qui rendra le processus de rapprochement décrit dans ce webinaire encore plus simple.

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Points saillants de la période de questions

Puis-je voir un code de référence qui correspond à mon relevé bancaire?Le rapport de versement détaillé inclut un identifiant de transaction pour chaque transaction, ainsi que le nom du donateur et le montant. Bien que le rapport de paiements n'inclue pas d'identifiant de transaction, filtrer par date de versement et vérifier que les totaux concordent vous permet de confirmer quelles transactions appartiennent à quel versement.

Zeffy peut-il créer des reçus fiscaux pour les dons payés par chèque?Oui. Utilisez le bouton « Ajouter un paiement » dans l'écran Paiements. Saisissez les détails du paiement, sélectionnez chèque ou espèces comme mode de paiement, et Zeffy générera et enverra un reçu fiscal — soit immédiatement, soit dans le cadre du sommaire de transactions de fin d'année.

Comment savoir à quel événement appartiennent mes articles de paiement?Si vous avez besoin du détail par campagne, le rapport de versement affiche les titres de campagne pour chaque transaction. Si vous avez besoin du détail par article (par exemple, plusieurs articles au sein d'une même campagne), le processus détaillé présenté dans ce webinaire est la solution à privilégier.

Puis-je obtenir les coordonnées à partir de mon rapport de versement?Les coordonnées ne figurent pas dans le rapport de versement, mais elles sont disponibles dans le rapport de paiements détaillés. Au moment de l'export, cochez les cases correspondant aux champs dont vous avez besoin — prénom, nom, téléphone, courriel, questions personnalisées, et plus encore.

Qu'en est-il des organisations ayant plusieurs comptes bancaires ou sections locales?Zeffy effectue les versements vers un seul compte bancaire par organisation. Ce processus de rapprochement vous aide à déterminer exactement combien transférer à chaque section, groupe de jeunes ou sous-compte sur une base mensuelle.

Qu'en est-il de l'intégration QuickBooks et de l'automatisation avec Zapier?L'organisation de David utilise les fonctionnalités VBA et Power Query intégrées à Excel pour automatiser le rapprochement — en déposant les deux fichiers d'export dans un dossier, en cliquant sur un bouton « exécuter » et en obtenant le résultat consolidé en environ 30 secondes. Une option plus avancée utilisant Zapier pour envoyer les données directement dans QuickBooks est également possible. Compte tenu du vif intérêt manifesté par les participants, un webinaire de suivi sur l'automatisation est en cours de planification.

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Ce webinaire a été animé par Julia Manoukian, directrice de la marque chez Zeffy. Zeffy est 100 % gratuit pour les OBNL — aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction, aucun abonnement mensuel. Créer mon compte gratuitement →

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