Organigramme d'OBNL : guide complet pour structurer votre organisation

‍

‍

Que vous soyez en train de démarrer un nouvel OBNL ou de restructurer une organisation existante, ce guide vous montre comment créer un organigramme qui favorise la collaboration et l'efficacité opérationnelle. Découvrez les différents types de structures et les stratégies de mise en œuvre adaptées aux besoins particuliers de votre OBNL.

Table des matières

• Qu'est-ce qu'un organigramme d'OBNL ?

• Quels sont les éléments clés d'un organigramme d'OBNL ?

• Structure organisationnelle d'un OBNL : rôles clés et hiérarchie

• 6 types d'organigrammes pour les OBNL

• Comment choisir la bonne structure organisationnelle pour votre OBNL

• Exemples concrets d'organigrammes d'OBNL

• Structures émergentes et non traditionnelles

• Considérations légales et réglementaires pour la structure d'un OBNL

• Modèles gratuits d'organigrammes pour OBNL

• Comment créer un organigramme d'OBNL

• Bonnes pratiques pour concevoir un organigramme d'OBNL

• Conclusion sur l'organigramme d'OBNL

• Questions fréquentes sur la structure organisationnelle d'un OBNL

‍

‍

Qu'est-ce qu'un organigramme d'OBNL ?

Un organigramme d'OBNL est une représentation visuelle de la structure interne de votre organisation, qui illustre les relations entre les différents niveaux et départements. C'est une carte qui définit les titres, les responsabilités et la structure d'autorité au sein de votre organisation.

Votre organigramme dépend de l'échelle et de la taille de votre OBNL. La plupart des OBNL placent le conseil d'administration au sommet, suivi des membres du personnel selon leurs rôles respectifs.

Un organigramme bien conçu vous aide de plusieurs façons :

• Favorise la communication ouverte : L'organigramme montre les liens hiérarchiques et le flux de travail de l'organisation, ce qui facilite la communication et la collaboration.

• Simplifie la prise de décision : Il clarifie le pouvoir décisionnel pour identifier les bonnes personnes à contacter lorsque vous avez besoin de réponses ou d'approbations.

• Renforce la responsabilisation : Il illustre la hiérarchie au sein de l'organisation. Il définit les rôles et les responsabilités des employés, des membres du conseil d'administration et des bénévoles pour éviter la confusion et assurer la responsabilisation.

• Facilite l'intégration du personnel : Un organigramme bien structuré simplifie le processus d'intégration en donnant aux nouveaux membres une compréhension claire de la structure organisationnelle de l'OBNL.

• Renforce la transparence : Les donateurs, les bénévoles et les partenaires peuvent comprendre la structure de l'organisation, ce qui favorise la confiance et la crédibilité.

‍

‍

Quels sont les éléments clés d'un organigramme d'OBNL

1. Gouvernance

Le conseil d'administration constitue l'organe de gouvernance d'un OBNL, assurant la supervision stratégique et financière pour garantir le bon fonctionnement de l'organisation. Les membres du conseil d'administration déterminent quels programmes seront financés au cours de l'année. Ils veillent également à ce que l'organisation respecte ses règlements généraux et apportent leur soutien à la collecte de fonds.

La taille de votre conseil d'administration dépend des exigences légales applicables, mais la plupart des lois exigent qu'un OBNL compte au moins trois membres au sein de son conseil.

‍

‍

2. Administration

La gouvernance assure la supervision, mais c'est l'administration qui gère les opérations. Elle élabore le plan stratégique de l'OBNL, le budget annuel et les initiatives de collecte de fonds pour l'année. La figure centrale de cette structure est le directeur général ou la directrice générale, qui relève du conseil d'administration de l'OBNL.

Parmi les autres rôles clés au sein de l'administration, on trouve le directeur ou la directrice des finances, le ou la directrice du développement, le ou la directrice du marketing, et d'autres postes.

‍

3. Programmes

Vos équipes de programme exécutent directement la mission de votre OBNL par la prestation de services et l'engagement communautaire. Cette section de votre organigramme doit définir clairement les rôles des responsables de programme, des coordonnateurs et des spécialistes chargés de la mise en œuvre des initiatives.

Incluez à la fois les programmes permanents et les équipes de projet temporaires pour illustrer toute la portée opérationnelle de votre organisation.

‍

‍

Structure organisationnelle d'un OBNL : rôles clés et hiérarchie

La plupart des OBNL — quelle que soit leur taille ou leur mission — fonctionnent selon une hiérarchie reconnaissable, qui va de la gouvernance au sommet jusqu'aux bénévoles qui assurent la prestation des programmes sur le terrain. Comprendre ce que chaque rôle implique réellement (et où commence et se termine l'autorité) est essentiel avant de concevoir un organigramme qui reflète le véritable fonctionnement de votre organisation.

Voici comment se décline la hiérarchie standard d'un OBNL.

‍

Conseil d'administration

Le conseil d'administration occupe le sommet de chaque organigramme d'OBNL, car il assume la responsabilité légale et fiduciaire ultime de l'organisation. Les membres du conseil définissent l'orientation stratégique, approuvent le budget annuel, embauchent et évaluent le directeur général ou la directrice générale, et veillent à ce que l'OBNL respecte sa mission et ses obligations légales.

Au sein du conseil, trois rôles sont investis d'une autorité spécifique :

• Président(e) du conseil d'administration — Dirige les réunions du conseil, établit l'ordre du jour de la gouvernance et agit comme principal intermédiaire entre le conseil et le directeur général ou la directrice générale.

• Trésorier ou trésorière — Supervise les rapports financiers, surveille le rendement du budget et préside le comité des finances. Dans les petits OBNL, ce rôle est souvent le premier niveau de responsabilité financière.

• Secrétaire — Conserve les documents officiels, les procès-verbaux des réunions et s'assure que les décisions du conseil sont correctement documentées. Cette documentation est essentielle lors des vérifications et pour la conformité légale.

Au Québec, la convention sectorielle favorise l'utilisation des titres féminisés. On retrouve ainsi, notamment à l'Orchestre symphonique de Montréal, des titres comme « présidente et cheffe de la direction ».

‍

Directeur général ou directrice générale (DG)

Le directeur général ou la directrice générale constitue le pont entre la vision du conseil et la réalité quotidienne de l'organisation. Nommé(e) par le conseil, le DG ou la DG traduit les objectifs stratégiques en plans opérationnels, gère les membres du personnel supérieur, supervise les résultats de la collecte de fonds et des programmes, et représente l'organisation publiquement.

Dans les petits OBNL, le DG ou la DG assume souvent des responsabilités que les grandes organisations répartissent entre toute une équipe de direction. Ce n'est pas une lacune structurelle — c'est une réalité qui mérite d'être reflétée fidèlement dans votre organigramme plutôt que d'être masquée par des titres qui ne correspondent pas aux charges de travail réelles.

‍

Direction générale et responsables de département

Directement sous le DG ou la DG, ce niveau comprend les rôles qui dirigent les domaines fonctionnels de l'organisation. Les postes courants incluent :

• Chef ou cheffe de l'exploitation (COO) — Gère les opérations internes, les ressources humaines et les systèmes administratifs afin que le DG ou la DG puisse se concentrer sur la stratégie externe et la collecte de fonds.

• Directeur ou directrice des finances (CFO) — S'occupe de la comptabilité, des contrôles financiers, de la conformité des subventions et des rapports financiers au conseil.

• Directeur ou directrice du développement — Dirige tous les efforts de collecte de fonds, y compris les campagnes auprès des donateurs, les demandes de subventions, les partenariats d'entreprises et la cultivation des dons majeurs.

• Directeur ou directrice des programmes — Supervise la conception, la prestation et l'évaluation des programmes principaux de l'OBNL. Ce rôle est souvent le plus proche des données d'impact dont le conseil a besoin.

• Directeur ou directrice des communications et du marketing — Gère la marque, les messages, les communications avec les donateurs et les relations publiques.

Tous les OBNL n'auront pas nécessairement tous ces rôles. Dans les organisations de petite taille, une même personne peut cumuler plusieurs fonctions. Votre organigramme devrait refléter la structure telle qu'elle existe réellement, et non telle que vous souhaiteriez la voir sur papier.

‍

Gestionnaires et personnel de programme

Les gestionnaires se situent entre les directeurs et le personnel de première ligne, traduisant les objectifs départementaux en plans de travail individuels et supervisant les opérations quotidiennes. Les responsables de programme, les gestionnaires du développement et les responsables des opérations font partie de ce niveau. Leur efficacité détermine souvent si les plans stratégiques sont réellement mis en œuvre — ce qui explique pourquoi leur position dans l'organigramme a plus d'importance qu'il n'y paraît.

Le personnel de première ligne est là où la mission se concrétise. Ce sont eux qui animent les ateliers, distribuent les ressources, établissent les liens avec la communauté et génèrent les données d'impact qui remontent dans la hiérarchie. Un organigramme qui ne représente pas fidèlement ce niveau peut laisser les employés se sentir invisibles et priver la direction d'une vision claire des capacités de l'organisation.

‍

Bénévoles et coordonnateurs de bénévoles

Les bénévoles sont propres à la structure des OBNL. Ils représentent une capacité organisationnelle importante, mais leur déploiement efficace nécessite une gestion intentionnelle. Un coordonnateur ou une coordonnatrice des bénévoles recrute, forme, planifie et fidélise les bénévoles, en s'assurant qu'ils sont affectés là où ils apportent le plus de valeur. Dans les organisations qui font largement appel aux bénévoles, ce rôle peut être aussi crucial sur le plan opérationnel que n'importe quel poste rémunéré.

De nombreux OBNL commettent l'erreur de ne pas inclure les bénévoles dans leur organigramme. C'est une occasion manquée. Montrer où les bénévoles s'intègrent — et qui les gère — témoigne du sérieux de l'organisation aux yeux des bailleurs de fonds, des partenaires et des bénévoles potentiels.

La façon dont ces rôles interagissent — qui relève de qui, qui a le pouvoir de décision et où la collaboration est nécessaire — est exactement ce que votre organigramme doit rendre visible. Si votre organigramme actuel ne reflète pas fidèlement ces relations, les sections suivantes vous aideront à choisir une structure qui le fait.

‍

‍

6 types d'organigrammes pour les OBNL

1. Organigramme hiérarchique

La structure hiérarchique suit un flux d'autorité de haut en bas clairement défini, avec le conseil d'administration et la direction générale au sommet.

Chaque niveau suivant relève de celui qui le précède, créant des couches de gestion distinctes allant des chefs de département au personnel de programme. Cette structure pyramidale traditionnelle définit clairement les liens hiérarchiques et le pouvoir décisionnel.

Avantages

• Structure simple, facile à comprendre et à mettre en place

• Suit une ligne hiérarchique claire et offre une clarté sur les relations de supervision

Inconvénients

• Crée des obstacles à la communication entre les niveaux

• Difficile de montrer les liens transversaux entre les équipes ou les tâches partagées

‍

2. Organigramme plat

Cet organigramme est à l'opposé du modèle hiérarchique : il comporte moins de niveaux de gestion, car la plupart des membres relèvent directement des dirigeants principaux au même niveau. La direction de premier niveau se trouve au centre de l'organigramme. Les autres rôles s'organisent horizontalement à partir de là.

Chacun tend à partager plus de responsabilités et d'autorité que dans une structure hiérarchique.

Avantages

• Favorise la communication ouverte et davantage de collaboration entre les membres du personnel

• Encourage la gestion autonome et une meilleure capacité décisionnelle pour chaque employé

Inconvénients

• Sans niveaux d'autorité clairement définis, il peut être difficile de savoir qui gère certaines tâches ou décisions

• Les dirigeants peuvent se trouver débordés, car ils doivent gérer davantage de personnes sans gestionnaires intermédiaires pour les épauler

‍

3. Organigramme fonctionnel

Un organigramme fonctionnel structure un OBNL en fonction de départements ou de fonctions spécifiques. Ceux-ci comprennent la collecte de fonds, le marketing, les ressources humaines, les finances, et bien d'autres.

La structure organisationnelle de l'OBNL commence par la direction générale au sommet, puis les chefs de département et leurs équipes respectives. La structure indique qui gère quel domaine au sein de l'OBNL, ce qui simplifie les rapports et la gestion.

Avantages

• Simplifie la prise de décision au sein des différents domaines fonctionnels de l'organisation

• Favorise la spécialisation et définit une ligne hiérarchique claire

Inconvénients

• Manque de collaboration et de communication entre les départements

• Les départements peuvent développer leurs propres priorités, entraînant des conflits entre les équipes

‍

4. Organigramme divisionnel

L'organigramme divisionnel structure votre OBNL en divisions ou unités distinctes en fonction de leurs programmes, projets ou régions géographiques. Chacune fonctionne de manière indépendante avec ses propres départements et dirigeants, tandis que le responsable de division relève du directeur général ou de la directrice générale, ou du conseil d'administration.

C'est comme avoir des mini-organisations au sein de l'OBNL, où chaque division joue un rôle distinct mais vise à étendre l'impact de la mission. Cette structure aide l'organisation à se concentrer sur des régions ou des domaines spécifiques.

Avantages

• Chaque division se concentre sur un domaine précis, ce qui conduit à de meilleurs résultats

• Plus grande autonomie et prise de décision rapide au sein des divisions

Inconvénients

• Les divisions peuvent avoir des départements similaires, comme les finances ou le marketing, entraînant des doublons inutiles et des coûts plus élevés

• Chaque division fonctionnant de manière indépendante, il est difficile de maintenir des politiques cohérentes

‍

5. Organigramme matriciel

Le modèle matriciel représente les départements fonctionnels horizontalement en haut, tandis que les programmes ou projets spécifiques sont listés verticalement. Les membres du personnel apparaissent aux intersections où leurs rôles relient à la fois les domaines fonctionnels et les responsabilités de programme.

Avantages

• Des employés de différents départements travaillent ensemble, favorisant le partage des expertises

• Facilite la répartition des ressources dans les différents domaines de l'OBNL

Inconvénients

• Avoir plusieurs gestionnaires peut créer de la confusion quant à qui suivre et à qui rendre des comptes

• Les gestionnaires peuvent avoir des objectifs différents, entraînant des conflits entre les équipes ou les départements

‍

6. Organigramme circulaire

L'organigramme circulaire place la direction au centre, avec les équipes rayonnant vers l'extérieur en cercles concentriques. Ce modèle met en valeur les relations de collaboration tout en maintenant des structures de supervision claires, montrant comment tous les rôles soutiennent la mission principale de l'organisation.

Avantages

• Encourage le travail d'équipe en montrant que tout le monde est interconnecté et fait partie d'un système unifié

• Met l'accent sur l'égalité, permettant aux employés de se sentir plus impliqués et valorisés

Inconvénients

• L'absence de ligne hiérarchique claire rend difficile de savoir qui gère quelles tâches ou décisions

• Tout étant apparemment connecté, les voies de communication peuvent devenir enchevêtrées

‍

‍

Comment choisir la bonne structure organisationnelle pour votre OBNL

Connaître les six types d'organigrammes n'est que la moitié de l'équation. La question plus difficile est de savoir lequel correspond réellement à votre organisation maintenant, compte tenu de votre taille, de votre stade de développement et de la nature de votre mission. Se tromper de structure vous coûte cher : une mauvaise structure crée de la confusion dans les liens hiérarchiques, ralentit les décisions et frustre le personnel qui ne sait pas où il se situe.

Voici comment aborder cette décision.

‍

Adaptez votre structure à votre taille et à votre cycle de vie

L'effectif et la maturité de votre organisation sont les filtres les plus rapides pour réduire les options d'organigramme.

Les petits OBNL (moins de 5 employés) sont généralement dirigés par un fondateur ou une fondatrice, avec la plupart des personnes qui cumulent plusieurs fonctions. Un organigramme plat ou hiérarchique simple convient le mieux. L'effectif ne justifie pas des divisions fonctionnelles, et une trop grande complexité structurelle crée de la bureaucratie sans bénéfice. Le DG ou la DG gère généralement tout le monde directement, et le conseil d'administration joue un rôle opérationnel plus direct.

Les OBNL de taille intermédiaire (5 à 25 employés) ont suffisamment de spécialisation pour bénéficier d'une structure fonctionnelle, où des départements comme la collecte de fonds, les programmes et les finances ont chacun un responsable clairement désigné. Le défi à ce stade est la coordination interdépartementale — la structure fonctionnelle favorise la spécialisation, mais peut créer des silos si vous n'êtes pas intentionnel dans la communication entre les équipes.

Les grands OBNL (25 employés et plus) ont souvent besoin d'un modèle matriciel ou divisionnel. Une structure divisionnelle est logique si vos programmes fonctionnent dans des régions géographiques distinctes ou servent des populations clairement différentes. Une structure matricielle fonctionne bien lorsque le personnel doit contribuer à plusieurs programmes simultanément tout en appartenant à un département fonctionnel. À cette échelle, un organigramme purement hiérarchique devient difficile à gérer et ralentit la prise de décision.

‍

Tenez compte de la nature de votre mission

Votre mission ne se résume pas à ce que vous faites — elle détermine la façon dont votre organisation doit être structurée pour bien accomplir ce travail.

Un organisme de prestation de services directs (banque alimentaire, refuge, clinique de santé) a généralement besoin d'une hiérarchie de gestion de programme claire avec des contrôles opérationnels solides. Un organigramme fonctionnel ou hiérarchique maintient la responsabilisation claire lorsque vous gérez une prestation de services à volume élevé.

Un organisme de politiques ou de représentation bénéficie souvent d'une structure plus plate, où les équipes doivent se déplacer rapidement et collaborer entre les différents enjeux. Des lignes hiérarchiques rigides peuvent ralentir le travail transfonctionnel que la représentation exige.

Un organisme fédéré ou à sections — qui opère dans plusieurs villes ou régions — a presque toujours besoin d'un modèle divisionnel pour donner à chaque section une autonomie suffisante tout en maintenant une gouvernance centrale et une cohérence d'image.

‍

Utilisez ce tableau comparatif pour guider votre décision

‍

‍

La bonne structure n'est pas permanente. De nombreux OBNL commencent avec un organigramme plat, passent au modèle fonctionnel à mesure qu'ils recrutent, et adoptent éventuellement des éléments d'un modèle matriciel à mesure que les programmes se multiplient. Votre organigramme devrait refléter où vous en êtes maintenant — avec de la place pour évoluer.

‍

‍

Exemples concrets d'organigrammes d'OBNL

Comprendre les types d'organigrammes en théorie est utile. Les voir se déployer dans des organisations réelles l'est encore plus. Voici trois exemples représentatifs — petit, moyen et grand OBNL — qui montrent comment la structure évolue et pourquoi chaque organisation a fait les choix qu'elle a faits.

‍

Exemple 1 : Petit OBNL communautaire — structure plate

Type d'organisation : Banque alimentaire locale de quartier, 3 employés rémunérés, 20 à 30 bénévoles réguliers

Structure utilisée : Plate

Représentation : La directrice générale ou le directeur général se trouve au sommet. Directement en dessous, au même niveau horizontal, se trouvent une coordonnatrice ou un coordonnateur des programmes et une coordonnatrice ou un coordonnateur du développement et des communications. Les bénévoles sont représentés comme une ressource partagée sous les deux coordonnateurs, gérés par la personne qui assure les opérations cette semaine-là.

Pourquoi ça fonctionne : Avec seulement trois employés rémunérés, un organigramme plat est la seule structure qui reflète fidèlement le fonctionnement de l'organisation. Tout le monde contribue à la collecte de fonds, tout le monde touche aux programmes, et le DG ou la DG prend la plupart des décisions directement. Un organigramme hiérarchique à plusieurs niveaux déformerait une réalité où les trois membres du personnel interagissent quotidiennement et où la ligne hiérarchique formelle est rarement invoquée.

À surveiller : À mesure que le nombre de bénévoles augmente, l'absence d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur dédié aux bénévoles crée un manque de capacité. L'organigramme plat devrait être revu lorsque l'effectif dépasse cinq personnes, car la portée de supervision du DG ou de la DG devient ingérable sans au moins un niveau intermédiaire.

‍

Exemple 2 : OBNL régional de taille intermédiaire — structure fonctionnelle

Type d'organisation : OBNL régional de développement de l'employabilité, 18 employés, opérant dans trois comtés

Structure utilisée : Fonctionnelle

Représentation : Le directeur général ou la directrice générale relève du conseil d'administration. Sous le DG ou la DG, quatre chefs de département dirigent des domaines fonctionnels distincts : directeur ou directrice des programmes, directeur ou directrice du développement, responsable des finances, et responsable des opérations et des ressources humaines. Chaque chef de département supervise deux à quatre employés concentrés sur leur domaine fonctionnel. Une coordonnatrice ou un coordonnateur des bénévoles est rattaché au département des programmes.

Pourquoi ça fonctionne : Avec 18 employés, cette organisation possède suffisamment de spécialisation pour bénéficier de limites claires entre les départements. Le ou la directrice du développement peut se concentrer entièrement sur la rédaction de demandes de subventions et les relations avec les donateurs sans avoir à gérer la logistique des programmes. Le ou la responsable des finances peut maintenir les contrôles financiers sans que les responsabilités opérationnelles s'y mêlent. La structure fonctionnelle permet à chaque département de développer son expertise et sa responsabilisation dans son domaine.

À surveiller : La collaboration interdépartementale — notamment entre les programmes et le développement — nécessite une coordination délibérée. L'organigramme ne montre pas les canaux de communication informels qui maintiennent l'alignement de ces équipes. De nombreux OBNL de taille intermédiaire à ce stade tirent profit de l'ajout d'un protocole de collaboration bref à côté de l'organigramme pour combler cette lacune.

‍

Exemple 3 : Grand OBNL national — structure matricielle

Type d'organisation : Organisation nationale de mentorat jeunesse, 75 employés, opérant dans 12 villes

Structure utilisée : Matricielle

Représentation : Les départements fonctionnels (programmes, développement, finances, communications, ressources humaines) s'étendent horizontalement en haut de l'organigramme. Les divisions de programme régionales (Nord-Est, Sud-Est, Centre, Ouest) s'étendent verticalement sur le côté gauche. Les employés apparaissent aux intersections — un responsable de programme régional dans le Centre, par exemple, relève à la fois du directeur ou de la directrice nationale des programmes pour les orientations programmatiques et du vice-président ou de la vice-présidente régionale pour les décisions opérationnelles dans leur zone géographique.

Pourquoi ça fonctionne : À cette échelle, le personnel doit contribuer à la fois à sa discipline fonctionnelle et à sa division régionale simultanément. Un organigramme purement hiérarchique forcerait de faux choix sur le positionnement des personnes. La structure matricielle rend la double responsabilisation explicite et donne à la direction fonctionnelle et régionale une visibilité claire sur la répartition du temps du personnel.

À surveiller : Les structures matricielles nécessitent une infrastructure de communication solide pour éviter la confusion dans les liens hiérarchiques. Le personnel ayant deux gestionnaires — l'un fonctionnel, l'autre divisionnel — a besoin d'une clarté explicite sur qui prend quelles décisions (questions de ressources humaines, évaluations de rendement, priorisation des projets). Les organisations qui utilisent un organigramme matriciel le complètent généralement par un tableau RACI ou un cadre de droits décisionnels pour éviter les lacunes d'autorité.

Ces trois exemples illustrent un principe constant : la bonne structure n'est pas la plus sophistiquée — c'est celle qui représente le plus fidèlement la façon dont votre organisation prend réellement ses décisions et accomplit sa mission.

‍

‍

Structures émergentes et non traditionnelles

Les six types d'organigrammes présentés ci-dessus représentent la façon dont la plupart des OBNL sont structurés. Mais ce ne sont pas les seules options — et pour certaines organisations, ce ne sont même pas les meilleures. Un nombre croissant d'OBNL adoptent des modèles alternatifs de gouvernance et de direction qui correspondent mieux à leurs valeurs, à leurs communautés ou à la façon dont leur travail se fait réellement.

‍

Codirection et modèles de direction partagée

Dans un modèle de codirection, deux personnes ou plus partagent le rôle de directeur général ou de directrice générale avec une autorité égale. Cette structure convient bien aux organisations qui souhaitent répartir le pouvoir intentionnellement, prévenir l'épuisement professionnel au sommet, ou intégrer des compétences complémentaires (expertise en programmes combinée à une expertise en développement, par exemple) à la direction de façon simultanée.

La codirection nécessite des ententes explicites sur le pouvoir décisionnel, les protocoles de communication et la façon dont les désaccords sont résolus. Sans ces ententes documentées, la direction partagée peut créer la même confusion qu'elle est censée éviter. Lorsqu'elle fonctionne bien, elle renforce la résilience organisationnelle — la perte d'un dirigeant ne déstabilise pas toute l'organisation.

‍

Autogestion par le personnel et modèles de gouvernance participative

Certains OBNL — notamment ceux ancrés dans des mouvements de justice sociale ou du travail — fonctionnent avec une autogestion par le personnel, où les employés gouvernent collectivement l'organisation plutôt que de rendre des comptes selon une hiérarchie traditionnelle. Dans ces modèles, les équipes prennent les décisions ensemble, le leadership est rotatif, et le conseil d'administration peut inclure des représentants du personnel avec droit de vote.

Ce modèle exige un investissement important dans les compétences de prise de décision collective et la capacité de résolution de conflits. Il ne convient pas à chaque mission ou culture. Mais pour les organisations où les personnes qui assurent les services sont aussi les personnes les plus directement concernées par la mission, il peut créer un alignement puissant entre les valeurs et les opérations.

‍

Parrainage par un organisme de bienfaisance enregistré

Le parrainage par un organisme de bienfaisance enregistré n'est pas une structure d'organigramme au sens traditionnel — c'est un arrangement légal et financier par lequel un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC héberge un projet ou une organisation émergente, lui permettant de recevoir des dons déductibles d'impôt sans constituer une entité distincte.

Pour les nouveaux programmes ou les petits projets qui ne sont pas encore prêts à mettre en place une structure organisationnelle complète, ce mécanisme offre une infrastructure opérationnelle immédiate. Toutefois, les règles de l'ARC sur la direction et le contrôle des activités caritatives encadrent strictement ce type d'arrangement : l'organisme de bienfaisance enregistré doit exercer un contrôle direct et réel sur les activités hébergées. Il ne s'agit pas d'un simple transfert de fonds. Les modalités précises varient selon les situations — il est fortement recommandé de consulter un conseiller juridique ou fiscal avant de s'engager dans ce type d'arrangement. Zeffy ne fournit pas de services juridiques, fiscaux ou comptables.

Sur le plan de l'organigramme, le responsable du projet parrainé relève généralement de la direction de l'organisme de bienfaisance parrain, plutôt que d'opérer comme une entité pleinement indépendante.

‍

Structures en réseau et collaboratives

Certains OBNL fonctionnent moins comme des organisations traditionnelles et davantage comme des centres de coordination au sein d'un réseau d'organisations partenaires, de groupes communautaires et de contractuels. Dans ces modèles, l'organigramme ressemble moins à une pyramide et davantage à une toile — l'équipe centrale est petite, mais sa portée est amplifiée grâce à des partenariats formels et informels.

Cette structure est de plus en plus courante dans les initiatives à impact collectif, les initiatives axées sur les lieux et les organisations piliers. Si votre OBNL fonctionne de cette façon, un organigramme hiérarchique standard ne représentera pas fidèlement votre travail. Une carte de réseau ou un schéma des parties prenantes sert souvent mieux ces organisations qu'un organigramme traditionnel.

Comprendre ces modèles émergents est utile même si vous ne les adoptez pas. À mesure que votre organisation grandit et que votre communauté d'employés et de bénévoles évolue, vous pourrez peut-être constater que des éléments de direction partagée ou de collaboration en réseau renforcent ce que vous faites déjà.

‍

‍

Considérations légales et réglementaires pour la structure d'un OBNL au Québec

Votre organigramme n'est pas seulement un outil de planification interne. Il a de vraies implications légales. La structure que vous couchez sur papier — et la gouvernance que vous pratiquez réellement — doit être alignée sur vos lettres patentes, vos règlements généraux et les exigences de l'ARC pour les organismes de bienfaisance enregistrés. Un écart entre ce que disent vos documents et votre façon réelle de fonctionner est l'un des problèmes de conformité les plus courants auxquels les OBNL font face.

‍

Lettres patentes

Au Québec, la constitution d'un OBNL provincial passe par le dépôt des lettres patentes auprès du Registraire des entreprises du Québec, en vertu de la Loi sur les compagnies (partie III). Pour les OBNL constitués au niveau fédéral, on parle plutôt de statuts constitutifs en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (LCOBNL), administrée par Corporations Canada.

Vos lettres patentes (ou statuts constitutifs fédéraux) définissent les membres initiaux du conseil, l'objet de l'organisation et les paramètres fondamentaux de gouvernance. Si votre organigramme reflète une structure de direction qui contredit vos lettres patentes, vous avez un problème de conformité qui doit être réglé au niveau des documents, pas seulement dans l'organigramme. (Educaloi — L'OBNL)

‍

Composition minimale du conseil d'administration

Au Québec, la Loi sur les compagnies (partie III) exige un minimum de trois administrateurs au conseil d'administration. Au fédéral, la LCOBNL prévoit un minimum d'un administrateur pour les OBNL qui ne sollicitent pas de fonds publics, et un minimum de trois pour ceux qui en sollicitent. Avant de finaliser la composition de votre conseil d'administration, vérifiez le cadre légal applicable à votre organisation — provincial ou fédéral. (Educaloi)

‍

Exigences de l'ARC pour les organismes de bienfaisance enregistrés

L'ARC n'impose pas de format d'organigramme spécifique, mais elle attend des organismes de bienfaisance enregistrés qu'ils fonctionnent avec une gouvernance indépendante. Cela signifie que le conseil d'administration doit exercer une réelle autorité de supervision sur le DG ou la DG — pas seulement sur papier, mais dans la pratique. L'ARC vérifie notamment si votre conseil dispose d'une politique de conflit d'intérêts, si les décisions en matière de rémunération sont prises de manière indépendante, et si le conseil exerce une réelle supervision financière.

La Déclaration T3010 (Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés) pose des questions détaillées sur la structure de gouvernance : l'organisation dispose-t-elle d'une politique écrite de conflit d'intérêts ? Le conseil examine-t-il la T3010 avant le dépôt ? Le DG ou la DG ou des membres de leur famille entretiennent-ils des relations d'affaires avec l'organisation ? Ces questions ne sont pas de simples obligations de divulgation — elles signalent à l'ARC et au public le sérieux de votre gouvernance. Votre organigramme devrait refléter la structure qui rend ces politiques applicables. (ARC — Organismes de bienfaisance et dons)

‍

Règlements généraux

Vos règlements généraux constituent votre document de gouvernance interne. Ils définissent la composition du conseil, le mode d'élection des dirigeants, le quorum requis pour les votes du conseil, et la façon dont l'organisation gère les grandes décisions comme l'embauche ou le renvoi du DG ou de la DG. Si votre organigramme opérationnel présente une structure qui ne correspond pas à vos règlements généraux — par exemple, un rôle de chef de l'exploitation avec une autorité exécutive que vos règlements généraux ne reconnaissent pas — vous avez créé une ambiguïté susceptible de générer un risque légal lors des transitions de direction ou des litiges.

Révisez vos règlements généraux chaque fois que vous apportez un changement structurel important à votre organisation. Il vaut la peine de consulter un conseiller juridique pour confirmer que votre structure de gouvernance, votre organigramme et vos documents fondateurs racontent tous la même histoire. Le modèle de règlements généraux pour OBNL sur le blogue de Zeffy est un bon point de départ si les vôtres ont besoin d'être mis à jour.

‍

Loi 25 et protection des renseignements personnels

Depuis septembre 2022, tout OBNL québécois qui recueille des renseignements personnels — qu'il s'agisse de donateurs, de membres ou de bénéficiaires — doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels en vertu de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels). Ce rôle n'a pas à être un poste à temps plein, mais la responsabilité doit être nommée et documentée, que ce soit dans l'organigramme ou dans les règlements généraux. C'est un élément de conformité à intégrer à votre gouvernance documentée. Pour en savoir plus, consultez la Commission d'accès à l'information du Québec.

‍

‍

Modèles gratuits d'organigrammes pour OBNL

Vous n'avez pas besoin de construire votre organigramme de zéro. Le bon modèle vous donne un point de départ clair que vous pouvez personnaliser en quelques minutes — et vous permet de documenter votre structure avant qu'elle n'existe que dans la tête des gens.

Voici trois options gratuites à mettre en favoris :

Canva propose une gamme de modèles d'organigrammes pour OBNL que vous pouvez modifier directement dans votre navigateur. Vous pouvez ajouter vos propres couleurs, logos et titres de poste sans aucune expérience en design. Canva pour les organismes à but non lucratif offre également un accès gratuit à des fonctionnalités premium — consultez notre article sur Canva pour les OBNL sur le blogue de Zeffy.

Google Slides ou Google Drawings vous permettent de créer un organigramme partageable et modifiable qui vit dans Google Drive et reste accessible à toute votre équipe. Utilisez les outils de formes et de connecteurs dans Google Drawings pour créer un organigramme hiérarchique ou fonctionnel propre, puis partagez-le via un lien.

Lucidchart offre un niveau gratuit avec des modèles d'organigrammes spécifiquement conçus pour les OBNL. Vous pouvez faire glisser et déposer des cases de rôles, ajouter des photos et exporter en PDF ou PNG lorsque vous êtes prêt à partager avec votre personnel ou à afficher dans votre base de connaissances.

Quel que soit l'outil que vous choisissez, conservez une version évolutive que votre équipe peut mettre à jour à mesure que les rôles changent — et un instantané PDF statique pour les documents d'intégration et les présentations au conseil. Un organigramme qui n'est à jour que le jour de sa création perd la majeure partie de sa valeur en moins d'un an.

‍

‍

Comment créer un organigramme d'OBNL

1. Définissez les rôles et les départements clés

La première étape consiste à bien comprendre le fonctionnement de votre OBNL. Vous devez savoir qui occupe des postes de direction et quels départements composent votre organisation. Cela vous aidera à créer un organigramme qui reflète votre structure réelle.

Commencez par dresser la liste des personnes aux postes les plus élevés, comme les membres du conseil d'administration et les dirigeants. Notez les principaux départements ou fonctions de votre organisation, y compris le marketing, les opérations, les finances et les ressources humaines. Puis définissez les postes au sein de chacun de ces départements, y compris leurs responsabilités.

‍

2. Définissez les liens hiérarchiques

Commencez par cartographier les principales relations de supervision de votre OBNL, en partant de la supervision du conseil d'administration sur le directeur général ou la directrice générale. Documentez à la fois les relations de supervision directe et les collaborations transversales qui favorisent le succès des programmes.

Établissez des distinctions claires entre les rôles de direction stratégique et les postes de gestion opérationnelle, tout en mettant en évidence les liens interdépartementaux importants qui soutiennent la prestation de la mission. Votre organigramme doit rendre les voies décisionnelles immédiatement claires pour chaque membre de l'équipe.

‍

3. Choisissez le bon type de structure

Choisissez un type d'organigramme adapté à la structure, à la taille et aux départements de votre organisation.

Un organigramme hiérarchique ou plat convient le mieux aux petits OBNL ou aux nouvelles organisations avec des rôles limités. Les grandes organisations avec de nombreux départements pourraient utiliser un organigramme fonctionnel. Si vous travaillez à l'échelle nationale ou régionale, un organigramme matriciel ou divisionnel pourrait convenir.

Quel que soit l'organigramme que vous choisissez, il doit définir clairement les rôles et les liens hiérarchiques.

‍

4. Concevez la structure organisationnelle

Un organigramme professionnel nécessite les bons outils numériques pour assurer la clarté et faciliter les mises à jour. Choisissez une plateforme qui permet un partage facile et des mises à jour rapides pour maintenir l'exactitude.

Voici quelques options courantes :

• Canva : La plateforme de design en ligne propose des modèles gratuits et payants pour les organigrammes. Vous pouvez les modifier pour les adapter à l'image de marque de votre organisation.

• Airtable : Airtable vous permet de créer un organigramme personnalisé et de le rendre accessible en ligne à tous les membres de votre équipe.

• Microsoft Office : Microsoft Word, PowerPoint et Excel sont tous dotés d'illustrations pour organigrammes.

‍

5. Rendez-le accessible et révisez-le régulièrement

Intégrez votre organigramme au système central de gestion des connaissances de votre OBNL. Hébergez-le sur des plateformes infonuagiques comme Google Drive ou SharePoint pour un accès universel par votre équipe.

Planifiez des révisions trimestrielles avec les chefs de département pour enregistrer les changements de rôles, les nouveaux postes et l'évolution des liens hiérarchiques. Incluez la version la plus récente dans les documents d'intégration et les communications d'équipe pour maintenir la clarté organisationnelle.

‍

‍

Bonnes pratiques pour concevoir un organigramme d'OBNL

1. Ajoutez les informations pertinentes

Un organigramme détaillé est essentiel dans les environnements de travail à distance ou hybrides — incluez le nom de chaque personne, son titre et ses coordonnées. Cela aide les membres de l'équipe à savoir qui contacter lorsqu'ils ont besoin d'aide. Avec ces informations, le personnel peut facilement trouver la bonne personne pour répondre à n'importe quelle question.

‍

2. Utilisez des couleurs et des formes différentes

Pour créer votre organigramme, utilisez des formes et des couleurs différentes pour identifier clairement les départements et les niveaux. Essayez une forme pour les directeurs, une autre pour les chefs de département et une troisième pour les autres membres du personnel.

Utilisez des couleurs différentes pour chaque département ou fonction principale. Ces repères visuels facilitent la navigation dans l'organigramme et permettent à chaque membre de comprendre où il se situe au sein de l'organisation.

‍

3. Limitez le nombre de flèches et de symboles

Votre organigramme n'est pas simplement une visualisation ou une carte de la structure de votre OBNL. Son objectif est de mettre en évidence les liens hiérarchiques et d'aider les employés à travailler plus efficacement. Assurez-vous qu'il est aussi clair que possible.

Réduisez le nombre de symboles, de flèches ou de lignes de connexion différents que vous ajoutez. Trop de lignes peut rendre votre organigramme accablant et difficile à naviguer.

‍

4. Formez le personnel à l'utilisation de l'organigramme

Chaque membre de votre OBNL devrait savoir comment accéder et utiliser l'organigramme.

Offrez une formation sur la structure d'organigramme choisie et sur ses liens avec leur rôle spécifique, afin de développer une compréhension commune de la structure de votre OBNL.

Comprendre les liens hiérarchiques est essentiel pour une collaboration efficace et une prise de décision à l'échelle de l'organisation. Cette connaissance garantit que les membres de l'équipe peuvent naviguer dans les processus internes efficacement tout en maintenant une responsabilisation claire.

‍

‍

Conclusion sur l'organigramme d'OBNL

Un bon organigramme fait plus que cartographier les liens hiérarchiques. Il vous force à nommer les responsabilités : programmes, opérations, finances et collecte de fonds. Cette clarté est ce qui permet aux petites équipes d'aller plus loin avec leur temps et leurs ressources.

Lorsque la collecte de fonds figure dans votre organigramme, les outils derrière ce rôle déterminent ce qui atteint réellement votre mission. Gardez chaque dollar que vous amassez avec Zeffy, la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite choisie par plus de 100 000 OBNL pour amasser plus de 2 G$. Aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction, aucuns frais de carte de crédit. Financé entièrement par les contributions volontaires des donateurs.

‍

‍

‍

Questions fréquentes sur la structure organisationnelle d'un OBNL

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍