Votre premier événement communautaire n'a pas besoin d'être élaboré pour avoir un impact réel. Voici comment créer des liens authentiques avec votre communauté de donateurs tout en gardant l'organisation simple et efficace.
Choisissez le bon format
Restez simple et accessible :
- 5 à 7 (cocktail d'après-travail québécois classique)
- Séance « dîner-apprentissage »
Pourquoi ces formats fonctionnent : ce sont des formules connues qui ne demandent ni planification complexe ni grand budget.
Planifiez intelligemment
Calendrier
- Fixez la date au moins 3 semaines à l'avance
- Prévoyez une plage de 2 à 3 heures
- Choisissez un lieu facilement accessible
- Planifiez pour environ 20 à 30 participants
Choix du lieu
- Explorez les espaces communautaires
- Recherchez des partenaires qui offrent leurs locaux
- Assurez-vous de la proximité des transports en commun et du stationnement
- Vérifiez l'accessibilité universelle
Structurez le déroulement
Exemple de programme sur 2 heures :
- 30 min — Accueil et inscription
- 20 min — Présentation de la mission
- 20 min — Histoires d'impact
- 30 min — Discussion ouverte
- 20 min — Appel à l'action et réseautage
Gardez les présentations courtes et misez sur la connexion humaine.
Maîtrisez votre budget
- Établissez des partenariats avec des entreprises locales
- Sollicitez des dons en nature
- Proposez une contribution volontaire
- Limitez les décorations à l'essentiel
- Privilégiez les échanges, pas la production
Planifiez vos communications
Avant l'événement :
- Invitation initiale (3 semaines avant)
- Premier rappel (1 semaine avant)
- Rappel final (2 jours avant)
Si vous collectez des courriels lors de l'inscription, obtenez un consentement explicite pour vos communications futures, conformément à la Loi 25 (Québec) et à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Pour en savoir plus, consultez la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) et le CRTC (crtc.gc.ca).
Après l'événement :
- Lettres de remerciement (dans les 24 heures)
- Partage de photos (dans les 48 heures)
- Mise à jour sur l'impact (dans la semaine)
Préparez votre liste du jour J
Éléments essentiels :
- Matériel de présentation de base
- Méthode de collecte de dons
Misez sur ce qui compte (et évitez les pièges)
À faire :
- Favorisez les contacts personnels
- Partagez des histoires d'impact concrètes
- Gardez les présentations courtes
À éviter :
- Créer des obstacles à la participation
- Négliger la documentation
- Manquer les occasions de remercier
Gérez votre événement avec Zeffy
Zeffy simplifie l'organisation de vos événements. Avec la plateforme, vous pouvez :
- Créez des pages d'événement professionnelles en quelques minutes
- Gérez les inscriptions automatiquement
- Envoyez des rappels automatisés à vos participants
- Encaissez les paiements sans frais
- Envoyez des reçus fiscaux automatiques aux donateurs admissibles
- Suivez les inscriptions en temps réel
Conseil pratique : les outils de gestion d'événements de Zeffy sont 100 % gratuits pour votre OBNL — aucuns frais, jamais.
Mesurez votre impact
Suivez ces indicateurs :
- Nouveaux donateurs acquis
- Nouvelles inscriptions de bénévoles
- Intérêt pour les prochains événements
Voyez plus loin
Votre premier événement n'est qu'un point de départ. Fort de ce succès, envisagez d'organiser d'autres types d'activités-bénéfice :
- Tirages (une licence de la Régie des alcools, des courses et des jeux est obligatoire au Québec — consultez racj.gouv.qc.ca pour les exigences en vigueur)
Conseil pratique : quel que soit le type d'événement que vous choisissez, Zeffy propose très probablement un modèle de formulaire adapté à vos besoins. Explorez nos différentes options de gestion d'événements pour trouver la formule idéale.
Rappelez-vous : l'objectif n'est pas la perfection — c'est de créer des liens authentiques avec votre communauté de donateurs. Restez simple, gardez votre mission au centre, et laissez votre histoire d'impact parler d'elle-même.
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