Gestion des bénévoles : guide complet pour les OBNL

Les bénévoles peuvent considérablement amplifier l'impact d'un organisme à but non lucratif (OBNL), ce qui rend leur gestion efficace indispensable. En mobilisant stratégiquement le temps et les compétences de vos bénévoles, votre organisation peut accomplir sa mission plus efficacement et rejoindre davantage de personnes.

Ce guide sur la gestion des bénévoles explore les stratégies essentielles et les pratiques exemplaires pour encadrer des groupes de bénévoles diversifiés, afin qu'ils contribuent de façon significative à la mission de votre OBNL.

Les bénévoles sont la force vive de votre organisme : ils soutiennent votre mission avec passion et engagement. Les gérer efficacement n'est pas seulement important, c'est essentiel à votre réussite. Voici comment exceller dans la gestion des bénévoles au sein de votre organisation.

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Table des matières

Qu'est-ce que la gestion des bénévoles ?

Les 4 piliers de la gestion des bénévoles

Types d'engagement bénévole

Comment gérer les bénévoles dans un OBNL

Pratiques exemplaires en gestion des bénévoles

Comment remercier vos bénévoles

En résumé : bien gérer vos bénévoles

Questions fréquentes

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Qu'est-ce que la gestion des bénévoles ?

La gestion des bénévoles est le ciment qui assure la coordination au sein de vos équipes. Ce processus comprend le recrutement, le suivi, la mobilisation et la mise en place de mesures pour fidéliser vos bénévoles.

Vos bénévoles sont les plus grands soutiens de votre organisation. Vous souhaitez qu'ils s'impliquent sur le long terme et travaillent avec la même passion et le même engagement envers la mission. Des mesures de gestion adéquates permettent d'éviter le roulement des bénévoles, ce qui vous fait économiser du temps et des coûts de formation.

Offrez-leur une expérience positive grâce à une stratégie de gestion des bénévoles efficace. Cela permet aux bénévoles de se sentir à leur place dans votre organisation, et les motive à travailler en faveur de votre vision.

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Les 4 piliers de la gestion des bénévoles

1. Recrutement des bénévoles

Le recrutement des bénévoles consiste à trouver des personnes prêtes et désireuses de s'impliquer au sein de votre OBNL.

La première étape du recrutement est de cerner vos besoins. Commencez par évaluer les objectifs de votre organisation et sa capacité actuelle. Identifiez les domaines où un soutien supplémentaire pourrait renforcer votre impact ou votre efficacité. Tenez compte à la fois des projets ponctuels et des besoins continus pour déterminer où les bénévoles peuvent contribuer le plus efficacement.

Rédigez une description claire de l'offre de bénévolat pour définir les attentes et informer les candidats sur le poste. Utilisez différents canaux pour rejoindre des bénévoles potentiels et constituez une base de données de bénévoles afin de pouvoir agir rapidement selon vos besoins.

Voici les informations à inclure dans la description de l'offre pour les bénévoles potentiels :

• Le rôle à remplir et les responsabilités associées

• Le lieu du bénévolat (à distance ou en présentiel, et où)

• Les compétences requises pour accomplir les tâches attendues efficacement

• L'engagement de temps prévu et les disponibilités souhaitées

• La formation ou l'accueil et orientation requis pour le poste

Au Québec, des plateformes comme Je Bénévole vous permettent de publier vos offres gratuitement et de rejoindre des bénévoles près de chez vous. Les Centres d'action bénévole locaux, fédérés par la Fédération des centres d'action bénévole du Québec (FCABQ), constituent également un excellent point de contact pour le recrutement local. Pour le bénévolat de compétences professionnelles, Bénévoles d'affaires met en relation des professionnels bénévoles et des organismes qui en ont besoin. Ces ressources sont complémentaires aux programmes pair-à-pair ou de référencement de votre plateforme de collecte de fonds.

Pour les bénévoles appelés à travailler auprès de personnes vulnérables (enfants, personnes aînées, personnes en situation de vulnérabilité), la vérification des antécédents judiciaires est une pratique exemplaire standard au Québec, généralement effectuée via le service de police municipal. Le Réseau de l'action bénévole du Québec (RABQ) et Éducaloi offrent des ressources utiles pour encadrer cette démarche au sein de votre OBNL.

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2. Communication avec les bénévoles

Une communication ouverte avec les bénévoles est essentielle à toutes les étapes du processus de gestion. Il s'agit d'une démarche bidirectionnelle qui exige des efforts des deux côtés. Encouragez vos bénévoles à exprimer leurs préférences et leurs besoins.

Mettez en place des canaux de communication pratiques comme Slack ou Microsoft Teams pour rester en contact avec vos bénévoles pendant et après leur travail. Élaborez un plan de communication pour partager des informations importantes et des mises à jour. Prévoyez un espace pour les questions et les commentaires des bénévoles dans ce plan.

Cela sera bénéfique pour vos bénévoles et leur montrera que vous valorisez leurs opinions et leur bien-être. Les outils de communication automatisée peuvent faciliter ces échanges avec moins d'efforts. Vous pouvez automatiser des réponses au besoin et utiliser une fonction de planification pour envoyer des infolettres régulières qui tiennent les bénévoles informés.

Au Québec, toute communication automatisée et toute base de données de bénévoles doivent respecter la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Cela implique notamment d'obtenir le consentement explicite à la collecte des renseignements, de prévoir un droit de retrait et de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre OBNL. Pour en savoir plus sur vos obligations, consultez la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

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3. Autonomisation des bénévoles

Responsabilisez vos bénévoles en leur confiant des rôles adaptés à leurs compétences et à leurs intérêts. Cela contribue à créer une expérience valorisante pour toutes les personnes impliquées dans le projet.

Offrez des occasions de formation pour vous assurer que les bénévoles sont prêts à intervenir lorsque nécessaire. Proposez différents types de formation selon les aptitudes, les compétences et les intérêts de chacun. Par exemple, les rôles de bénévolat à distance peuvent nécessiter des formations virtuelles.

Créez des vidéos de formation en ligne, du matériel hors ligne et des ressources adaptées aux différents bénévoles. Expliquez-leur leurs rôles et motivez-les régulièrement. Leur donner les moyens d'accomplir le meilleur travail possible renforce leur engagement et leur contribution.

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4. Reconnaissance des bénévoles

Le dernier pilier de la gestion des bénévoles est de les récompenser pour leur travail. Exprimez votre gratitude aux bénévoles pour le temps et l'énergie qu'ils consacrent à votre OBNL.

Montrez à vos bénévoles que votre organisation apprécie véritablement leurs compétences et leur engagement.

De nombreux organismes remercient leurs donateurs, mais oublient de reconnaître leurs bénévoles, qui sont pourtant essentiels à leurs activités continues. Témoignez votre gratitude à vos bénévoles par des cadeaux ou des lettres de remerciement. Reconnaître leurs efforts renforce les relations.

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Types d'engagement bénévole

Bénévolat événementiel

Le bénévolat événementiel désigne l'implication de bénévoles pour soutenir, planifier, organiser et animer des événements comme des collectes de fonds, des festivals communautaires, des galas-bénéfice et des compétitions, entre autres. Les rôles et responsabilités principaux d'un bénévole événementiel peuvent comprendre :

• Le marketing

• La vente de billets

• La mobilisation des donateurs

• La supervision et la sécurité

• L'envoi de demandes de dons

• Le nettoyage après l'événement

• Les suivis avec des lettres de remerciement et des formulaires de rétroaction

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Bénévolat de compétences

La comptabilité, le droit ou les relations publiques requièrent une assistance spécialisée. Des personnes ayant de l'expérience dans ces domaines et les compétences appropriées peuvent faire du bénévolat au sein de votre organisation.

Cette implication peut être ponctuelle ou à long terme, selon la relation avec le bénévole et son intérêt.

Certains organismes manquent de ressources et cherchent des bénévoles aux aptitudes spécialisées pour combler des lacunes dans leurs domaines d'expertise. Ces bénévoles apportent leur savoir-faire professionnel pour construire, améliorer et élargir la capacité d'un organisme à servir sa communauté. Au Québec, Bénévoles d'affaires est une ressource de premier plan pour ce type de bénévolat.

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Bénévolat à long terme

Le bénévolat à long terme repose sur des relations solides et durables entre le bénévole et l'organisation. Il implique un partenariat de projet continu et engagé, avec des attentes claires.

Les personnes profondément connectées à une cause peuvent s'engager dans le bénévolat à long terme. Elles souhaitent voir l'impact et la différence que leur contribution apporte à la communauté.

Peu de bénévoles s'engagent à long terme, mais ceux qui le font sont des atouts précieux pour votre OBNL.

Grâce à un programme de fidélisation des bénévoles bien pensé et mobilisateur, vous pouvez transformer des bénévoles occasionnels en bénévoles fidèles. Organisez des événements annuels ou réguliers de reconnaissance et témoignez votre gratitude pour les initiatives des bénévoles. Cela maximise les chances que les personnes restent engagées auprès de votre OBNL.

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Bénévolat administratif

Les bénévoles administratifs peuvent faire économiser à votre OBNL un temps et des ressources considérables en prenant en charge des tâches comme la saisie de données, la réception des appels et la tenue de dossiers. Cela permet au personnel de se concentrer sur les activités liées à la mission principale.

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6 rôles du gestionnaire de bénévoles dans un OBNL

1. Organiser les opérations bénévoles

Le gestionnaire de bénévoles agit comme coordonnateur et travaille étroitement avec les bénévoles. Il évalue leurs compétences et leur confie les tâches les mieux adaptées à leurs aptitudes.

Les gestionnaires échangent régulièrement avec les bénévoles. Comprendre leurs forces et leurs points à améliorer leur permet de tirer le meilleur de chaque bénévole.

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2. Planifier les horaires des bénévoles

Vous pouvez disposer d'un nombre suffisant de bénévoles, mais si vous n'affectez pas les bonnes personnes aux bonnes tâches, la mission risque de ne pas atteindre les résultats souhaités. Un gestionnaire de programme de bénévolat efficace évalue les besoins des projets et veille à ce que chaque projet bénéficie d'une couverture bénévole adéquate.

Les gestionnaires de programme tiennent compte des préférences et des disponibilités des bénévoles. Avec les bons outils de planification, la gestion des bénévoles devient plus simple.

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3. Recruter et former les bénévoles

Les gestionnaires de bénévoles s'occupent également du recrutement et de la formation. Ils publient des offres de bénévolat, trient les candidatures, sélectionnent les candidats et accueillent les nouveaux membres. Ils gèrent le processus d'accueil de bout en bout et fournissent la formation et les ressources nécessaires pour équiper les bénévoles des compétences et connaissances requises pour leur rôle.

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4. Développer les ressources nécessaires aux bénévoles

Un logiciel de gestion des bénévoles peut aider ces derniers à se familiariser avec leurs tâches et à travailler efficacement. Les ressources permettent aux bénévoles d'obtenir les instructions nécessaires et de travailler de façon autonome, sans intervention constante d'un gestionnaire.

Ces ressources peuvent inclure des modules de formation, des guides d'apprentissage et des manuels à l'intention des bénévoles.

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5. Suivre les données sur les bénévoles

Le suivi des données est une responsabilité essentielle du gestionnaire de bénévoles. Les OBNL ont besoin d'informations à jour sur leurs bénévoles pour planifier des événements, gérer les budgets et allouer les ressources.

Les gestionnaires responsables font le suivi des données sur les bénévoles, comme les sondages de satisfaction, les moyennes d'efficacité, les taux de mobilisation et de fidélisation, ainsi que les chiffres d'optimisation des ressources. Rappel important : conformément à la Loi 25, conservez uniquement les renseignements nécessaires à la gestion de votre programme de bénévolat, documentez votre politique de conservation et prévoyez une procédure de destruction sécurisée des données.

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6. Collaborer avec les autres gestionnaires

Les gestionnaires de bénévoles coordonnent leur travail avec les autres responsables de département. Ils travaillent avec les responsables des autres programmes de bénévolat et collaborent pour déployer efficacement les bénévoles dans divers projets.

Comprendre les objectifs des campagnes et suivre leur progression font partie des principales responsabilités du gestionnaire.

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Pratiques exemplaires en gestion des bénévoles

1. Préparez un processus d'accueil et d'orientation complet

Votre processus d'accueil et d'orientation permet aux bénévoles de se familiariser avec votre organisation. Définissez un parcours d'intégration simple qui couvre les responsabilités. Incluez des informations sur la mission, les politiques et les lignes directrices de votre OBNL.

Ce processus clarifie les rôles des bénévoles et les aide à s'intégrer à l'organisation. Il pose des bases solides pour un programme de bénévolat positif et productif.

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2. Communiquez clairement vos attentes

Définir ce que votre OBNL attend des bénévoles facilite leur capacité à répondre à vos exigences.

Créez un document avec les exigences de base du poste dans le cadre de votre programme de bénévolat. Par exemple :

• S'engager à au moins cinq heures par semaine pendant au moins trois mois

• Posséder de solides compétences en communication pour interagir avec les clients, les donateurs et le grand public

• Avoir de l'expérience en saisie de données, classement, tâches comptables de base, etc.

La clarté est essentielle pour attirer les bons bénévoles et s'assurer qu'ils sont prêts et fiables.

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3. Tenez compte des préférences de vos bénévoles

Prendre en considération les préférences des bénévoles, c'est reconnaître leur valeur. Utilisez votre logiciel de gestion des bénévoles pour suivre les préférences de vos bénévoles lors de l'attribution des tâches, de la planification des horaires et du choix des canaux de communication.

Cela contribue à bâtir une relation saine avec les bénévoles. Plus vous vous montrez attentif à leurs besoins, plus ils sont susceptibles de continuer à s'impliquer auprès de votre organisation. Prenez en compte les commentaires des bénévoles pour comprendre l'évolution de leurs besoins et préférences.

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4. Reconnaissez officiellement les heures de bénévolat

Émettez un relevé annuel des heures de bénévolat à chaque bénévole. Ce document est précieux pour leur curriculum vitæ, leurs demandes de bourses scolaires ou leur reconnaissance professionnelle. Il témoigne concrètement de l'importance que votre OBNL accorde à la contribution de chacun. Cette pratique est courante au Québec et renforcera la fidélisation de vos bénévoles à long terme.

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Comment remercier vos bénévoles

Une lettre de remerciement officielle peut souligner que vous valorisez ce qu'ils apportent et que vous reconnaissez leurs efforts.

Voici d'autres façons de témoigner votre gratitude à vos bénévoles :

• Rédigez une lettre de remerciement officielle

• Envoyez-leur une carte pour leur anniversaire

• Mentionnez-les sur vos réseaux sociaux

• Appelez-les personnellement pour les remercier

• Créez des certificats de participation

• Organisez des événements annuels de reconnaissance des bénévoles

• Mettez en place un tableau d'honneur des bénévoles

• Mettez leurs histoires en valeur dans votre infolettre

• Créez des publications sur les réseaux sociaux pour partager leurs succès ou une histoire d'impact illustrant leur contribution

• Créez un babillard de reconnaissance pour souligner les efforts exceptionnels

• Offrez aux bénévoles des occasions d'accéder à des rôles de leadership

• Négociez des rabais auprès de commerces locaux partenaires

• Invitez les bénévoles et leur famille à des événements de réseautage et à des rassemblements

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En résumé : bien gérer vos bénévoles

Les OBNL comptent sur des personnes dévouées, prêtes à consacrer leur temps, leurs compétences et leurs efforts. Une gestion efficace des bénévoles est essentielle pour maximiser l'impact de ces précieux contributeurs à la mission de votre organisation. Encouragez la communication, formez-les bien, reconnaissez leurs efforts et donnez-leur de l'espace pour grandir.

Si la gestion des bénévoles est cruciale, la collecte de fonds reste un défi majeur pour de nombreux OBNL, notamment en raison des frais liés aux plateformes. Offrez à vos bénévoles les bonnes ressources pour mener à bien des collectes de fonds réussies. Songez à utiliser Zeffy, une plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite, pour compléter vos efforts bénévoles et maximiser l'impact de votre organisation.

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Questions fréquentes

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