Fidéliser vos bénévoles : 10 stratégies pour les garder engagés

La rétention des bénévoles peut sembler un travail sans fin, surtout quand vos bénévoles jonglent entre leur emploi, leur famille et d'autres engagements. Fidéliser une équipe bénévole est l'un des défis les plus courants pour les organismes à but non lucratif (OBNL), qui dépendent de ces personnes précieuses pour maintenir leurs frais d'exploitation bas et maximiser l'impact de chaque don.

Au Québec, le bénévolat est un pilier du tissu social. Pourtant, sans les ressources et l'attention nécessaires pour recruter, former et mobiliser efficacement, les OBNL peinent souvent à maintenir l'intérêt de leurs bénévoles. Montrer à vos bénévoles à quel point ils comptent est essentiel. Voici nos meilleurs conseils pour y parvenir.

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Qu'est-ce que la rétention des bénévoles ?

La rétention des bénévoles mesure la capacité d'un organisme à maintenir l'engagement et la fidélité de son équipe bénévole dans le temps. L'objectif est de conserver un groupe stable de personnes enthousiastes à l'idée de contribuer leur temps et leurs compétences à la mission de l'organisation.

Les stratégies de rétention des bénévoles misent sur des actions qui font en sorte que les gens se sentent valorisés, soutenus et satisfaits de leur expérience. Le résultat : des bénévoles qui restent actifs et impliqués à long terme.

L'importance de la rétention des bénévoles tient aussi aux économies qu'elle génère : moins de roulement signifie moins de dépenses en recrutement et en formation, libérant ainsi des ressources pour les priorités de votre OBNL.

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10 conseils pour fidéliser vos bénévoles

• 1. Soignez la première impression

• 2. Gardez une longueur d'avance sur vos bénévoles

• 3. Demandez à vos bénévoles ce qu'ils aimeraient faire

• 4. Redonnez à vos bénévoles

• 5. Fidélisez vos bénévoles par la rétroaction

• 6. Remerciez vos bénévoles

• 7. Créez un sentiment d'appartenance

• 8. Rendez le bénévolat agréable

• 9. Offrez des occasions de développement

• 10. Soulignez les jalons tout au long du parcours bénévole

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1. Soignez la première impression

Préparez votre trousse d'accueil avant même de commencer à recruter. Que vos bénévoles soient des donateurs de longue date ou qu'ils découvrent votre OBNL pour la première fois, les accueillir chaleureusement est la première étape. Même si un accueil en personne est idéal, ce n'est pas toujours possible.

Voici ce que devrait contenir votre trousse d'accueil :

• Un aperçu de votre OBNL : valeurs, mission, historique.

• Quelques projets réalisés.

• Une visite de vos locaux ou du lieu de l'événement.

• L'impact concret que leur bénévolat aura sur les personnes aidées.

• Une description de leurs tâches.

• Une présentation de quelques membres de l'équipe.

• Un document de référence à conserver en cas de questions.

Cette démarche aide vos nouveaux bénévoles à comprendre votre OBNL (un message cohérent est essentiel) et à se sentir plus proches de votre cause.

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2. Gardez une longueur d'avance sur vos bénévoles

Le temps de vos bénévoles est précieux. La meilleure façon de leur témoigner votre reconnaissance, c'est de le respecter. Voici quelques actions simples pour rendre leur engagement vraiment utile :

• Informez-les à l'avance de ce qu'ils feront et du moment où ils le feront.

• Créez un groupe sur les médias sociaux, un fil de messages texte ou une chaîne de courriels pour qu'ils puissent se mettre à l'aise et s'entraider.

• Désignez une personne-ressource (comme un gestionnaire de bénévoles) pour répondre à toutes leurs questions.

• Prévoyez un plan B en cas de surréservation. (Oui, ça arrive — et c'est un beau problème à avoir !)

• Alternez les tâches répétitives et nécessaires avec des tâches plus stimulantes.

• Publiez votre calendrier de bénévolat bien à l'avance.

• Faites preuve de souplesse dans la planification et proposez des plages horaires variées.

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3. Demandez à vos bénévoles ce qu'ils aimeraient faire

Une entreprise à but lucratif n'engagerait probablement pas quelqu'un sans expérience en construction pour bâtir ses nouveaux locaux. En tant qu'OBNL, vous ne pouvez pas toujours être aussi sélectif, mais rien ne vous empêche de demander à vos nouveaux bénévoles ce qu'ils aiment faire, ce qu'ils ont accompli par le passé et ce qu'ils aimeraient apprendre.

Ces trois questions montreront à vos bénévoles que vous vous intéressez à eux et que vous ferez de votre mieux pour que leur expérience de bénévolat soit enrichissante :

• Quelles compétences ou expériences pourraient être les plus utiles à notre organisation ?

• Y a-t-il des tâches ou des domaines qui vous passionnent ou sur lesquels vous aimeriez en apprendre davantage ?

• Combien de temps pouvez-vous consacrer, et préférez-vous des projets ponctuels, des rôles à long terme ou quelque chose entre les deux ?

Leurs réponses vous permettront de mieux connaître vos nouveaux bénévoles et de leur trouver un rôle qui leur convient, augmentant ainsi leurs chances de rester longtemps.

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4. Redonnez à vos bénévoles

Vos bénévoles consacrent beaucoup de temps à votre OBNL. Et, oui, même si la satisfaction d'aider une bonne cause est en elle-même une récompense, investir dans vos bénévoles ne passera pas inaperçu.

Les aider à apprendre et à progresser grâce à des ateliers, du mentorat et de la formation les responsabilisera et leur montrera que vous êtes aussi dévoué à eux qu'ils le sont à votre cause. Vous pourriez même envisager de leur offrir l'accès gratuit à des événements auxquels ils ne participent pas en tant que bénévoles, un avantage apprécié qui renforce leur sentiment d'appartenance.

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5. Fidélisez vos bénévoles par la rétroaction

Même si vous ne voyez que des sourires, vérifier auprès de vos bénévoles comment les choses se passent est indispensable. Leur demander comment vous vous en sortez est essentiel pour les fidéliser.

Encore plus important : écouter leur rétroaction et agir en conséquence. Pour vous adapter et vous améliorer à partir de ce que les bénévoles partagent sur leur expérience, vous pourriez envoyer un sondage ou organiser un bilan après une grande activité-bénéfice.

Donner de la rétroaction à vos bénévoles est tout aussi essentiel, même s'ils ne sont pas des employés rémunérés. Soyez attentif à leur rendement, fournissez des commentaires constructifs après les événements importants et appuyez-les avec des formations qui montrent que vous investissez dans leur développement.

Un logiciel de gestion des bénévoles peut aider votre OBNL, de la formation bénévole à l'organisation de sondages.

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6. Remerciez vos bénévoles

Cela peut sembler évident, mais il est facile d'oublier la reconnaissance bénévole dans le feu d'une activité-bénéfice ou devant une liste de tâches interminable. Et la différence se fait sentir quand votre remerciement est sincère et personnalisé, au-delà de la simple politesse.

Reconnaître le temps et les efforts de vos bénévoles aura un effet positif et durable. Un simple merci à la fin d'un quart de travail, une lettre de remerciement, un dîner à l'occasion ou même des articles promotionnels à l'effigie de votre OBNL peuvent montrer à quel point vous appréciez tout ce qu'ils font.

Un logiciel de gestion des bénévoles peut aussi vous aider à automatiser des messages envoyés à des moments clés.

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7. Créez un sentiment d'appartenance

Les bénévoles souhaitent faire partie de quelque chose qui va au-delà de leurs tâches. Pour y parvenir, il faut les unir en une communauté sur laquelle ils peuvent s'appuyer.

Organiser des activités sociales, des activités de cohésion d'équipe ou des rassemblements informels favorise ce sentiment d'appartenance. Quand les bénévoles ont l'impression d'être à leur place, ils sont beaucoup plus enclins à revenir.

Voici quelques idées d'activités sociales pour fidéliser vos bénévoles :

• Soirées de remerciement après une activité-bénéfice

• Repas-partage thématiques

• Pique-niques ou barbecues où ils peuvent inviter leurs proches

• Activités de cohésion d'équipe

• Rassemblements thématiques pour les fêtes

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8. Rendez le bénévolat agréable

Le bénévolat est un travail plein de sens, mais il n'a pas à être austère. Pensez à intégrer des éléments qui rendent l'expérience plaisante et légère.

Que ce soit par des rôles bénévoles créatifs, des défis entre équipes ou simplement en célébrant ensemble les petites victoires, rendre le bénévolat divertissant peut stimuler l'engagement et maintenir le moral au beau fixe.

L'objectif : que vos bénévoles attendent avec impatience leur prochain quart de travail, parce qu'ils apprécient vraiment l'expérience.

Voici quelques idées :

• Des journées thématiques (couleurs, époques, etc.).

• Ludifier l'expérience bénévole avec des points attribués à diverses activités pour motiver les gens à se présenter et à s'investir.

• Planifier un voyage bénévole où tout le monde peut combiner une escapade de fin de semaine avec du bénévolat.

• Mettre sur pied un comité des activités composé de bénévoles qui proposeront des idées adaptées au groupe.

• Organiser des moments de partage où les nouveaux bénévoles entendent ce qui a amené les autres à s'impliquer et ce qui les passionne dans ce travail.

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9. Offrez des occasions de développement

Beaucoup de bénévoles cherchent à développer de nouvelles compétences et à évoluer sur le plan professionnel. À mesure que vous apprenez à les connaître, réfléchissez à des façons de les aider à acquérir une expérience utile à leurs aspirations et à leur carrière.

Par exemple, vous pourriez collaborer avec un bénévole créatif qui souhaite développer ses compétences en conception graphique pour les visuels de votre prochaine activité-bénéfice. Ou encore, un étudiant en comptabilité pourrait observer votre processus de tenue de livres et prêter main-forte pendant la saison fiscale (avril-mai au Québec).

Quand vous montrez à vos bénévoles que leur épanouissement personnel et professionnel compte pour votre organisation, ils seront davantage portés à s'investir sur le long terme.

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10. Soulignez les jalons tout au long du parcours bénévole

Reconnaître les contributions de vos bénévoles peut avoir un effet considérable sur la rétention. Soulignez les jalons importants, comme les anniversaires de bénévolat ou la réussite de projets significatifs, de manière créative, pour leur montrer que leur apport a vraiment compté.

Anticipez le cycle de vie d'un bénévole et identifiez les moments clés à mettre en valeur. Par exemple, la Semaine de l'action bénévole (organisée par Bénévoles Canada chaque mois d'avril depuis 1943) est un moment idéal pour organiser des activités de reconnaissance qui marqueront les esprits. La Journée internationale des bénévoles (5 décembre, instaurée par l'ONU) est une autre occasion annuelle à inscrire à votre calendrier.

Voici quelques jalons à souligner :

• Premier jour de bénévolat

• Premier grand événement

• Premier anniversaire de bénévolat

• Cinquième activité-bénéfice soutenue

• La Semaine de l'action bénévole (3e semaine d'avril) : planifiez des activités de reconnaissance annuelles en vous appuyant sur les ressources de Bénévoles Canada.

• Nomination au Prix Hommage bénévolat-Québec : ce programme annuel du gouvernement du Québec reconnaît l'apport exceptionnel de bénévoles partout dans la province. C'est une reconnaissance externe inspirante pour vos bénévoles les plus dévoués.

• Et plus encore…

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En conclusion : fidéliser vos bénévoles à long terme

Maintenir vos bénévoles heureux et engagés n'est pas toujours simple, mais avec un peu d'attention et d'effort, c'est tout à fait réalisable. Les bénévoles sont plus enclins à rester quand vous leur témoignez de la reconnaissance, leur offrez des occasions de développement et maintenez une atmosphère souple et agréable.

En restant organisé, en communiquant ouvertement et en créant une communauté bienveillante, vous les aiderez à se sentir inspirés et motivés à continuer de s'impliquer. Pour rester au fait de toutes vos activités de collecte de fonds et amasser davantage avec l'appui de votre équipe bénévole, essayez la plateforme de collecte de fonds de Zeffy — 100 % gratuit.

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Questions fréquentes : comment fidéliser vos bénévoles

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