Logiciel de gestion des membres sans frais : les meilleures options pour les OBNL

Un logiciel de gestion des membres constitue le cœur des relations solides avec les donateurs fidèles qui font avancer la mission d'un organisme à but non lucratif.

La gestion efficace des donateurs, les inscriptions en ligne, la collecte de dons et des rapports analytiques robustes sont tous des outils essentiels pour les OBNL et les organisations basées sur l'adhésion.

Les logiciels de gestion des membres qui offrent ces fonctionnalités et d'autres options de premier plan aident les organismes à but non lucratif à organiser des événements, à gérer les adhésions et à améliorer leur marketing par courriel.

Voici les meilleures options de logiciels de gestion des membres sans frais adaptées aux OBNL québécois.

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Les meilleurs logiciels de gestion des membres sans frais en un coup d'œil

• 1. Zeffy

• 2. Yapla

• 3. Wild Apricot

• 4. CanaDon

• 5. Raklet

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des membres pour OBNL ?

Les logiciels de gestion des membres pour OBNL sont conçus pour aider les organismes à but non lucratif à gérer efficacement leurs membres. De nombreux logiciels de gestion des membres incluent des fonctionnalités permettant aux OBNL de simplifier des tâches comme :

• Stocker les renseignements des membres

• Gérer les renouvellements et les inscriptions

• Communiquer avec les membres et stimuler leur engagement

• Gérer les inscriptions aux événements

• Gérer les événements

• Traiter les paiements

• Produire des rapports et des analyses

Les organisations basées sur l'adhésion peuvent s'appuyer sur des logiciels payants ou sans frais pour gérer les données des membres et les paiements en ligne dans un seul outil, afin de demeurer stratégiques et de fidéliser leurs donateurs.

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Choisir un logiciel de gestion des membres : les fonctionnalités essentielles

Lorsqu'un organisme à adhésion évalue un logiciel de gestion des membres, plusieurs fonctionnalités doivent être examinées pour s'assurer qu'elles correspondent aux besoins de votre organisation :

Centralisez votre base de membres

Les OBNL et organisations à adhésion devraient chercher une base de données robuste pour gérer leurs membres, stocker les informations de façon sécurisée et simplifier leur organisation et leur consultation.

Automatisez les renouvellements et inscriptions

Un processus de renouvellement et d'inscription simple et fluide est une autre fonctionnalité essentielle d'un logiciel de gestion des membres. Un logiciel qui inclut des rappels de renouvellement automatisés et un processus d'inscription intuitif allège les tâches administratives, augmente les paiements récurrents et simplifie les communications avec les membres pour les organismes aux ressources limitées.

Communiquez avec vos membres

Les outils de communication tels que le marketing par courriel, les infolettres et les médias sociaux aident les organismes à but non lucratif à communiquer de façon stratégique avec leurs membres. Ces fonctionnalités permettent aux OBNL d'envoyer des messages personnalisés à des types de membres spécifiques ou à des individus ciblés.

Au Québec, les organismes qui collectent des renseignements personnels (incluant des données de membres) doivent respecter la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Choisissez un logiciel qui vous permet de gérer les consentements, les demandes d'accès et les retraits de communications. (Commission d'accès à l'information du Québec)

Gérez vos événements

Les outils de gestion d'événements aident les organismes à planifier, promouvoir et gérer leurs activités grâce à des fonctionnalités d'inscription et de collecte de fonds, comme :

• Inscription aux événements

• Billetterie

• Suivi des présences

• Formulaires de don en ligne

• Collecte de fonds pair-à-pair

• Billets de tirage

Encaissez les paiements en ligne

Un traitement des paiements sécurisé est une autre fonctionnalité cruciale d'un logiciel de gestion des membres. Les outils permettant aux OBNL d'encaisser les cotisations, les dons, les revenus des inscriptions aux événements et d'autres transactions en ligne peuvent augmenter les revenus et contribuer à renforcer les relations avec les donateurs.

Un logiciel qui encaisse les cotisations et les dons doit accepter différents modes de paiement et plusieurs devises pour maximiser les revenus. Il est important de surveiller les frais cachés, les coûts supplémentaires ou la nécessité de passer à une version payante pour accéder aux fonctionnalités dont vous avez besoin.

Un bon logiciel doit également pouvoir émettre des reçus fiscaux conformes aux exigences de l'Agence du revenu du Canada (ARC), avec numéro d'enregistrement d'organisme de bienfaisance et toutes les mentions obligatoires.

Suivez vos résultats avec des rapports

Une base de données centralisée qui suit l'engagement des membres, les inscriptions aux événements, les dons en ligne et bien plus encore peut fournir des informations précieuses sur les tendances d'adhésion, les succès en matière d'engagement, les données financières et davantage. Un logiciel de gestion des membres qui génère des rapports et des espaces membres personnalisables permet aux organismes à but non lucratif d'adapter leurs stratégies de collecte de fonds en ligne pour mieux rejoindre leur communauté.

Intégrez vos outils existants

Les OBNL doivent s'assurer que leur logiciel de gestion des membres est compatible avec leurs autres logiciels et plateformes, comme les systèmes CRM ou les logiciels de comptabilité, avant de faire leur choix. Lors de l'évaluation de chaque outil, recherchez des capacités avancées comme la possibilité de personnaliser les champs, les formulaires d'adhésion et les flux de travail.

Misez sur la simplicité d'utilisation

La plupart des OBNL n'ont pas leur propre service informatique, il est donc essentiel que le logiciel soit facile à utiliser. Recherchez un logiciel de gestion des membres qui offre des ressources de formation et de la documentation pour l'intégration et l'utilisation continue. Assurez-vous que le logiciel est accessible tant pour les membres que pour l'administration de l'organisme.

Choisissez un outil qui suit votre croissance

Une question importante que les organisations à adhésion doivent se poser lors du choix d'un logiciel de gestion des membres est la suivante : cet outil peut-il s'adapter à la croissance de votre organisme ?

Les signes de scalabilité incluent :

• Aucune limite sur le nombre de membres

• Aucune limite sur les utilisateurs administrateurs

• Ajout ou extension facile des fonctionnalités

• Solutions en mode infonuagique (SaaS)

• Personnalisation avancée

Les avis d'utilisateurs réels constituent également une excellente façon d'évaluer la capacité d'évolution d'un logiciel de gestion des membres.

Évaluez le coût réel

Le coût est le facteur le plus important pour la plupart des OBNL. Lors du choix d'un logiciel de gestion des membres, vous devez évaluer les coûts initiaux et les frais de transaction pour déterminer quel outil correspond le mieux au budget de votre organisme.

Le traitement des paiements peut entraîner des frais importants, et certaines fonctionnalités peuvent également représenter un coût élevé à mesure que votre collecte de fonds prend de l'ampleur.

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Quel type de logiciel choisir ?

Choisir un logiciel SaaS sans frais

Accessibilité

Les solutions SaaS sont généralement hébergées et maintenues par un fournisseur tiers. Les OBNL peuvent accéder à ce logiciel via Internet.

Service à la clientèle

Les fournisseurs SaaS offrent généralement un meilleur service à la clientèle, incluant :

• Dépannage technique

• Intégration et prise en main

• Ressources supplémentaires

Sécurité

Les fournisseurs SaaS peuvent offrir une meilleure sécurité et une meilleure conformité aux règlements pour la gestion des cotisations et le traitement des paiements.

Coût

De nombreux logiciels SaaS de gestion des membres facturent des abonnements mensuels ou des frais de transaction, mais Zeffy permet aux organismes de gérer leurs adhésions et d'amasser des fonds sans frais !

Choisir un logiciel libre (open source) pour la gestion des membres

Personnalisation

Le logiciel libre peut offrir plus de flexibilité et de personnalisation puisque les utilisateurs ont accès au code source.

Coût

En général, le logiciel libre est gratuit, mais des coûts supplémentaires pour l'hébergement, la personnalisation, le soutien et la maintenance peuvent s'ajouter.

Service à la clientèle

Le soutien pour les logiciels libres peut varier. Bien que certains offrent des forums et un soutien communautaire, ce type de logiciel peut être limité. Les utilisateurs doivent s'assurer de mettre en place leurs propres mesures de sécurité et de conformité.

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Le meilleur logiciel de gestion des membres 100 % gratuit pour les OBNL

Le logiciel de gestion des membres de Zeffy

Zeffy est un logiciel de gestion des membres 100 % gratuit qui offre une base de données de donateurs, des options de renouvellement d'adhésion et une plateforme de collecte de fonds.

Pourquoi Zeffy convient parfaitement à votre OBNL ?

• Créez plusieurs paliers d'adhésion

• Gérez les options de renouvellement d'adhésion (annuel, dates précises, sans expiration)

• Simplifiez la gestion des données des membres dans plusieurs types de campagnes

• Envoyez automatiquement des cartes de membre numériques à vos membres

• Offrez le renouvellement automatique des adhésions

• Filtrez selon le statut d'adhésion pour une meilleure gestion des contacts

• Envoyez des courriels à des groupes ou à des contacts et membres individuels via Zeffy

• Émettez des reçus fiscaux automatiques conformes aux exigences de l'ARC pour chaque achat d'adhésion

Inconvénients

Des limites existent au niveau des options de rapports et de base de données. Impossible de suivre les numéros de sièges ou de séparer les billets d'événements et les dons, ce qui peut alourdir le travail administratif.

Limites du plan sans frais

Aucune. 100 % des revenus générés vont à votre mission. Avec toutes les autres plateformes, vos donateurs donnent 100 $ et vous recevez 97 $ ou moins.

Tarification pour les plans avancés

Toutes les fonctionnalités du logiciel Zeffy sont offertes sans frais.

Témoignage

« Mon expérience globale avec Zeffy est absolument incroyable. Ils m'ont fait économiser non seulement de l'argent, mais aussi du temps. C'est définitivement le meilleur site à utiliser pour la collecte de fonds. Zeffy gère tout avec précision. Ils font le suivi de tout pour vous et les dons sont versés au moment prévu. Ils éliminent toute inquiétude. » — Kim R.

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La meilleure plateforme tout-en-un québécoise pour la gestion des membres

Yapla : la plateforme tout-en-un québécoise

Yapla est la plateforme de gestion tout-en-un la plus utilisée par les OBNL au Québec. Conçue à Montréal, elle offre un module Membres complet avec formulaire d'adhésion, gestion des cotisations, espace membre et paiements en ligne.

Pourquoi Yapla convient à votre OBNL ?

• Gérez les formulaires d'adhésion, les renouvellements et les cotisations

• Offrez un espace membre sécurisé à vos adhérents

• Organisez des événements avec billetterie intégrée

• Acceptez les dons et les cotisations en ligne

• Bénéficiez d'une interface entièrement en français, conçue pour les organismes québécois

• Intégrez vos outils existants grâce aux API disponibles

Inconvénients

Yapla est une solution payante au-delà des fonctionnalités de base. Les frais de transaction s'appliquent selon le plan choisi, ce qui représente un coût réel pour les OBNL à budget limité.

Limites du plan sans frais

Yapla propose un plan d'entrée limité en fonctionnalités. Pour accéder à l'ensemble des outils de gestion des membres, un abonnement payant est requis.

Tarification pour les plans avancés

Consultez le site de Yapla pour les tarifs actuels en dollars canadiens (les tarifs SaaS sont sujets à changement).

Note de l'éditeur : Yapla est solide et bien adapté au marché québécois, mais ses plans payants représentent un coût continu. Si votre budget est serré, Zeffy offre les mêmes fonctionnalités essentielles — à la différence que c'est 100 % gratuit, sans frais de plateforme ni frais de transaction.

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Le meilleur logiciel de gestion des membres automatisé

Wild Apricot : la solution automatisée

Wild Apricot est un puissant logiciel infonuagique qui automatise et simplifie les tâches liées à la gestion des membres.

Pourquoi Wild Apricot convient à votre OBNL ?

• Créez un formulaire d'adhésion optimisé pour mobile, accessible sur le Web

• Personnalisez avec des paliers d'adhésion, des codes de réduction et des courriels de bienvenue automatisés

• Gérez les adhésions de groupe pour les familles, les équipes et les entreprises

• Automatisez les renouvellements des membres

• Permettez aux bénévoles et aux membres d'accéder à la base de données en ligne

• Créez des pages Web réservées aux membres

• Gérez les événements

• Gérez la base de données de courriels et de contacts

• Applications mobiles disponibles

Inconvénients

Si les OBNL ne passent pas à un abonnement payant après la période d'essai, leur compte sera supprimé. De plus, Wild Apricot propose son interface principalement en anglais, ce qui peut limiter son adoption par les organismes francophones du Québec. Yapla constitue une alternative francophone à envisager.

Limites du plan sans frais

Le plan sans frais est limité à trente jours.

Tarification pour les plans avancés

Les plans Wild Apricot débutent à 60 $ CAD/mois pour jusqu'à 100 contacts. Les prix augmentent avec le nombre de contacts. Des plans de paiement d'un et de deux ans offrent des rabais de 10 % et 15 %.

Témoignage

« J'avais un 5 km caritatif dont j'avais accepté de coordonner les inscriptions et je prévoyais tout faire manuellement. Un ami m'a recommandé Wild Apricot alors j'ai essayé la version d'essai. C'était incroyablement simple à utiliser pour regrouper toute l'information de l'événement en un seul endroit. Il restait encore quelques éléments à gérer manuellement, mais Wild Apricot était tellement plus efficace ! La possibilité de faire l'enregistrement depuis mon téléphone était une bénédiction. » — Kevin W.

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La meilleure option pour les organismes de bienfaisance enregistrés au Canada

CanaDon : l'outil bilingue canadien

CanaDon est une plateforme bilingue canadienne qui offre des outils de base pour aider les organismes de bienfaisance enregistrés à gérer leurs donateurs et leurs membres. Elle se distingue par l'émission automatique de reçus fiscaux conformes aux exigences de l'ARC.

Pourquoi CanaDon peut convenir à votre OBNL ?

• Recevez des dons en ligne avec émission automatique de reçus fiscaux conformes à l'ARC

• Gérez vos donateurs et votre base de membres dans un seul outil bilingue

• Bénéficiez d'une plateforme reconnue par les organismes de bienfaisance enregistrés canadiens

• Accédez à des ressources de formation et à du soutien en français

Inconvénients

CanaDon prélève des frais sur chaque transaction, contrairement à Zeffy qui est 100 % gratuit. Les fonctionnalités de gestion des membres sont plus limitées que celles des plateformes spécialisées comme Yapla ou Zeffy.

Limites du plan sans frais

CanaDon ne propose pas de plan entièrement sans frais pour la gestion des membres. Des frais de traitement s'appliquent sur les transactions.

Tarification pour les plans avancés

Consultez le site de CanaDon pour les détails tarifaires actuels.

Note de l'éditeur : CanaDon est particulièrement utile pour les organismes de bienfaisance enregistrés qui souhaitent une solution clé en main avec émission de reçus fiscaux. Si vous cherchez une option sans aucuns frais, Zeffy offre les mêmes reçus fiscaux conformes à l'ARC, sans frais de plateforme ni de transaction.

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Le meilleur logiciel de gestion des membres avec interface intuitive

Raklet : la solution facile à utiliser

Raklet offre une solution tout-en-un facile à utiliser et abordable pour les OBNL.

Pourquoi Raklet convient à votre OBNL ?

• Envoyez des rappels et des renouvellements automatisés

• Émettez des cartes de membre numériques

• Consultez des rapports d'engagement des membres

• Filtrez, étiquetez, segmentez et exportez les données des donateurs

• Publiez du contenu réservé aux membres

Inconvénients

Impossible d'accéder aux fonctionnalités supplémentaires sans s'abonner à des plans à prix plus élevé.

Limites du plan sans frais

Le plan sans frais de Raklet est limité à 100 contacts, un seul administrateur, 1 250 courriels par mois et un champ personnalisé.

Tarification pour les plans avancés

Les plans supplémentaires débutent à 49 $ CAD/mois et peuvent aller jusqu'à 399 $ CAD/mois.

Témoignage

« L'équipe de soutien est vraiment serviable. Nous pouvons facilement les joindre par téléphone ou par appel vidéo. L'équipe d'ingénierie livre constamment de nouvelles fonctionnalités et améliorations. C'est très facile d'importer des membres, d'attribuer des cotisations et d'encaisser les paiements en ligne. Nous l'utilisons pour la gestion des membres au Center for Financial Inclusion at Accion. » — Garrett J.

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Faites avancer votre mission avec un logiciel de gestion des membres

Les logiciels de gestion des membres sans frais pour les OBNL offrent un éventail varié d'outils, chacun répondant aux besoins spécifiques des différentes organisations. Que vous cherchiez une solution infonuagique pour la gestion des donateurs, la gestion des adhésions ou la collecte de paiements en ligne, il est essentiel d'évaluer les limites et le coût réel de chaque logiciel avant de faire votre choix.

Si vous avez décidé que la solution de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy est le logiciel de gestion des membres qui vous convient, nous vous invitons à créer votre compte sans frais dès aujourd'hui !

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