Gestion des risques pour les OBNL : guide pratique pour protéger votre organisme

Chaque organisme à but non lucratif (OBNL) fait face à des risques susceptibles de compromettre sa mission : gestion financière déficiente, incidents de confidentialité, enjeux de conformité ou crises imprévues. Sans plan structuré de gestion des risques, ces perturbations peuvent nuire à votre réputation et freiner votre impact.

Une gestion efficace des risques vous aide à identifier, évaluer et maîtriser les menaces pour protéger votre organisme et préserver sa mission.

Ce guide vous présente des étapes concrètes pour gérer les risques intelligemment afin que votre OBNL reste résilient face à tous les obstacles.

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Table des matières :

L'importance de la gestion des risques pour les OBNL

4 éléments d'une stratégie efficace de gestion des risques

7 types courants de risques à prévenir

Téléchargez notre liste de vérification gratuite sur la gestion des risques

Comment outiller votre OBNL pour gérer ses risques

Pour conclure : la gestion des risques en OBNL

Questions fréquentes sur la gestion des risques en OBNL

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L'importance de la gestion des risques pour les OBNL

Une gestion stratégique des risques constitue le socle d'opérations durables pour tout OBNL. Elle permet à votre organisme de remplir sa mission tout en protégeant ses ressources, sa réputation et ses relations.

Une approche bien structurée ne sert pas uniquement à prévenir les problèmes ; elle crée aussi des occasions de croissance et d'innovation.

Les principaux avantages d'une gestion efficace des risques comprennent :

• Un impact sur la mission renforcé :
  En cernant et en traitant tôt les obstacles potentiels, votre OBNL peut consacrer davantage de ressources aux personnes aidées et moins à la gestion de crises.

• Une confiance accrue des parties prenantes :
  Démontrer une gestion proactive des risques renforce la confiance de vos donateurs, de vos bénévoles et de vos partenaires communautaires.

• Une meilleure allocation des ressources :
  Comprendre votre paysage de risques aide à prioriser les investissements dans les domaines les plus importants pour votre mission.

• Une plus grande résilience organisationnelle :
  Les OBNL bien préparés peuvent s'adapter rapidement aux défis et maintenir la continuité de leurs services lors d'événements imprévus.

• Des prises de décisions éclairées :
  Une évaluation des risques fondée sur des données fournit de précieux renseignements pour la planification stratégique et le développement de programmes.

Ces avantages créent un socle plus solide pour le succès à long terme et l'impact communautaire de votre OBNL.

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4 bonnes pratiques d'une stratégie efficace de gestion des risques

1. Cernez les risques

La première étape pour bâtir une stratégie de gestion des risques consiste à identifier les enjeux propres à votre organisme. Analysez chaque aspect de vos activités pour repérer les zones vulnérables.

L'équipe de direction, le personnel et les membres du conseil d'administration peuvent offrir un éclairage précieux sur les risques critiques et récurrents. Avec leur aide, passez en revue les activités, les finances et les programmes de votre OBNL afin de détecter les risques. Recherchez, par exemple, les lacunes dans vos processus de sollicitation des donateurs, de gestion des donateurs et d'organisation d'événements.

L'analyse des incidents passés permet de prévoir les vulnérabilités futures avec plus de précision. Sollicitez régulièrement la rétroaction de vos parties prenantes : bénévoles, donateurs et membres de la communauté.

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2. Évaluez, analysez et priorisez les risques

Utilisez des outils comme une matrice d'évaluation des risques pour déterminer lesquels traiter en priorité. Deux questions simples guident cette priorisation :

• Quelle est la probabilité que ce risque se concrétise ?

• Quels dommages pourrait-il causer ?

Les risques les plus probables et les plus graves doivent être traités immédiatement. Par exemple, au Québec, un incident de confidentialité touchant les renseignements personnels (RP) de vos donateurs — qu'il s'agisse d'hameçonnage, d'un accès non autorisé à votre base de données ou de la perte d'un ordinateur contenant des données sensibles — peut déclencher les obligations de la Loi 25 : avis obligatoire à la Commission d'accès à l'information (CAI) et aux personnes concernées si le risque de préjudice est sérieux (CAI — Incidents de confidentialité). Les risques de moindre probabilité ou d'impact limité, comme un retard dans la publication d'une publication sur les réseaux sociaux, peuvent simplement être surveillés au fur et à mesure.

Tenez également compte des risques inhérents à votre OBNL. Si votre organisme dépend d'un seul grand donateur pour la majeure partie de son financement, le risque associé à la perte de ce donateur est considérable. Traitez ces enjeux en priorité pour éviter des répercussions en cascade sur le moral des bénévoles, les engagements de la mission et la confiance des donateurs.

Dans le cadre de l'évaluation des risques liés aux renseignements personnels, la Loi 25 oblige également les OBNL à réaliser une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout projet impliquant des données personnelles ou tout transfert de RP hors Québec (Gouvernement du Québec — Protection des renseignements personnels).

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3. Atténuez et contrôlez les risques

Une fois les risques prioritaires identifiés, l'étape suivante consiste à les gérer et à les réduire en coordonnant votre équipe et en arrêtant une stratégie de gestion des risques globale.

Commencez par déterminer si l'enjeu concerne l'ensemble de l'organisme ou si des équipes spécifiques peuvent le résoudre. Établissez des procédures normalisées (PNO) qui précisent le rôle et l'échéancier de chaque personne impliquée dans le processus de gestion des risques.

Mettez ensuite en place des contrôles internes pour protéger vos finances et vos opérations. Par exemple, exiger l'approbation de deux personnes pour les dépenses importantes peut prévenir la fraude. Complétez les efforts de votre équipe avec un logiciel comptable pour OBNL sécurisé afin de protéger les renseignements des donateurs et de suivre les transactions financières avec précision.

Pour maintenir votre statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC (Agence du revenu du Canada), votre OBNL doit produire chaque année la Déclaration T3010 et respecter les règles sur les reçus fiscaux officiels. Des audits indépendants peuvent vous aider à vérifier votre conformité et à éviter les amendes (ARC — Organismes de bienfaisance et dons).

La Loi 25 impose également la désignation d'un responsable de la protection des renseignements personnels dont le nom et les coordonnées doivent être publiés sur votre site web depuis le 22 septembre 2022.

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4. Suivez et révisez les risques

Vérifier régulièrement l'efficacité de vos stratégies de gestion des risques vous permet de faire évoluer vos plans à mesure que vous grandissez et lancez de nouvelles initiatives. Pour rester en avance sur les risques potentiels et vous adapter aux nouvelles réalités du secteur, communiquez fréquemment avec votre équipe de gestion des risques et consultez vos indicateurs de performance.

Les autoévaluations permettent également de mesurer l'impact de vos politiques actuelles et de détecter les lacunes avant qu'elles ne deviennent de problèmes majeurs.

Par exemple, réviser vos processus financiers et vos pratiques de sécurité des données peut révéler si vos mesures de protection se renforcent. Les risques plus simples, comme les lacunes de compétences dans l'équipe et leurs répercussions, peuvent aussi être atténués grâce à des révisions régulières.

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7 types courants de risques pour les OBNL à prévenir

1. Cyberattaques et incidents de confidentialité

Les OBNL conservent souvent des renseignements personnels sensibles sur leurs donateurs, ce qui en fait des cibles pour les cyberattaques.

Au Québec, un incident de confidentialité — hameçonnage, rançongiciel, vol d'un appareil contenant des données de donateurs ou accès non autorisé — peut déclencher des obligations importantes en vertu de la Loi 25 : tenir un registre des incidents de confidentialité (même pour les incidents mineurs), aviser la CAI et les personnes concernées si le risque de préjudice est sérieux. Les amendes peuvent atteindre 25 M$ ou 4 % du chiffre d'affaires mondial (CAI — Incidents de confidentialité et mesures de sécurité). Investir dans un système sécurisé et former régulièrement votre équipe contribue à prévenir ces incidents.

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2. Instabilité financière

Les ralentissements économiques ou les changements de priorités chez les donateurs peuvent réduire le financement. Les OBNL qui dépendent de sources de financement limitées, comme une seule subvention ou quelques grands donateurs, sont particulièrement vulnérables. Une stratégie de diversification des revenus est indispensable pour gérer ce risque financier.

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3. Risques juridiques et de conformité

L'évolution des lois et le renforcement des réglementations posent des défis aux OBNL, notamment en ce qui concerne le maintien du statut d'organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC et les obligations de déclaration. Le non-respect des exigences peut entraîner des amendes, la perte du statut et une rupture de confiance avec les donateurs. Des révisions juridiques régulières permettent aux OBNL de demeurer conformes.

Au Québec, les obligations de conformité comprennent notamment :

• Le maintien du statut auprès de l'ARC (Déclaration T3010 annuelle, règles sur les reçus fiscaux officiels).

• La conformité à la Loi 25 (désignation d'un responsable des RP, EFVP avant tout transfert de données hors Québec, politique de confidentialité accessible en français sur votre site web).

• Les obligations provinciales spécifiques selon vos activités — par exemple, une licence de la RACJ (Régie des alcools, des courses et des jeux) est requise pour tout tirage ou 50/50 au Québec (RACJ).

Vos obligations Loi 25 en 4 points :

1. Désignez un responsable de la protection des renseignements personnels et publiez son nom et ses coordonnées sur votre site web.
2. Tenez un registre des incidents de confidentialité, même pour les incidents mineurs.
3. Réalisez une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) avant tout projet impliquant des données personnelles ou tout transfert de RP hors Québec.
4. Affichez une politique de confidentialité accessible depuis toutes les pages de votre site, rédigée en français clair (CAI — Protection des renseignements personnels).

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4. Défis en ressources humaines

La concurrence avec les entreprises à but lucratif rend difficile pour les OBNL d'attirer et de retenir des employés compétents. Un fort taux de roulement, une formation insuffisante et l'épuisement professionnel des membres du personnel compliquent le fonctionnement des organismes.

Envisagez d'offrir des avantages équitables et des programmes de formation à rythme libre pour réduire l'inconfort des employés et maintenir des équipes solides.

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5. Atteinte à la réputation

Des erreurs comme une communication mal gérée, l'utilisation de propos discriminatoires ou l'ajout de frais cachés sur les dons peuvent nuire à la réputation de votre OBNL et fragiliser les relations avec les donateurs. De solides stratégies de communication avec les donateurs et des politiques internes claires contribuent à gérer et à réduire ces risques.

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6. Risques stratégiques liés à l'adoption de la technologie

La technologie peut améliorer le fonctionnement des OBNL, mais l'utilisation d'outils désuets ou la mise en œuvre déficiente de nouveaux systèmes peut causer plus de tort que de bien. Assurer la formation des équipes et veiller à ce que les nouveaux outils soient sécurisés et fonctionnels permet d'éviter ces problèmes.

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7. Risques liés aux changements climatiques

Les catastrophes naturelles et les changements climatiques créent des défis pour les OBNL, particulièrement ceux qui œuvrent en aide aux sinistrés ou dans des zones à risque élevé. Élaborez des plans de contingence, mobilisez des ressources supplémentaires, formez une équipe de relève pour éviter les pertes et renforcez régulièrement les capacités de gestion du stress de votre équipe.

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Téléchargez notre liste de vérification gratuite sur la gestion des risques

Une liste de vérification structurée vous aide à passer en revue chaque catégorie de risques de façon systématique. Créez votre compte Zeffy gratuitement pour accéder à nos ressources pour OBNL et commencer à sécuriser votre collecte de fonds dès aujourd'hui.

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Comment outiller votre OBNL pour gérer ses risques

Gérer les risques ne requiert pas nécessairement des logiciels d'entreprise coûteux. Les OBNL québécois peuvent mettre en place des mesures efficaces avec des outils accessibles et des processus bien documentés.

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Cartographiez vos données personnelles

Dressez un inventaire simple de tous les renseignements personnels que vous collectez : données de donateurs, coordonnées de bénévoles, informations sur les membres. Un tableur structuré ou votre CRM suffit pour commencer. Cet exercice est le point de départ de toute démarche de conformité à la Loi 25.

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Centralisez vos données dans un CRM sécurisé

La dispersion des données de donateurs et de membres dans des fichiers Excel sur différents ordinateurs représente elle-même un risque de sécurité. Centralisez ces informations dans un CRM sécurisé pour réduire les risques d'accès non autorisé, faciliter les sauvegardes et assurer la continuité des opérations en cas de départ d'un membre de l'équipe.

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Adoptez une plateforme de collecte de fonds sécurisée

Choisissez une plateforme qui héberge les données de donateurs de façon sécurisée et conforme à la réglementation. Zeffy, la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite pour OBNL, gère les paiements et protège les renseignements personnels sans frais — ce qui vous permet de vous concentrer sur votre mission plutôt que sur la gestion des risques technologiques (Zeffy — Collecte de fonds sans frais).

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Consultez les ressources gratuites disponibles pour les OBNL

Plusieurs ressources québécoises gratuites peuvent vous aider à renforcer votre posture de sécurité et de conformité :

• Cybereco (cybereco.ca) — OBNL québécois spécialisé en cybersécurité offrant guides, formations et accompagnement aux organisations communautaires.

• Commission d'accès à l'information (CAI) (cai.gouv.qc.ca) — guides officiels sur la Loi 25, les obligations des organismes et les formulaires d'avis d'incident.

• Interjeunes — Trousse Loi 25 pour OBNL (interjeunes.org/loi-25) — ressource pratique destinée aux organismes communautaires et de jeunesse.

• ARC — Organismes de bienfaisance (canada.ca) — tout ce dont vous avez besoin pour maintenir votre statut d'organisme de bienfaisance enregistré et produire votre Déclaration T3010.

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Documentez vos procédures internes

Des procédures normalisées (PNO) claires et à jour réduisent le risque lié au roulement du personnel. Documentez les processus clés : gestion des dons, émission des reçus fiscaux, gestion des accès informatiques et réponse aux incidents. Révisez ces documents au moins une fois par année.

Formez votre équipe en continu

La formation régulière de votre personnel et de vos bénévoles sur la cybersécurité, la protection des renseignements personnels et les procédures d'urgence est l'un des investissements les plus rentables en gestion des risques. Prévoyez au minimum une séance annuelle et un rappel lors de l'intégration de chaque nouvelle personne.

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Pour conclure : la gestion des risques en OBNL

Gérer les risques est indispensable pour les OBNL qui souhaitent protéger leur mission, leurs ressources et leur réputation.

S'il est impossible d'éliminer tous les risques, disposer d'une stratégie claire vous assure de pouvoir relever les défis efficacement et de rester concentré sur vos objectifs. Des révisions régulières, des politiques claires et une approche proactive aident les organismes à anticiper les défis émergents.

La plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy peut soutenir vos efforts en gérant les paiements des donateurs de façon sécurisée et en protégeant les renseignements personnels sensibles. En utilisant des solutions de confiance, votre OBNL peut rester concentré sur son impact tout en réduisant les risques potentiels.

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Questions fréquentes sur la gestion des risques en OBNL

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