7 logiciels de gestion des bénévoles pour les OBNL

Les logiciels de gestion des bénévoles transforment la façon dont les organismes à but non lucratif coordonnent leur ressource la plus précieuse : leurs bénévoles. 

Sans système adéquat, les OBNL se débattent avec des horaires chaotiques, des communications manquées et des bénévoles peu mobilisés. Les méthodes dépassées freinent votre mission — c'est pourquoi il vaut la peine d'utiliser la technologie pour transformer votre programme de bénévolat et améliorer la gestion de vos bénévoles.

Le meilleur logiciel de gestion des bénévoles s'intègre harmonieusement aux opérations existantes de votre OBNL, ce qui améliore l'efficacité et la satisfaction des bénévoles. Découvrez comment le bon outil peut vous aider à gérer vos bénévoles, que ce soit pour des initiatives ponctuelles ou des campagnes multi-événements d'envergure.

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7 logiciels de gestion des bénévoles pour les OBNL

1. Bloomerang Volunteer
2. Mobilize
3. Bugle
4. VolunteerMark
5. NonProfitEasy (Lumaverse)
6. POINT
7. Yapla

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des bénévoles ?

Un logiciel de gestion des bénévoles est un outil numérique complet conçu pour simplifier l'ensemble du cycle de vie des bénévoles au sein d'un OBNL. Il automatise et structure les processus clés, notamment :

• Recrutement

• Accueil et intégration

• Planification des quarts de travail

• Communication

• Suivi des heures

• Production de rapports

Ces systèmes offrent une plateforme unifiée aux coordonnateurs et coordonnatrices de bénévoles, éliminant le besoin de jongler entre plusieurs outils et réduisant le fardeau administratif. Parmi les fonctionnalités courantes, on trouve les profils de bénévoles personnalisables, les portails en libre-service, l'intégration avec les systèmes CRM de gestion des donateurs, et les applications mobiles.

En exploitant ces outils, les OBNL peuvent renforcer l'engagement des bénévoles et améliorer les taux de fidélisation. La nature globale de ces logiciels permet aux organismes de créer une expérience fluide pour leurs bénévoles, de l'inscription jusqu'à l'implication à long terme.

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4 avantages d'un logiciel de gestion des bénévoles

1. Centralisez tout sur une seule plateforme

Le recrutement, la planification des horaires et la communication sont les piliers d'une gestion efficace des bénévoles. Imaginez utiliser des plateformes différentes pour chacun de ces processus — ce peut être un véritable casse-tête pour les OBNL disposant de ressources limitées.

Regrouper ces tâches sur une seule plateforme est la clé, et c'est précisément ce que les outils de gestion des bénévoles permettent d'accomplir. Une solution logicielle complète simplifie le travail et offre une expérience plus cohérente pour gérer vos bénévoles.

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2. Recrutez plus efficacement

Trouver des bénévoles passionnés, prêts à mettre leurs compétences au service de la mission de votre OBNL, est déjà un défi en soi. Une plateforme performante améliore vos stratégies de gestion des bénévoles et minimise les obstacles au recrutement.

Grâce à ces outils numériques, les gestionnaires de bénévoles peuvent organiser efficacement une grande variété d'événements, des projets ponctuels aux engagements récurrents. Cette approche ciblée simplifie non seulement le processus de recrutement, mais garantit aussi une meilleure adéquation entre les compétences des bénévoles et les tâches disponibles.

Un programme de bénévolat réussi peut vous aider à améliorer vos campagnes de collecte de fonds et la participation des donateurs.

Avec le meilleur logiciel de gestion des bénévoles pour le recrutement, les OBNL peuvent :

• Créer des formulaires d'inscription personnalisés pour les occasions de bénévolat et les quarts disponibles

• Permettre les inscriptions en groupe ou pair-à-pair

• Concevoir un processus de candidature adapté à vos besoins

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3. Automatisez vos communications

Automatiser les communications avec vos bénévoles inscrits stimule l'engagement et améliore la fidélisation. Les coordonnateurs et gestionnaires de bénévoles peuvent créer des messages automatisés ou des courriels pour accueillir chaque nouveau bénévole. 

Configurez des rappels par courriel pour tenir vos bénévoles informés de leurs prochaines affectations. Planifier ces rappels de façon stratégique réduit les absences et facilite la gestion de vos bénévoles au quotidien.

Voici comment les outils d'automatisation peuvent améliorer vos communications :

• Simplifiez l'auto-enregistrement et suivez la présence des bénévoles sans effort

• Envoyez des messages de remerciement personnalisés pour exprimer votre reconnaissance

• Utilisez des options multicanaux — courriel, SMS et messagerie intégrée — pour une meilleure portée

• Maintenez une base de données consultable pour une gestion efficace des contacts

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4. Simplifiez l'accueil de vos bénévoles

Le logiciel de gestion des bénévoles simplifie le processus d'intégration en vous permettant d'automatiser la paperasse, de planifier les séances d'orientation et de remettre efficacement le matériel de formation. Cela fait gagner du temps aux coordonnateurs et crée une première impression positive pour les nouveaux bénévoles.

En simplifiant ces étapes initiales, les organismes aident leurs bénévoles à commencer à contribuer plus rapidement et à se sentir valorisés dès le départ. Cette intégration en douceur dans le processus de gestion des bénévoles mène souvent à une meilleure fidélisation et à des bénévoles plus engagés dans l'ensemble.

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Notre sélection de 7 logiciels de gestion des bénévoles

Tous les prix indiqués dans le tableau ci-dessous sont en dollars américains (USD). Tenez compte du taux de change canadien et des frais de transaction transfrontaliers avant de prendre votre décision.

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1. Bloomerang Volunteer

Bloomerang intègre la gestion des bénévoles et des donateurs sur une seule plateforme, ce qui simplifie les flux de travail et élimine le besoin de systèmes séparés. 

En centralisant les données des bénévoles et des donateurs, la plateforme améliore l'efficacité et fait gagner du temps. Elle aide également à repérer de nouvelles occasions de collecte de fonds au sein de votre bassin de bénévoles et offre des fonctionnalités robustes de gestion des données pour un accès simplifié.

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Ce que Bloomerang Volunteer offre aux OBNL

• Permet des flux de recrutement flexibles

• Fournit des rapports de bout en bout

• Comprend des outils de filtrage et de planification des horaires

• Dispose de fonctionnalités d'automatisation pour fidéliser les bénévoles

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Témoignage

« Choisir InitLive (maintenant Bloomerang Volunteer) a été notre premier pas vers un véritable système de gestion des bénévoles pour notre tournoi régional de sciences. Nous avons évalué de nombreuses plateformes concurrentes et, même si c'était un peu cher pour notre budget limité, nous avons été satisfaits de notre choix. Chaque année, les fonctionnalités s'améliorent. » — John O

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2. Mobilize

Mobilize fournit aux OBNL les outils nécessaires pour recruter et gérer efficacement leurs bénévoles dès le départ. La plateforme simplifie les inscriptions de bénévoles et renforce l'engagement grâce à des rappels automatisés et une planification facile de plusieurs événements. 

Mobilize offre également des fonctionnalités de production de rapports robustes pour suivre les activités et la fidélisation des bénévoles.

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Ce que Mobilize offre aux OBNL

• Configurez des événements récurrents à plusieurs quarts de travail

• Fonctionnalité de recrutement pair-à-pair

• Automatisez les courriels et les messages texte pour les rappels pré-événement et les sondages post-événement

• Flux d'approbation et niveaux de permission simples à utiliser

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Témoignage

« Dans l'ensemble, j'apprécie vraiment Mobilize ! C'est une petite plateforme de niche qui fonctionne bien pour les organismes à but non lucratif. » — Sara Y

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3. Bugle

Bugle simplifie la gestion des bénévoles en regroupant les tâches sur une seule plateforme. Il facilite l'organisation d'événements communautaires et renforce l'engagement des bénévoles grâce à des fonctionnalités de recrutement et d'intégration simples.

La plateforme est intuitive et facile à utiliser, ce qui rend la configuration et la mise en œuvre rapides et efficaces.

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Ce que Bugle offre aux OBNL

• Permet un nombre illimité de bénévoles sans frais

• Inscription aux événements simple et efficace

• Gérez les quarts de vos bénévoles

• Permettez les enregistrements et les départs numériques

• Formulaire de décharge de responsabilité numérique

• Offrez l'envoi de messages texte en masse

• Rapports d'impact détaillés

• Suivez les heures de bénévolat et la performance par section

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Témoignage

S.O.

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4. VolunteerMark

VolunteerMark est un système complet de gestion des bénévoles conçu pour simplifier les processus de recrutement, de planification des horaires et de communication des OBNL. 

Il offre une gamme d'outils qui rendent la gestion des bénévoles efficace et performante, permettant aux organismes de se concentrer sur leur mission sans alourdir leurs tâches administratives.

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Ce que VolunteerMark offre aux OBNL

• Créez et gérez des événements de bénévolat ponctuels, fixes ou flexibles

• Fonctionnalités intégrées de messagerie texte, courriel et médias sociaux pour une communication efficace

• Suivez les heures, la performance et les quarts de vos bénévoles via un tableau de bord centralisé

• Personnalisez la gestion des données selon les besoins de votre organisme

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Témoignage

« VolunteerMark est fonctionnel et facile à utiliser. Nous nous servons du système pour réserver et gérer des groupes de bénévoles pour notre programme de repas familiaux. J'apprécie la facilité avec laquelle les groupes de bénévoles peuvent consulter les disponibilités et s'inscrire à une date. » — René

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5. NonProfitEasy (Lumaverse)

NonProfitEasy simplifie la gestion des bénévoles en facilitant les inscriptions, en assurant le suivi de la présence et en automatisant les communications.

Les OBNL peuvent gérer efficacement leur base de données de bénévoles et assurer des communications fluides grâce aux courriels automatisés et aux rappels.

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Ce que NonProfitEasy offre aux OBNL

• Créez des formulaires d'inscription de bénévoles faciles à utiliser et à partager

• Offrez des outils pour suivre les informations sur les bénévoles et produire des rapports détaillés

• Intégrez-vous à divers outils et plateformes comme Double the Donation

• Bénéficiez de fonctionnalités d'automatisation et de communications personnalisées

• Coordonnez et simplifiez vos événements

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Témoignage

« NPE a été un outil utile et fiable pour maintenir une base de données de contacts de notre communauté, tout en fournissant les outils simplifiés dont nous avons besoin pour accepter et traiter nos dons. Les options personnalisables nous permettent d'adapter la base de données à nos besoins. La formation et le soutien sont vraiment bons. » — Kerrie C.

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6. POINT

POINT figure parmi les meilleurs outils de gestion des bénévoles sans frais pour les OBNL, permettant aux organismes en croissance de se connecter avec leurs bénévoles sans dépenser beaucoup. 

La plateforme vous permet de créer une page POINT — un centre de bénévolat en ligne pour tous vos besoins de gestion. 

Vous pouvez mettre à jour les profils de votre organisme, créer des formulaires d'inscription, des liens de dons et bien plus encore. Pour attirer des bénévoles, vous pouvez facilement partager ce lien sur les médias sociaux, les sites Web et les infolettres.

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Ce que POINT offre aux OBNL

• Gérez les données de vos bénévoles dans un tableau de bord infonuagique

• Intégrez les formulaires d'inscription de bénévoles à votre site Web et à vos profils de médias sociaux

• Bénéficiez de comptes administrateurs illimités avec des permissions personnalisables

• Envoyez des notifications push pour rappeler aux bénévoles leurs prochains événements

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Témoignage

« Point App a aidé notre banque alimentaire — une entreprise laborieuse qui repose énormément sur des bénévoles — à se connecter avec un groupe de bénévoles plus large et plus diversifié provenant de partout dans la ville ! » — Lindsay B

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7. Yapla

Yapla est une plateforme québécoise tout-en-un conçue pour les OBNL canadiens. Elle combine la gestion des adhésions, des bénévoles, des événements et des dons sur une seule plateforme, avec interface bilingue français-anglais et soutien à la clientèle au Québec.

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Ce que Yapla offre aux OBNL québécois

• Gérez les adhésions et les bénévoles sur la même plateforme

• Créez des formulaires d'inscription bilingues en quelques clics

• Suivez les heures de bénévolat et exportez des rapports

• Acceptez les paiements en CAD avec conformité Loi 25

• Bénéficiez d'un soutien bilingue basé à Montréal

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Témoignage

À vérifier — aucune citation vérifiable disponible au moment de la rédaction.

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Comment choisir le bon logiciel pour votre OBNL

1. Cernez vos besoins

Commencez par repérer les points de friction dans votre processus actuel de coordination des bénévoles. Réfléchissez aux tâches qui prennent le plus de temps, aux bris de communication récurrents et aux aspects de l'engagement des bénévoles qui pourraient être améliorés.

Établissez des objectifs concrets — par exemple, augmenter la fidélisation des bénévoles d'un certain pourcentage ou réduire le temps administratif d'un nombre précis d'heures par semaine. Évaluez votre vision à long terme pour vos programmes de bénévolat et assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec votre croissance.

Au Québec, la Loi 25 encadre la collecte, l'utilisation et la conservation des renseignements personnels de vos bénévoles. Avant de choisir un logiciel, vérifiez où les données sont hébergées, comment elles sont chiffrées et si le fournisseur respecte vos obligations en matière de consentement et de notification d'incident. La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) publie des guides à l'intention des organismes pour les aider à se conformer à ces exigences.

En définissant ces besoins et ces objectifs à l'avance, vous serez mieux outillé pour choisir un système qui améliore véritablement vos capacités de gestion des bénévoles et s'aligne sur la mission de votre OBNL.

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2. Tenez compte de votre budget

Les logiciels de gestion des bénévoles sont offerts à différentes gammes de prix. Examinez les différentes structures tarifaires — facturation par utilisateur ou abonnement forfaitaire. 

Si vos ressources sont limitées, la meilleure option est de choisir un logiciel qui propose une version sans frais. Puisque vous connaissez déjà vos besoins, vérifiez si le logiciel correspond à votre budget.

Déterminez le budget maximal que votre organisme peut consacrer à la gestion des bénévoles. Notez que les versions sans frais peuvent avoir des fonctionnalités limitées. Vérifiez s'il est possible de commencer avec un forfait de base pour accéder à des fonctionnalités plus avancées ou gérer un bassin de bénévoles plus large.

La plupart des outils présentés dans cet article affichent des prix en USD. Tenez compte du taux de change canadien et des frais de transaction transfrontaliers — ou privilégiez un fournisseur canadien qui facture en CAD pour simplifier la comptabilité de votre OBNL.

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3. Pensez à l'expérience de vos bénévoles

Lors du choix de votre logiciel de gestion des bénévoles, concentrez-vous sur les fonctionnalités qui améliorent l'expérience des bénévoles. Privilégiez les interfaces faciles à utiliser qui permettent aux bénévoles de s'inscrire, de consulter leurs horaires et d'enregistrer leurs heures simplement.

Explorez les logiciels qui offrent des options en libre-service, permettant aux bénévoles de gérer leur propre profil et leurs disponibilités. En choisissant un système adapté aux préférences des bénévoles, vous améliorerez non seulement leur satisfaction, mais aussi leur engagement à long terme envers la mission de votre OBNL.

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4. Comparez les fonctionnalités

Les logiciels de gestion des bénévoles offrent de nombreuses fonctionnalités qui profitent aux OBNL de différentes façons. Une gestion efficace des bénévoles repose sur des fonctionnalités de planification des horaires, notamment la gestion des quarts et l'intégration des calendriers.

Dressez la liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer vos bénévoles. 

Parmi les autres fonctionnalités importantes, une interface facile à utiliser est essentielle. Elle permet aux administrateurs et aux bénévoles d'utiliser le système sans difficulté.

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5. Lisez les avis

Avant de prendre une décision, consultez des sites d'avis tiers pour affiner vos choix. G2 et Capterra répertorient les outils technologiques avec des évaluations et des avis d'utilisateurs pour vous aider à trouver la meilleure option.

Ces sites proposent des conseils d'experts et des avis directement de la part des utilisateurs. Lisez les avis pour évaluer la réputation et la crédibilité du fournisseur de logiciels.

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6. Privilégiez les outils bilingues et canadiens

Si votre OBNL recrute des bénévoles francophones et anglophones — à Montréal, Gatineau ou dans les régions bilingues — choisissez un logiciel qui offre une interface bilingue et un soutien à la clientèle en français. Un fournisseur canadien simplifie aussi la facturation en CAD, évite les frais de change et facilite la conformité à la Loi 25 et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

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L'essentiel à retenir

Les logiciels de gestion des bénévoles pour les OBNL offrent des outils variés adaptés aux besoins de différents organismes. Ils vont bien au-delà de la gestion de bases de données et aident pour le recrutement, la planification d'événements, la gestion des horaires et les analyses.

Prenez en compte le coût et les limites de chaque solution logicielle avant de réduire vos choix. Pour simplifier les différents processus de votre OBNL, optez pour un système centralisé de gestion des bénévoles.

Une fois vos bénévoles bien organisés, l'étape suivante consiste à les mobiliser pour vos collectes de fonds ou vos campagnes pair-à-pair. Avec Zeffy, vous collectez des dons et organisez des événements sans frais — aucun, pour que chaque dollar amassé serve votre mission.

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Questions fréquentes

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