Comment rédiger une lettre de remerciement efficace pour un don

Qu'est-ce qu'une lettre de remerciement pour un don ?

Une lettre de remerciement pour un don est une pratique tout à fait courante dans le monde des organismes à but non lucratif (OBNL). En substance, il s'agit d'une lettre de remerciement envoyée par un organisme à une personne qui a fait un don en argent ou en biens.

Bien que chaque lettre de remerciement pour un don puisse être différente, chacune comprend généralement des détails sur le don lui-même ainsi qu'un remerciement sincère. 

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Pourquoi devriez-vous remercier vos donateurs ? 

Remercier vos donateurs est essentiel pour plusieurs raisons et constitue une pratique fondamentale que tous les OBNL devraient adopter.

Remercier les donateurs aide les OBNL à :

• Bâtir des relations : Les remerciements réguliers contribuent à établir et à maintenir des relations solides avec les donateurs. Cela crée un sentiment de communauté, de loyauté et de confiance, et montre que vous vous souciez des personnes qui vous soutiennent, ce qui peut, à terme, favoriser un engagement à long terme.
  

• Encourager de nouveaux dons : Les donateurs satisfaits et reconnus sont plus enclins à redonner à l'avenir. Lorsque les donateurs savent que leurs contributions sont valorisées, ils se sentent davantage motivés à poursuivre leur soutien — ce qui est vraiment important pour la pérennité d'un OBNL : fidéliser les donateurs est souvent plus rentable que d'en trouver de nouveaux.
  

• Rester en conformité : Les lettres de remerciement servent de reçus officiels à des fins fiscales, souvent exigés par la loi fédérale. Les donateurs peuvent utiliser ces lettres pour réclamer des déductions dans leur déclaration de revenus, ce qui leur facilite la tâche pour soutenir votre organisme. 

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Quand les OBNL devraient-ils envoyer des reçus et des lettres de remerciement ?

L'envoi rapide de remerciements pour les dons est crucial pour maintenir la satisfaction des donateurs et respecter les obligations fiscales. 

En général, les OBNL devraient envoyer des reçus et des lettres de remerciement :

• Immédiatement après avoir reçu un don : Envoyer un reçu ou une lettre de remerciement immédiatement après avoir reçu un don démontre que votre organisme est efficace et qu'il valorise la contribution du donateur. Visez à envoyer ces lettres dans les 48 heures suivant la réception du don.
  

• En fin d'année : À la fin de l'année civile, envoyez un relevé annuel résumant tous les dons reçus de chaque donateur. Cela est particulièrement utile pour les donateurs lorsqu'ils préparent leur déclaration de revenus.
  

• Après une campagne ou un événement spécial : Si un don s'inscrit dans le cadre d'une campagne ou d'un événement précis, envoyez une lettre de remerciement spéciale qui y fait référence. Cette attention personnalisée peut accroître la satisfaction et la fidélité des donateurs.
  

• Après la réception d'un don majeur : Pour les dons majeurs ou les contributions importantes, envoyez une lettre de remerciement personnalisée. Celle-ci pourrait comprendre une note manuscrite ou un appel d'un membre du conseil d'administration ou du directeur général.
  

• À intervalles réguliers pour les dons mensuels ou récurrents : Pour les donateurs qui donnent chaque mois ou de façon récurrente, envoyez un reçu ou une lettre de remerciement chaque fois qu'un don est effectué. En plus des reçus mensuels, envisagez d'envoyer des relevés trimestriels ou annuels à ces donateurs. Cela les aide à suivre leurs contributions et renforce leur soutien continu.

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Types de dons pour lesquels vous devez envoyer une lettre de remerciement

Remercier correctement les dons est essentiel pour établir la confiance avec vos donateurs et assurer la conformité aux obligations fiscales. 

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1. Dons en argent

Les dons en argent comprennent toutes les contributions effectuées par argent comptant, chèque, virement bancaire ou carte de crédit.

Pour les dons de bienfaisance de plus de 250 $, l'IRS exige que les OBNL envoient des reçus de don contenant quelques informations importantes :

• Nom de votre organisme

• Montant du don : Indiquez clairement le montant du don.

• Date du don : Indiquez la date à laquelle le don a été reçu.

• Description du don : Incluez une description dans le cas de dons non monétaires.

• Renseignements fiscaux : Confirmez qu'aucun bien ou service n'a été fourni en échange du don, sauf si tel est le cas.

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Exemple : « Merci pour votre généreux don en argent de 500 $ à [organisme de bienfaisance] reçu le 15 juin 2024. Votre soutien a un impact significatif sur notre mission. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre contribution, ce qui la rend entièrement déductible d'impôt. »

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2. Dons en biens

Les dons en biens sont des contributions non monétaires telles que des biens, des services ou du temps bénévole.

Les détails à inclure dans la lettre de remerciement sont :

• Description du don : Fournissez une description détaillée des biens ou services donnés.

• Valeur estimée : Mentionnez la juste valeur marchande estimée du don, si possible.

• Renseignements fiscaux : Précisez que le donateur est responsable de déterminer la valeur à des fins fiscales.

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Exemple : « Merci pour votre don en biens de mobilier de bureau, comprenant deux bureaux et trois chaises, reçu le 1er juillet 2024. Votre contribution nous aide à créer un meilleur environnement de travail pour notre équipe. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don. »

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3. Dons en ligne

Les dons en ligne sont des contributions effectuées par le biais de votre site Web ou d'autres plateformes numériques.

Les détails à inclure dans la lettre de remerciement sont :

• Montant du don : Indiquez clairement le montant du don.

• Date du don : Indiquez la date à laquelle le don a été effectué.

• Détails de la transaction : Référencez tout numéro de transaction ou de confirmation, le cas échéant.

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Exemple : « Merci pour votre don en ligne de 100 $ effectué le 20 juin 2024. Votre soutien nous permet de poursuivre notre travail important. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre contribution. »

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4. Dons de valeurs mobilières

Les dons de valeurs mobilières impliquent le transfert de la propriété d'actions à votre organisme.

Les détails à inclure dans la lettre de remerciement sont :

• Description des valeurs mobilières : Indiquez le nombre d'actions et le nom du titre.

• Date du transfert : Notez la date à laquelle les actions ont été transférées.

• Renseignements sur la valeur : Mentionnez que le donateur est responsable de déterminer la valeur des valeurs mobilières à des fins fiscales.

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Exemple : « Merci pour votre généreux don de 50 actions de la société ABC Corporation transférées le 5 juillet 2024. Votre soutien est inestimable pour notre mission. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don. »

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5. Dons en cryptomonnaie

Les dons en cryptomonnaie sont des contributions effectuées sous forme de monnaies numériques telles que le Bitcoin ou l'Ethereum.

Les détails à inclure dans la lettre de remerciement sont :

• Type et montant de la cryptomonnaie : Indiquez le type et le montant de la cryptomonnaie donnée.

• Date du don : Indiquez la date de la transaction.

• Renseignements sur la valeur : Mentionnez que le donateur est responsable de déterminer la juste valeur marchande à des fins fiscales.

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Exemple : « Merci pour votre don de 0,5 Bitcoin reçu le 10 juillet 2024. Votre contribution nous aide à faire avancer notre cause de façon innovante. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don. »

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6. Dons planifiés

Les dons planifiés, aussi appelés dons testamentaires, sont des contributions laissées à votre organisme par voie de testament ou de planification successorale.

Les détails à inclure dans la lettre de remerciement sont :

• Description du don testamentaire : Fournissez une description du don testamentaire ou du don planifié.

• Accusé de réception du don futur : Confirmez la réception de la notification du don planifié.

• Gratitude : Exprimez une profonde gratitude et expliquez comment le don planifié soutiendra votre mission.

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Exemple : « Merci d'avoir inclus notre organisme dans votre planification successorale avec un don planifié. Votre généreux don testamentaire aura des impacts durables sur notre travail. Nous vous sommes profondément reconnaissants de votre prévoyance et de votre générosité. »

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Comment structurer correctement une lettre de remerciement pour un don

Il n'existe pas de façon unique de structurer une lettre de remerciement pour un don, mais en général, elles suivent ce format :

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En-tête 

• Papier à en-tête de l'organisme : Incluez le papier à en-tête officiel de votre OBNL en haut de la lettre.

• Date : Ajoutez la date d'envoi de la lettre.

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Salutation

• Formule de salutation personnalisée : Adressez-vous au donateur par son nom (p. ex., « Cher M. Tremblay » ou « Chère Dre Johnson »).

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Paragraphe d'ouverture

• Gratitude et confirmation : Remerciez immédiatement le donateur pour sa générosité.

• Indiquez les détails du don : Mentionnez le montant du don et la date à laquelle il a été reçu.

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Corps de la lettre

• Impact du don : Expliquez comment le don sera utilisé et son effet positif sur la mission de votre organisme ou sur un projet précis.

• Personnalisation : Le cas échéant, mentionnez tout lien personnel que le donateur entretient avec la cause ou tout soutien antérieur qu'il a apporté.

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Paragraphe de clôture

• Réitérer les remerciements : Exprimez à nouveau votre gratitude pour le soutien du donateur.

• Engagement futur : Encouragez un soutien ou une implication continus auprès de votre organisme (p. ex., participation à des événements, bénévolat).

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Formule de clôture

• Clôture chaleureuse : Terminez par une formule de clôture chaleureuse (p. ex., « Cordialement » ou « Avec toute notre gratitude »).

• Signature : Incluez le nom et le titre d'un membre du personnel ou d'un dirigeant concerné.

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Pied de page

• Coordonnées : Fournissez les coordonnées pour toute question ou pour mettre à jour les renseignements du donateur.

• Renseignements fiscaux : Incluez une mention sur la déductibilité fiscale, le cas échéant (p. ex., « Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de ce don »).

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Modèle de lettre de remerciement pour un don [téléchargement gratuit]

[Papier à en-tête de votre OBNL]

[Date]

Cher/Chère [Nom du donateur],

Merci infiniment pour votre généreux don de [montant] $ à [Nom de l'organisme] le [date]. Nous vous sommes profondément reconnaissants de votre soutien envers notre mission qui consiste à [mentionner brièvement la mission ou le projet précis].

Votre contribution permettra [expliquer comment le don sera utilisé et son impact]. Votre soutien nous permet de [mentionner les résultats concrets ou les objectifs atteints]. Nous n'y arriverions pas sans vous !

Nous avons hâte de vous tenir informé de nos progrès et espérons vous voir lors de nos prochains événements. Votre implication continue compte énormément pour nous.

Cordialement,

[Signature]

[Nom] [Titre] [Nom de l'organisme] [Coordonnées]

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Questions fréquentes sur les lettres de remerciement pour un don

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