Maîtriser les états financiers d'un OBNL : guide étape par étape (+ modèle)

Les organismes à but non lucratif (OBNL) jouent un rôle essentiel pour améliorer le quotidien des communautés qu'ils servent. Faire avancer votre mission et réaliser un travail porteur de changement, c'est avant tout gérer efficacement le flux de fonds, des donateurs jusqu'à l'impact sur le terrain.

Quatre états financiers clés sont indispensables à tout OBNL souhaitant prendre de bonnes décisions. Au-delà des exigences de l'IRS pour les organismes exonérés d'impôt, une production de rapports rigoureuse ouvre la porte à la confiance des parties prenantes et à une prise de décision stratégique éclairée.

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Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les états financiers des OBNL :

• Que sont les états financiers d'un OBNL et pourquoi sont-ils nécessaires ?

• Un regard approfondi sur les quatre principaux états financiers des OBNL

• Exemples d'états financiers pour OBNL

• Conseils pour préparer les états financiers de votre OBNL

• Comment choisir un logiciel pour simplifier le processus

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Qu'est-ce qu'un état financier pour un OBNL ?

Un état financier pour un OBNL résume l'information financière d'un exercice donné. Les OBNL doivent produire quatre états financiers, que nous détaillerons ci-dessous.

Ces documents répondent aux exigences fiscales, mais comportent de nombreux avantages supplémentaires pour les OBNL qui souhaitent rester organisés. Une vision plus détaillée de l'utilisation des fonds peut soutenir la planification financière.

Chaque état financier offre un regard unique sur le fonctionnement actuel d'un OBNL et sur les opportunités qui s'offrent à lui pour l'avenir. Le résultat : des données en temps réel pour orienter des décisions judicieuses, au service de la mission.

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Pourquoi les états financiers sont-ils nécessaires pour un OBNL ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi les OBNL disposent d'un ensemble désigné d'états financiers et à quelles autres fins ils servent. Les raisons suivantes vous aideront à en saisir les avantages avant d'examiner les états eux-mêmes.

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Exigences de l'IRS

Le formulaire 990 est un document obligatoire que tous les organismes exonérés d'impôt doivent soumettre chaque année à l'IRS. Il puise ses informations directement dans les quatre états financiers dont nous parlons ici.

Tenir vos états financiers à jour tout au long de l'année peut simplifier la saison fiscale. Plus important encore, vous maintiendrez l'exactitude de ces formulaires fiscaux critiques afin d'éviter des pénalités.

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Confiance des donateurs

Les donateurs d'aujourd'hui font leurs dons comme un prolongement de leur identité, au profit de causes qui leur tiennent à cœur. Ils cherchent à établir un lien plus profond avec les OBNL qu'ils soutiennent, et la confiance est primordiale.

Vos états financiers constituent un moyen d'instaurer la transparence auprès de vos donateurs. En montrant publiquement comment les dons sont utilisés et à quel moment, vous les impliquez à un niveau beaucoup plus profond.

Vous pourrez partager certaines portions de vos états financiers dans le cadre de votre rapport annuel de l'OBNL. Vous pourrez ainsi renforcer l'engagement de vos donateurs actuels et attirer de nouveaux membres de votre communauté.

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Relations avec les parties prenantes

Les donateurs ne sont pas les seules relations qui bénéficient d'une gestion rigoureuse des états financiers. Vous pouvez avoir un impact direct sur plusieurs catégories de parties prenantes en leur offrant ce même niveau de confiance et de transparence à travers vos rapports.

• Membres du conseil d'administration : Il est plus facile de fidéliser et de recruter des membres du conseil d'administration lorsqu'ils peuvent accéder en tout temps à des rapports financiers précis et bien organisés.

• Organismes subventionnaires : Lorsque vous faites une demande de subvention pour un OBNL, vos états financiers constitueront un atout précieux pour mettre en valeur vos activités et vos stratégies solides.

• Commanditaires corporatifs : Les organisations sont plus enclines à s'associer à votre OBNL et à commanditer des collectes de fonds lorsqu'elles comprennent clairement votre stabilité financière.

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Prise de décision stratégique

Les décisions fondées sur les données ne peuvent qu'être bénéfiques pour votre OBNL. L'information financière analysée sous différents angles vous donnera le portrait le plus complet de votre santé financière.

Que vous disposiez d'une équipe de direction interne impliquée dans vos finances ou que vous fassiez appel à un cabinet comptable externe, des états financiers précis vous montreront la meilleure voie à suivre.

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Les états financiers peuvent orienter des décisions telles que :

• Les objectifs annuels de collecte de fonds

• Les demandes de subventions

• Les échéanciers pour les projets et programmes importants

• Les stratégies liées aux grands donateurs

• La diversification des campagnes

• Les projections de croissance

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Les 4 principaux états financiers d'un OBNL

Plongeons maintenant dans ces états financiers auxquels nous faisions référence. Vous découvrirez ci-dessous la valeur de chacun, les informations à déclarer et comment ils s'articulent pour assurer la santé financière de votre OBNL.

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L'état de la situation financière

L'état de la situation financière est la version, propre aux OBNL, du bilan. Son objectif est de résumer la situation financière de votre OBNL à un moment précis.  

Ce portrait vous donnera la meilleure vue d'ensemble de ce que vous possédez, de ce que vous devez et de ce qui est disponible aujourd'hui.

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Critères de déclaration clés :

• Actifs : Tenez compte de toutes les ressources que vous possédez ayant une valeur économique. Les actifs courants comprennent les liquidités et tout ce que vous prévoyez convertir en espèces pour une utilisation au cours de l'année, comme les stocks ou la marchandise de boutique en ligne.

Vous devriez également inclure les actifs non courants dans votre état de la situation financière. Cela comprend les placements à long terme, les propriétés, les équipements et tout autre élément que vous ne prévoyez pas convertir en liquidités utilisables au cours de l'année.

• Passifs : Pensez à tout ce que votre OBNL pourrait devoir ou à ses obligations de paiement à venir. Vous pouvez classer les passifs en courants et non courants, tout comme vous l'avez fait pour les actifs.

Les passifs courants, comme les emprunts à court terme ou les comptes fournisseurs, sont exigibles au cours de l'année. Les passifs non courants comprennent toute dette à long terme ou tout paiement dû après l'exercice en cours que vous déclarez.

• Actifs nets : C'est ici que vous pouvez voir l'intérêt résiduel de vos actifs après déduction de tous les passifs. En somme, les actifs nets vous indiqueront où vous en êtes après avoir généré des revenus et remboursé vos dettes au cours de l'année.

Il existe quelques types d'actifs nets à connaître :

• Actifs nets non affectés : Aucune restriction imposée par les donateurs; votre OBNL peut les utiliser immédiatement.

• Actifs nets temporairement affectés : Des restrictions imposées par les donateurs peuvent limiter la façon dont les fonds peuvent être utilisés et le moment où ils peuvent l'être.

• Actifs nets en permanence affectés : Des restrictions imposées par les donateurs limitent considérablement la façon dont votre OBNL utilise les fonds. 

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L'état des activités

L'état des activités examine les revenus et les dépenses sur une période donnée pour évaluer l'efficacité des programmes. Vous y suivrez également les variations des actifs nets que vous avez déclarés dans votre état de la situation financière.

Il s'apparente à un état des résultats d'une organisation à but lucratif, avec des éléments adaptés aux principes comptables des OBNL. L'objectif est de voir comment vous générez des revenus, dépensez des fonds et gérez votre organisation pour maintenir un ratio d'actifs nets sain.

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Critères de déclaration clés :

• Revenus : Examinez toutes les sources de revenus de votre OBNL, notamment :
  • Dons : Toute contribution monétaire de donateurs individuels, d'entreprises et de fondations
  • Subventions : Tout financement reçu sous forme de don de fondations privées et publiques, d'entités gouvernementales et d'autres organisations octroyant des subventions
  • Revenus de services de programmes : Tout revenu provenant des services offerts par votre OBNL
  • Cotisations : Tout revenu provenant des frais d'adhésion
  • Revenus de placement : Tout argent tiré des gains ou pertes sur placements ainsi que des dividendes et intérêts qui y sont associés
  • Autres revenus : Tout élément ne correspondant à aucune des catégories ci-dessus

• Dépenses : Les coûts d'exploitation liés aux diverses activités de l'OBNL, notamment :
  • Services de programmes : Coûts engagés pour l'exécution des programmes, des campagnes et des autres activités de votre OBNL directement liées à la mission
  • Services de soutien : Coûts engagés pour gérer et exploiter votre OBNL, comme la comptabilité, le marketing, les services juridiques ou d'autres fonctions administratives

• Variation des actifs nets : Une démonstration de l'incidence des revenus et des dépenses sur les actifs nets, ventilée par catégorie : non affectés, temporairement affectés et en permanence affectés

• Actifs nets au début et à la fin de la période : Un aperçu de la situation des actifs nets au début de la période et de leur valeur après soustraction des variations

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L'état des charges par fonction

L'état des charges par fonction détaille les dépenses déclarées dans votre état des activités selon la fonction qu'elles remplissent. Ce document est essentiel pour établir la confiance des parties prenantes, qui peuvent ainsi voir facilement comment vous utilisez vos ressources.

Un aperçu de la façon dont chaque fonction de votre OBNL génère des dépenses vous aidera à établir votre budget en conséquence. Vous serez également en mesure de démontrer votre conformité aux exigences réglementaires en matière de comptabilité pour les OBNL.

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Critères de déclaration clés :

• Services de programmes ou de soutien : La première étape pour compléter votre état des charges par fonction consiste à classer les coûts par services de programmes (directement liés à la réalisation de vos programmes et de votre mission) et par services de soutien (non directement liés à un programme spécifique, mais soutenant les opérations comme la collecte de fonds et la dotation en personnel).

• Classification détaillée : Après avoir déterminé les dépenses liées aux programmes et aux services de soutien, vous pouvez classer chaque poste dans des catégories très précises, telles que :
  • Salaires et traitements
  • Loyer et services publics
  • Fournitures et matériaux
  • Honoraires professionnels
  • Déplacements et réunions
  • Amortissement des actifs
  • Frais de bureau

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Plus vous serez précis, plus votre état financier sera exact, ce qui favorisera la prise de décision et la transparence envers les parties prenantes.

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L'état des flux de trésorerie

L'état des flux de trésorerie examine en détail comment les liquidités entrent et sortent de votre OBNL au cours d'une période donnée. L'objectif est de comprendre comment votre OBNL utilise les liquidités disponibles et d'évaluer votre liquidité, votre solvabilité et votre santé financière.

Les OBNL utilisent un format similaire à l'état des flux de trésorerie sur lequel s'appuient les organisations à but lucratif.

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Critères de déclaration clés :

• Activités d'exploitation : Un résumé des entrées et sorties de trésorerie. 
  • Les entrées de trésorerie désignent les dons, les subventions, les cotisations et les autres sources de revenus.
  • Les sorties de trésorerie désignent les sommes versées pour le loyer, les salaires des employés, les services publics, les fournitures et les autres dépenses de programmes.
• Activités d'investissement : C'est ici que vous déclarerez toutes les entrées et sorties de trésorerie liées aux actifs à long terme, aux ventes et achats de propriétés ou d'équipements, ainsi qu'aux placements.

• Activités de financement : Vous y détaillerez toutes les liquidités obtenues par votre OBNL grâce à des emprunts et la façon dont vous utilisez ces fonds pour contracter des prêts ou rembourser des dettes.

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Présentation de l'état : L'état des flux de trésorerie peut être préparé selon deux méthodes.

• La méthode directe inclut le détail des encaissements et des décaissements.

• La méthode indirecte présente les flux de trésorerie nets en examinant la variation des actifs nets et en apportant des ajustements pour les transactions sans effet de trésorerie ou les variations du fonds de roulement.

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Comment préparer les états financiers de votre OBNL

Nous avons souligné l'importance de l'exactitude dans chaque état financier. Voici quelques conseils pour vous aider à vous sentir en confiance et à mettre en place des pratiques efficaces de comptabilité pour OBNL.

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6 conseils pour préparer vos rapports financiers

• ‍1. Tenir des registres précis et détaillés : N'attendez pas de remplir vos rapports financiers pour vous pencher sur les détails des transactions. Conservez des registres minutieux de chaque transaction de votre OBNL avec des reçus, relevés bancaires, factures et contrats bien organisés.

• ‍2. Connaître les dernières normes comptables pour les OBNL : Familiarisez-vous avec toute mise à jour des Principes comptables généralement reconnus (PCGR) et du Financial Accounting Standards Board (FASB). Vous saurez ainsi exactement comment vous conformer et éviter les surprises qui perturbent votre flux de travail.

• ‍3. Être rigoureux dans la catégorisation : Les états financiers des OBNL reposent sur les détails. Plus vous pouvez répartir les différentes dépenses, flux de trésorerie et revenus dans des catégories précises, plus vous obtiendrez d'information utile.

• ‍4. Mettre en place une équipe de soutien : Identifiez les rôles et les responsabilités au sein de votre OBNL qui participent à la préparation de vos états financiers. N'hésitez pas à faire appel à des ressources externes et à des agences pour ajouter plusieurs niveaux d'approbation et d'efficacité.

• ‍5. Mettre en place des contrôles internes solides : Réalisez des audits internes ou faites appel à un cabinet pour auditer vos pratiques financières afin de vous assurer que vous êtes prêt en cas de vérification imprévue. Il est extrêmement important de comprendre les risques que la fraude et les erreurs font peser sur la réputation et le budget de votre OBNL.

• ‍6. Rester ouvert à l'amélioration : Comme tout processus, chaque cycle de production de rapports peut révéler des lacunes et des occasions de resserrement. Adoptez une culture d'évolution et encouragez une réflexion prospective pour faire des états financiers une partie simple et hautement efficace de vos activités.

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Modèles d'états financiers pour OBNL

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Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre OBNL

Si vous vous demandez comment assurer le suivi d'autant de transactions avec une telle précision, sachez que la technologie est de votre côté. Votre logiciel de comptabilité pour OBNL vous aidera à automatiser l'organisation des revenus et des dépenses.

Au fur et à mesure que vos transactions et reçus sont consignés en un seul endroit, il devient beaucoup plus facile de produire vos états financiers rapidement.

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Voici une liste de vérification rapide pour choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre OBNL :

• Processus automatisés pour réduire les erreurs et économiser du temps

• Enregistrement des dons en temps réel pour des rapports ponctuels

• Gestion des donateurs pour faire le suivi des détails de chaque don

• Fonctionnalités de comptabilité par fonds pour accroître la transparence

• Facturation et traitement des paiements pour simplifier les processus et assurer le suivi des échanges

• Traitement de la paie pour gérer la rémunération interne et les coûts d'exploitation

• Production de rapports et prévisions pour orienter les décisions futures

• Sécurité des données pour garantir la protection et le chiffrement de vos informations financières

• Intégrations tierces avec les autres outils de collecte de fonds dont vous dépendez

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FAQ : états financiers des OBNL

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