Organiser une activité-bénéfice réussie : guide complet pour les OBNL

Les activités-bénéfice sont de puissants catalyseurs de changement : elles rassemblent les communautés, soutiennent des causes importantes et permettent d'attirer de nouveaux sympathisants, de mobiliser vos donateurs et de tisser des liens durables autour de votre mission.

Planifier une activité-bénéfice réussie va bien au-delà des bonnes intentions. Cela exige une organisation rigoureuse, de la créativité et une exécution stratégique. Que vous soyez un professionnel chevronné du milieu des OBNL ou un bénévole passionné, maîtriser l'organisation d'activités-bénéfice amplifiera considérablement l'impact et la portée de votre organisme.

Dans ce guide complet, nous vous présentons les neuf étapes essentielles pour planifier et animer une activité-bénéfice mémorable. Vous y trouverez des idées novatrices, des conseils pratiques pour maximiser l'engagement de vos donateurs et des stratégies pour créer des expériences marquantes pour votre communauté.

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Organiser une activité-bénéfice réussie en 9 étapes

1. Fixez des objectifs atteignables
2. Établissez un budget
3. Choisissez le type d'activité-bénéfice à organiser
4. Choisissez un lieu
5. Établissez des partenariats avec des entreprises locales
6. Recrutez des bénévoles
7. Vendez des billets pour votre activité
8. Faites la promotion de votre activité-bénéfice
9. Envoyez des messages de remerciement

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1. Fixez des objectifs atteignables

Définir des objectifs mesurables est essentiel pour planifier une activité-bénéfice réussie. Identifiez la raison d'être de votre événement et la manière dont il s'inscrit dans la mission de votre OBNL afin d'établir des bases solides pour votre planification.

Bien que la collecte de fonds soit primordiale pour toute cause caritative, demandez-vous si d'autres méthodes de financement, comme une collecte de vêtements, ne serviraient pas mieux votre mission. Adaptez votre activité-bénéfice aux besoins réels de votre organisme à but non lucratif.

Il existe généralement cinq raisons d'organiser une activité-bénéfice :

• Amasser des fonds directement

• Solliciter des contributions non monétaires

• Attirer l'attention et recruter des bénévoles pour votre cause

• Remercier et souligner la contribution de vos donateurs

• Établir des liens et bâtir des relations avec de nouveaux donateurs

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2. Établissez un budget

Des dépenses imprévues peuvent survenir à tout moment lors de l'organisation d'une activité-bénéfice. Préparez un budget détaillé pour anticiper et gérer tous les coûts efficacement, afin que le maximum de revenus profite à votre cause.

Il est important de rendre votre plan financier aussi précis que possible. Analysez les données de vos événements passés pour identifier ce qui a bien fonctionné ou les postes où vous pouvez réduire les dépenses. Par exemple, si vous avez bénéficié d'une remise sur une salle en tant qu'OBNL, envisagez de réutiliser ce lieu ou de négocier une remise similaire pour votre prochain événement.

Inspirez-vous des stratégies employées par d'autres organismes de bienfaisance pour réduire les coûts tout en organisant des activités-bénéfice exceptionnelles.

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Conseils pratiques pour établir le budget de votre activité-bénéfice

• Optez pour un menu à l'assiette plutôt qu'un buffet, ou proposez des rafraîchissements légers

• Limitez les cadeaux à de petits articles peu coûteux pouvant être achetés en grande quantité, comme des sous-verres, des stylos ou des porte-clés

• Sollicitez un bénévole de votre réseau qui offrirait son temps pour proposer une animation musicale en direct

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3. Choisissez le type d'activité-bénéfice à organiser

Choisir le bon type d'activité est déterminant pour mobiliser votre public cible et obtenir son soutien. Le profil de vos donateurs orientera naturellement votre choix : préfèrent-ils une marche-don ou un cours-don, un gala-bénéfice, un encan silencieux ou un défi ?

Consultez votre base de données de donateurs pour mieux comprendre leurs préférences. Analysez vos événements passés qui ont eu le plus de succès auprès de votre communauté et développez une idée d'activité-bénéfice originale pour votre prochain événement.

Au Québec, les formats les plus courants comprennent notamment : la marche-don ou le cours-don (signature de nombreux OBNL de santé), le gala-bénéfice ou le bal, l'encan silencieux, le défi de collecte de fonds et le tirage annuel. Intégrez des éléments attrayants comme des spectacles musicaux, des invités spéciaux ou des boutiques éphémères pour attirer davantage de donateurs et créer une expérience mémorable.

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4. Choisissez un lieu

Sélectionnez un lieu qui correspond au type et au thème de votre activité. Par exemple, si vous organisez un défi de plein air, repérez un espace extérieur suffisamment grand.

Voici d'autres éléments à considérer au moment de choisir un lieu pour votre activité-bénéfice :

• Contraintes budgétaires

• Disponibilité et accessibilité

• Emplacement

• Stationnement et transport

• Équipements et services disponibles

• Superficie et configuration de l'espace

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5. Établissez des partenariats avec des entreprises locales

Commencez votre recherche de partenaires dans votre réseau immédiat, puis élargissez progressivement. Les entreprises locales que vous connaissez sont souvent d'excellents points de départ, car un partenariat avec votre événement accroît leur visibilité et leur permet d'attirer de nouveaux clients.

Consultez les membres de votre conseil d'administration et vos bénévoles pour obtenir des suggestions. Approchez les entreprises qui soutiennent des OBNL dans votre région. Même sans contribution financière, elles peuvent vous offrir des dons en biens.

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Conseils pour approcher les entreprises locales

• Soyez prêt à négocier et à adapter les avantages du partenariat selon les besoins de l'entreprise

• Expliquez clairement comment vous comptez utiliser leur contribution

• Envisagez d'offrir des privilèges, comme des droits de dénomination ou des laissez-passer exclusifs à l'événement

• Mettez en valeur les points communs entre la mission de votre OBNL et les valeurs de l'entreprise

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6. Recrutez des bénévoles

Évaluez l'envergure de votre activité pour déterminer le nombre idéal de bénévoles nécessaires. Préparez une liste de tâches détaillée pour guider votre recrutement et éviter autant le sur-effectif que le manque de ressources.

Contactez vos bénévoles passés et demandez-leur des recommandations, en privilégiant ceux qui ont une expérience pertinente. Associez les compétences aux responsabilités, optimisez les horaires et offrez des incitatifs pour stimuler l'engagement. Dotez vos bénévoles des outils et de la formation nécessaires pour assurer leur succès et le bon déroulement de votre activité.

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7. Vendez des billets pour votre activité

Diversifiez vos sources de revenus en offrant plusieurs façons de contribuer à vos donateurs. La vente de billets constitue le pilier du financement d'une activité-bénéfice : adoptez un système de billetterie en ligne performant pour en maximiser le potentiel.

Prévoyez l'affluence de dernière minute en mettant en place un processus de billetterie sur place simplifié, comme le système Tap to Pay 100 % gratuit de Zeffy, qui permet les paiements sans contact et améliore l'expérience des invités.

Pour rejoindre les donateurs qui ne peuvent pas être présents, intégrez une option de don directement dans votre formulaire d'inscription à l'activité. Ainsi, tous peuvent contribuer, qu'ils participent ou non sur place.

Note importante pour les OBNL québécois : si votre activité-bénéfice comprend un tirage, un tirage 50/50 ou un encan, vous devez obtenir une licence auprès de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ). Les exigences varient selon la valeur des lots offerts. Vérifiez les conditions requises avant de mettre vos billets en vente.

Conseil pratique : envisagez d'offrir différents forfaits de billets ou des forfaits VIP pour répondre aux préférences variées de vos donateurs et accroître le potentiel de collecte de fonds, tout en offrant des avantages exclusifs à vos donateurs les plus fidèles.

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8. Faites la promotion de votre activité-bénéfice

Promouvoir votre activité-bénéfice est essentiel pour attirer des donateurs, sensibiliser le public et maximiser votre collecte de fonds. Combinez des stratégies numériques et traditionnelles pour toucher un large public et susciter l'enthousiasme autour de votre événement.

Exploitez les réseaux sociaux pour créer des publications et des vidéos attrayantes sur votre événement à venir. Organisez des concours sur les réseaux sociaux et des tirages de billets gratuits pour générer de l'engouement et encourager le partage.

Rédigez une annonce percutante pour votre activité-bénéfice et diffusez-la auprès des médias locaux, comme les journaux et les magazines. Contactez les stations de télévision et de radio locales pour obtenir un segment où vous pourrez présenter votre cause et encourager la participation.

En combinant stratégies numériques et traditionnelles, vous rejoindrez efficacement un public diversifié, susciterez l'intérêt pour votre activité-bénéfice et mobiliserez davantage de soutien pour votre cause.

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9. Envoyez des messages de remerciement

La dernière étape de votre plan consiste à exprimer votre gratitude envers toutes les personnes qui ont contribué au succès de votre activité. Cette étape est déterminante pour cultiver des relations durables avec votre communauté.

Envoyez rapidement des lettres de remerciement personnalisées ou des cartes numériques à tous les participants, notamment les invités, les commanditaires et les bénévoles. Vous pouvez même envoyer des notes manuscrites accompagnées d'un cadeau à vos grands donateurs.

Si votre OBNL est un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l'ARC (Agence du revenu du Canada), joignez le reçu fiscal officiel à votre message de remerciement pour les dons admissibles. Assurez-vous d'y indiquer le numéro d'enregistrement de votre organisme ainsi que le montant du don.

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Les 10 meilleures idées pour votre prochaine activité-bénéfice

1. Organisez une journée de reconstitution historique thématique
2. Organisez une randonnée guidée en nature
3. Tenez une exposition d'art
4. Organisez un dîner-causerie intime
5. Lancez un défi record
6. Organisez une salle d'évasion virtuelle
7. Tenez une session peinture-vin virtuelle
8. Animez un atelier d'édition de livre en ligne
9. Proposez une visite de maisons virtuelle
10. Présentez un spectacle de magie en ligne

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Idées d'activités-bénéfice en personne

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1. Organisez une journée de reconstitution historique thématique

Faites voyager vos participants dans le temps avec cette idée d'activité-bénéfice originale. Les reconstitutions historiques sont des rassemblements où les membres de votre communauté revêtent des costumes d'époque et recréent des aspects d'une période ou d'un événement historique.

Choisissez une thématique parmi les nombreuses périodes marquantes : la Nouvelle-France, le Régime britannique, l'époque victorienne, les Années folles ou le Moyen Âge.

Pour enrichir l'expérience, intégrez des activités liées au thème, comme des ateliers de fabrication artisanale, de cuisine ou de tissage. Vous pouvez également offrir des prix et récompenses pour les costumes les plus historiquement fidèles, ou pour la meilleure famille ou le meilleur groupe en tenue d'époque.

Il s'agit d'une idée d'activité conviviale pour les familles qui attire un public diversifié tout en offrant une façon divertissante et éducative de soutenir une cause caritative. Votre OBNL peut amasser des fonds en vendant des billets pour l'événement et en installant des stations de don aux quatre coins du site.

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2. Organisez une randonnée guidée en nature

Que vous souhaitiez renforcer le sentiment de communauté ou amasser des fonds, une randonnée guidée en nature est une façon merveilleuse d'atteindre ces deux objectifs à la fois.

Invitez votre communauté à se réunir et à profiter de tout ce que la nature a à offrir. Faites appel à un garde forestier local ou à un passionné de nature dans votre réseau pour guider votre expédition.

Chargez des frais de participation, puis ajoutez des extras spéciaux comme un pique-nique, un panier de collations, des jus, etc. Vous pourriez aussi louer des jumelles pour les amateurs d'oiseaux, de papillons ou d'insectes. Préparez une liste des espèces sauvages facilement observables dans la région pour encourager la participation des amoureux de la nature.

Vous pouvez même transformer la randonnée en petit concours où les randonneurs cochent les insectes ou les créatures aperçus au fil de leur parcours.

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3. Tenez une exposition d'art

Rassemblez les amateurs d'art au profit d'une belle cause avec une exposition d'art caritative. Organisez-la sous forme de concours pour les artistes locaux ou les membres de la communauté, en facturant des frais d'inscription modestes et en offrant un jury professionnel avec des lots à gagner.

Vous pouvez également vous associer à des artistes prêts à vendre leurs œuvres au profit de votre cause. Les expositions d'art sont des événements polyvalents qui peuvent se tenir seuls ou s'intégrer à d'autres activités de collecte de fonds, offrant une façon créative de mobiliser votre communauté.

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4. Organisez un dîner-causerie intime

Le dîner-causerie est un format apprécié par de nombreuses fondations québécoises : un rassemblement intime où les convives discutent d'un sujet lié à la mission de l'organisme. La règle est simple : pas plus de 14 personnes, et tout le monde participe à la conversation.

Organisez ce souper-bénéfice intime pour mobiliser de nouveaux sympathisants, faire émerger des idées, sensibiliser à votre cause et établir des liens significatifs avec vos donateurs dans un cadre privilégié.

Bonnes pratiques pour organiser un dîner-causerie :

• Planifiez le souper chez un membre du conseil d'administration ou de la direction de votre OBNL

• Envisagez de faire appel à un traiteur ou de préparer le repas à l'avance

• Engagez des serveurs pour gérer l'ensemble de l'événement, puisque les hôtes sont aussi des participants

• Invitez de nouveaux donateurs et membres du comité d'honneur — gardez la liste courte et l'atmosphère intime

• Choisissez un sujet de réflexion stimulant en lien avec la mission de votre OBNL

• Créez un sentiment de compréhension mutuelle et sensibilisez les invités à votre cause

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5. Lancez un défi record

Mettez vos donateurs au défi d'entrer dans l'histoire tout en amassant des fonds pour votre cause. Choisissez un record du monde atteignable qui s'aligne sur la mission de votre OBNL et qui plaît à différents groupes d'âge.

Proposez des options de participation individuelle et en équipe, avec des lots pour différentes catégories afin de stimuler l'engagement. Veillez à sécuriser un lieu adapté, à prévoir des animations et à inviter les médias locaux à couvrir cet événement exceptionnel.

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Idées d'activités-bénéfice virtuelles pour amasser des fonds

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6. Organisez une salle d'évasion virtuelle

Animez une expérience de salle d'évasion virtuelle où les participants résolvent des énigmes et des défis en équipe en ligne. Cette idée favorise la collaboration et l'esprit d'équipe, renforçant le sentiment de communauté et d'objectif commun.

Vous pouvez organiser cet événement via Zoom ou des plateformes d'évasion virtuelle dédiées.

Lancez l'activité sur l'outil de vidéoconférence de votre choix en présentant l'événement, votre OBNL, le thème et les règles de la salle d'évasion. Assignez chaque équipe à une session. Certaines plateformes permettent à plusieurs équipes de s'affronter simultanément. Offrez des lots à l'équipe gagnante et aux finalistes.

Utilisez la trame narrative de la salle d'évasion pour sensibiliser les participants à la cause, aux défis et à l'impact de leur contribution à votre OBNL.

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7. Tenez une session peinture-vin virtuelle

Invitez vos donateurs et bénévoles à participer à une session peinture-vin virtuelle. Faites livrer à chaque participant toiles, pinceaux et peintures, ainsi qu'une bouteille de vin.

Un artiste ou un membre de votre équipe peut guider les participants étape par étape dans la réalisation d'une scène ou d'une image pouvant même être liée à votre OBNL.

Encouragez vos participants à partager leur œuvre terminée sur leurs réseaux sociaux en taguant votre organisme, afin d'attirer leur réseau vers votre profil.

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8. Animez un atelier d'édition de livre en ligne

Votre communauté compte certainement des aspirants auteurs. Donnez-leur la chance de concrétiser leur passion avec un atelier d'édition de livre. Faites appel à un éditeur professionnel qui les aidera à peaufiner leurs textes et à partager des ressources et des conseils sur l'édition et la publication.

Il s'agit d'une idée d'activité-bénéfice économique. L'éditeur pourrait animer la séance sans frais, sans avoir à quitter son domicile, tout en gagnant en visibilité pour son travail et en aidant votre OBNL à amasser des fonds.

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9. Proposez une visite de maisons virtuelle

Faites découvrir à vos donateurs de belles demeures ou de magnifiques jardins de votre région en format virtuel. Associez-vous à un agent immobilier local et demandez-lui de vous permettre de présenter ses propriétés les plus remarquables. Un membre de votre équipe ou des bénévoles ayant des connaissances en décoration et en design peuvent animer la session.

Chargez des frais d'entrée et envisagez d'offrir des trousses d'amélioration domiciliaire ou des livres de décoration aux donateurs qui contribuent davantage.

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10. Présentez un spectacle de magie en ligne

Transformez le spectacle de magie traditionnel en activité-bénéfice virtuelle grâce à une plateforme de vidéoconférence comme Zoom, Google Meet ou une autre au choix. Engagez un magicien professionnel et associez-vous aux écoles, aux services de garde et à d'autres établissements pour jeunes de votre région pour faire connaître l'événement.

Organisez l'événement en fin de semaine, quand les parents peuvent en profiter (ou se joindre au spectacle !) pendant que leurs enfants s'émerveilleront devant les tours de magie. La plupart des parents apprécient cette occasion de faire vivre la magie à leurs enfants sans quitter la maison.

Vendez des billets pour l'événement en ligne. Pour un supplément, vous pouvez organiser une séance de rencontre avec le magicien lors de votre prochaine activité de collecte de fonds.

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Pourquoi utiliser Zeffy pour votre activité-bénéfice

Zeffy est la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite conçue pour les OBNL. Voici ce qu'elle offre concrètement pour vos activités-bénéfice :

• Vendez des billets sans frais grâce à la billetterie en ligne intégrée

• Acceptez les paiements sur place avec Tap to Pay — sans terminal, sans frais supplémentaires

• Gérez vos donateurs au même endroit grâce aux outils de gestion intégrés

• Intégrez une option de don directement dans votre formulaire d'inscription à l'activité

Aucuns frais de plateforme, aucuns frais de transaction. Zeffy ne prélève pas un seul sou sur vos dons.

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En conclusion sur les activités-bénéfice

Une activité-bénéfice bien planifiée peut unir votre communauté, amasser des fonds et sensibiliser le public à votre cause, faisant ainsi avancer votre mission.

Pour planifier votre prochaine activité-bénéfice, puisez votre inspiration dans les idées présentées dans ce guide et assurez-vous d'avoir les bons outils pour maximiser le succès de votre événement.

La billetterie 100 % gratuite de Zeffy simplifie la planification, la promotion et l'organisation d'activités-bénéfice pour les OBNL, qu'elles se tiennent en ligne ou en personne. Contrairement à d'autres plateformes, nous ne prélevons aucun frais sur vos dons ni sur vos transactions.

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Questions fréquentes sur les activités-bénéfice

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